Come emettere una fattura elettronica passo dopo passo? (Portale GİB e integratore)

Sei diventato un contribuente soggetto alla fatturazione elettronica e devi emettere la tua prima fattura. Hai due opzioni: il portale della GİB oppure un integratore privato.

Entrambe le soluzioni generano lo stesso documento, entrambe sono legalmente valide. La differenza emerge quando si considera quante volte al giorno dovrete eseguire questa operazione.

Cosa occorre preparare prima di emettere una fattura

Qualunque metodo scegliate, non potrete procedere senza:

• Il sigillo fiscale. Obbligatorio per le società; per le imprese individuali è possibile utilizzare anche la firma elettronica. Il processo di richiesta e consegna può richiedere alcuni giorni, quindi non rimandate tutto all’ultimo giorno.
• Richiesta di fatturazione elettronica completata. Se la vostra registrazione fiscale non è attiva, non potrete effettuare invii.
• Dati aziendali corretti. Ragione sociale, codice fiscale, ufficio delle imposte, indirizzo. Un semplice errore di digitazione in questi dati comporta il rifiuto del documento.
• Partita IVA del destinatario. È in base a questo dato che si determina se la fattura sarà una fattura elettronica o un documento da archivio elettronico. Abbiamo spiegato la differenza tra fattura elettronica e documento da archivio elettronico nel nostro articolo dedicato.

Metodo 1: Portale GİB

Il portale gratuito del GİB è un’interfaccia di base progettata per i contribuenti con volumi ridotti. I passaggi sono i seguenti:

1. Accedete al portale con il vostro sigillo fiscale o la vostra firma elettronica.
2. Aprire la schermata di creazione della fattura e selezionare il tipo di documento.
3. Inserite il codice fiscale del destinatario e recuperate i suoi dati dal sistema.
4. Aggiungete le voci una per una: nome del prodotto, quantità, prezzo unitario, aliquota IVA.
5. Controllate gli importi, firmate il documento e inviatelo.

Il fatto che sia gratuito è il suo punto di forza. Il punto debole emerge nell’uso quotidiano: i dati relativi ai prodotti e ai clienti devono essere inseriti manualmente ogni volta, non c’è alcun collegamento con la contabilità preliminare e il saldo corrente e le scorte non vengono aggiornati automaticamente. Se emettete poche fatture al mese, non è un problema. Se emettete diverse fatture al giorno, questa operazione diventa presto faticosa.

Metodo 2: tramite un integratore specializzato

L’integratore è un fornitore di servizi autorizzato che invia il documento al GİB per vostro conto. Il vostro programma di contabilità preliminare si collega all’integratore e l’emissione delle fatture rimane all’interno del programma.

Il flusso tramite Qolay.App è il seguente:

1. Configurazione una tantum. Nella sezione Impostazioni, configurate il collegamento con l’integratore e definite le serie delle fatture.
2. Vendite → Fatture → nuova fattura.
3. Selezionate il cliente. Se è un cliente registrato, i dati sono già disponibili; se è un nuovo cliente, potete creare la scheda direttamente dalla schermata della fattura. Anche il tipo di documento viene specificato qui.
4. Aggiungere le voci. Quando si seleziona la scheda del prodotto, il prezzo e l’aliquota IVA vengono inseriti automaticamente; è sufficiente inserire la quantità.
5. Salvate e inviate. Il documento viene inviato all’integratore e da lì all’Agenzia delle Entrate. Potete monitorarne lo stato dalla stessa lista.

Il vero vantaggio non è la velocità di emissione della fattura, ma ciò che avviene dietro le quinte: con la stessa operazione si aggiorna il saldo del cliente, si riduce lo stock e si registra il dato nel report IVA. Con il metodo del portale, tutte queste operazioni devono essere eseguite separatamente.

Quale soluzione fa al caso tuo?

Un criterio approssimativo: se emettete meno di 10 fatture al mese, il portale è sufficiente. Se superate questa soglia, il costo dell’integratore risulta irrisorio rispetto al tempo che vi fa risparmiare.

I punti in cui si verificano più spesso problemi nella prima fattura

• Documento rifiutato. Di solito c’è un errore nei dati del destinatario: il codice fiscale o la ragione sociale non corrispondono.
• Manca la definizione della serie. Se viene saltata durante la configurazione, non è possibile generare il numero di fattura. Va definita nella sezione Impostazioni.
• Il sigillo fiscale è scaduto. Il sigillo ha una durata di validità che termina automaticamente; l’invio viene interrotto a partire da quel giorno.
• Altera aliquota IVA. Se l’aliquota nella scheda prodotto è errata, viene riportata su ogni fattura. Impostare correttamente le schede fin dall’inizio è più economico che correggerle in seguito.

Domande frequenti

Posso emettere fatture direttamente sul campo?

Sì, tramite il metodo dell’integratore. I dettagli sono disponibili nell’articolo sull’emissione di fatture elettroniche da dispositivo mobile.

Posso cancellare una fattura emessa erroneamente?

Una fattura elettronica già recapitata al destinatario non può essere cancellata unilateralmente. La correzione va effettuata, a seconda del caso, tramite una fattura di rifiuto o di storno.

Devo consegnare una copia cartacea della fattura al cliente?

Con la fattura elettronica non è necessario; il documento viene recapitato nella casella di posta del destinatario, la stampa ha solo scopo informativo. Se desideri personalizzare l’aspetto della stampa in linea con il tuo marchio, consulta il nostro articolo sui modelli di stampa.

Posso cambiare l’integratore in un secondo momento?

Sì, è possibile effettuare il passaggio. Chiarite la questione dell’accesso ai documenti pregressi in fase di stipula del contratto.

Emittire una fattura elettronica non è tecnicamente difficile; la vera sfida è farlo ogni giorno. Scegliete il metodo proprio in base a questo.

Aprendo un account gratuito su Qolay.App potrete configurare il collegamento con l’integratore ed emettere la vostra prima fattura.

Questo articolo ha scopo puramente informativo. Per quanto riguarda i vostri obblighi fiscali e di tenuta dei documenti, consultate il vostro commercialista.