Wie führt man eine Bestandsaufnahme mit Barcode durch?

Wenn das System 40 Produkte anzeigt, im Regal aber nur 28 stehen, ist das in vielen Unternehmen zum Jahresende eine böse Überraschung. Eigentlich ist es keine Überraschung, sondern die Summe kleiner Abweichungen, die sich über Monate angesammelt haben.

Die Inventur mit Barcodes ist der pragmatische Weg, diese Differenzen regelmäßig zu erfassen, anstatt bis zum Jahresende zu warten. Das Ziel ist nicht jedes Mal, das gesamte Lager lahmzulegen, sondern in der richtigen Reihenfolge die richtigen Produkte zu zählen und Differenzen zu verbuchen.

Warum eine jährliche Vollinventur nicht ausreicht

Eine Inventur pro Jahr bringt drei Probleme mit sich:

• Die Differenz wächst. Schwund, falsche Warenausgänge und vergessene Retouren häufen sich an; die Ursache lässt sich kaum noch nachvollziehen.
• Die Arbeit steht still. Wenn das gesamte Lager an einem Tag gezählt wird, geraten Verkauf und Versand ins Stocken.
• Entscheidungen werden verfälscht. Über den Monat hinweg wird mit falschen Beständen bestellt und kalkuliert; die zum Jahresende korrigierten Zahlen machen vergangene Entscheidungen nicht rückgängig.

Aus diesem Grund ist die Teil- / Zyklusinventur der Standard in barcodebasierten Betrieben: Jede Woche oder jeden Monat wird eine bestimmte Produktgruppe gezählt. In unserem Artikel zu Fehlern in der Bestandsverfolgung sind wir genauer darauf eingegangen, woher Differenzen stammen.

Vorbereitung vor der Inventur

Diese vier Schritte sorgen dafür, dass die Zählung reibungslos abläuft, bevor Sie mit dem Scannen beginnen:

• Offene Belege abschließen. Schließen Sie ausstehende Lieferscheine, Rechnungen und Lagerumlagerungen zuerst ab, da sich die Bestände sonst während des Zählens verschieben.
• Produkte ohne Barcode aussortieren. Erfassen Sie Artikel mit beschädigtem oder fehlendem Etikett auf einer separaten Liste und werfen Sie diese nicht durcheinander mit manuellen Zählungen.
• Den Zählbereich klar definieren. Befindet sich dasselbe Produkt in zwei Regalen, legen Sie im Voraus fest, welcher Standort gezählt wird.
• Wer zählt, wer gibt frei? Die Trennung zwischen der zählenden Person und der Person, die die Differenz freigibt, reduziert Fehler nach dem Motto „gescannt und erledigt“.

Wie die Inventur mit Barcodes abläuft

Der praktische Ablauf sieht in der Regel so aus:

• Öffnen Sie die Zählliste oder den Zählbeleg (nach Produktgruppe, Regal, Lager).
• Scannen Sie jede Einheit; ein erneutes Scannen desselben Barcodes erhöht die Stückzahl.
• Gibt es Karton- / Verpackungseinheiten (z. B. 1 Karton = 12 Stück), fixieren Sie den Umrechnungsfaktor bei der Zählung.
• Vergleichen Sie nach Abschluss der Liste den Systembestand mit der gezählten Menge.
• Verbuchen Sie die Differenz als Inventurdifferenz; das manuelle „Korrigieren“ der Artikelkarte hinterlässt keine Spuren.

Schieben Sie die Buchung nicht auf, selbst wenn die Ursache der Differenz noch unbekannt ist. Bringen Sie den Bestand zuerst auf den tatsächlichen Stand und notieren Sie sich die Grundursache (falsches Lager, Ausgang ohne Lieferschein, Schwund) separat. In unserem Artikel über Bestandsbewertung haben wir erläutert, wie sich Differenzen auf den Gewinn auswirken.

Was passiert mit dem Verkauf während der Inventur?

In kleinen Unternehmen ist es nicht immer möglich, das Lager komplett zu schließen. Zwei Ansätze helfen dabei:

• Zonensperre. Sperren Sie nur den aktuell gezählten Gang / das Regal temporär; der Verkauf in anderen Bereichen läuft weiter.
• Stichtag / Schnittzeit. Führen Sie die Inventur früh morgens oder nach Geschäftsschluss durch; fixieren Sie die Bewegungen dieses Tages, bevor Sie sie in den Zählbeleg übernehmen.

Wenn unklar ist, auf welchen Bestand ein Verkauf bei geöffnetem Zählbeleg gebucht wurde, wird das Ergebnis sinnlos. Daher ist es gesünder, das „Inventurfenster“ kurz und klar zu halten, anstatt einen langen Tag für eine Vollinventur zu opfern.

Welche Produkte sollten häufiger gezählt werden?

Nicht jede SKU muss gleich oft gezählt werden. Die Priorisierung erfolgt so:

• Schnelldreher (Fast-Mover) — wöchentlich oder alle zwei Wochen.
• Hochwertige Produkte — trotz geringer Menge monatlich.
• Artikel mit hohem Schwund- / Diebstahlrisiko — Lebensmittel, Kleinteile, im Außendienst mitgeführte Ware.
• Produkte mit definiertem Meldebestand — stellen Sie sicher, dass der Bestand stimmt, bevor Sie sich auf Warnungen verlassen. Siehe den Artikel über den kritischen Bestandslevel.

Häufig gestellte Fragen

Ist ein Barcodescanner zwingend erforderlich?

Nicht zwingend, aber mit wachsender Artikelzahl steigt die Fehlerquote bei manueller Zählung rasant an. Eine Smartphone-Kamera oder ein kabelloser Scanner macht die Teilinventur praktikabel.

Wie verbuche ich eine Inventurdifferenz?

Verwenden Sie eine separate Inventurdifferenz-Buchung, die den Systembestand an die gezählte Menge anpasst. So aktualisieren Sie die Artikelkarte, ohne Rechnungen oder Geschäftspartnerkonten zu verfälschen, und Ihr Steuerberater sieht am Jahresende ebenfalls den Ursprung.

Was passiert, wenn derselbe Barcode für zwei Produkte vergeben ist?

Der Scanvorgang schreibt die Daten auf die falsche Karte. Überprüfen Sie die Barcode-SKU-Zuordnung vor der Inventur; das kommt besonders häufig bei Etiketten direkt vom Lieferanten vor.

Wie läuft die Inventur in Unternehmen mit mehreren Lagern ab?

Zählen Sie lagerbezogen. Den Gesamtbestand als eine einzige Zahl zu zählen, verschleiert, in welchem Lager Bestände fehlen. In unserem Artikel zur Lagerhaltung mit mehreren Standorten haben wir Lagerüberträge und Bestände erläutert.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Die Barcode-Inventur ist kein jährliches Ritual, sondern eine regelmäßige Kontrollroutine. Das häufige Zählen in kleineren Gruppen verhindert große Differenzen und falsche Bestellungen.

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Dieser Beitrag dient zu Informationszwecken. Die Bestandsbewertung und die Jahresabschlussarbeiten variieren je nach Buchhaltungsstruktur Ihres Unternehmens; konsultieren Sie für Ihre individuelle Situation Ihren Steuerberater.