Finanzfragen an die Künstliche Intelligenz stellen

Die Frage „Wie läuft es diesen Monat?“ zu stellen und eine allgemeine Antwort zu erhalten, bedeutet nicht, dass der Assistent eingeschränkt ist. Meistens ist die Frage einfach zu vage.

Der Finanzassistent ist dazu da, Zahlen per Chat abzurufen, anstatt sich durch Menüs zu klicken. Eine gute Antwort ergibt sich aus einer klaren Frage, die auf Ihren Aufzeichnungen basiert. In diesem Artikel stellen wir Ihnen bewährte Formulierungen und den Freigabeschritt vor.

Worauf der Assistent seine Antworten stützt

Ein guter Vorbuchhaltungs-Assistent „erfindet“ nichts wie ein allgemeiner Chatbot, sondern blickt auf Ihre echten Daten: Rechnungen, Kunden- und Lieferantenkonten, Kasse und Bank, Lagerbestand sowie Ausgaben.

• Fehlen Einträge, ist auch die Antwort unvollständig.
• Geben Sie keinen Datumsbereich an, fasst er möglicherweise den falschen Zeitraum zusammen.
• Bei Vorgängen wie dem Senden oder Ausstellen von Belegen liegt die Freigabe immer bei Ihnen.

In unserem Beitrag zum Qolay Assistenten haben wir diesen Ablauf aus Produktsicht erläutert. Der Artikel Künstliche Intelligenz und Vorbuchhaltung bietet Ihnen den allgemeinen Rahmen.

Bewährte Fragestellungen

Machen Sie vage Fragen präziser. Hier sind einige Beispiele:

• MwSt.: „Wie hoch ist die Differenz zwischen der in diesem Monat berechneten und der abziehbaren Mehrwertsteuer?“
• Konto: „Wie lautet der Saldo von Ahmet Ticaret und gibt es überfällige Beträge?“
• Liquidität: „Welche Zahlungseingänge und -ausgänge sind in den nächsten 14 Tagen zu erwarten?“
• Lager: „Welche Produkte unterschreiten den kritischen Bestand?"
• Ausgaben: „Welcher Kostenpunkt ist im Vergleich zum Vormonat am stärksten gestiegen?“

Das Hinzufügen von Datum, Kontonamen und Belegtyp macht die Antwort präziser. Die Artikel zur MwSt.-Nachverfolgung und zum Einnahmen- und Zahlungsbericht zeigen Ihnen die jeweiligen Menüentsprechungen dieser Fragen.

Was Sie den Assistenten nicht fragen sollten

• Verbindliche Aussagen, die Steuerberatung ersetzen. Antworten wie „Nutze diese Förderung und zahle diesen Betrag“ fallen in den Zuständigkeitsbereich Ihres Steuerberaters.
• Daten, die nicht erfasst sind. „Wie hoch wird mein Umsatz im nächsten Jahr sein?“ erfordert eine Prognose; der Assistent fasst jedoch bestehende Aufzeichnungen zusammen.
• Nicht freigegebene Transaktionen. Lesen Sie den Entwurf, bevor Sie Befehle wie „Sende eine E-Mail an alle überfälligen Kunden“ erteilen.

Der Assistent verschafft Ihnen Geschwindigkeit; die Verantwortung liegt weiterhin bei Ihnen und Ihrem Steuerberater.

So überprüfen Sie die Antwort

Drei kurze Kontrollen reichen aus:

• Stimmt der Zeitraum? (diesen Monat / letzten Monat / benutzerdefinierter Bereich)
• Sind die Quelldaten vollständig? (fehlende Rechnung, nicht verbuchte Bankbewegung)
• Handelt es sich um einen Entwurf oder wurde die Transaktion bereits gesendet? Überspringen Sie nicht den Freigabeschritt.

Dieselbe Disziplin gilt auch für automatisierte Erfassungen wie das Scannen von Belegen: Übernehmen Sie den ausgelesenen Betrag erst nach einer Freigabe in die Buchhaltung. Werfen Sie einen Blick auf den Artikel zur Genauigkeit der Belegenerkennung.

Integration in die tägliche Routine

Machen Sie den Assistenten zu einem festen Bestandteil Ihres Alltags, statt ihn nur „gelegentlich auszuprobieren“:

• Morgens: Überfällige Forderungen abfragen
• Zur Wochenmitte: Den aktuellen MwSt.-Status prüfen
• Freitags: Die Zahlungen für die kommende Woche einsehen

Dieselben drei Fragen zu wiederholen geht schneller als sich durch Menüs zu klicken und reduziert Liquiditätsüberraschungen.

Häufig gestellte Fragen

Ersetzt der Assistent den Steuerberater?

Nein. Die Erfassung und Zusammenfassung wird beschleunigt; Steuererklärungen, Förderungen und die Auslegung von Sonderfällen verbleiben beim Steuerberater.

Was soll ich tun, wenn die Antwort falsch ist?

Überprüfen Sie zunächst den entsprechenden Beleg. Ein fehlendes Dokument oder ein falscher Datumszeitraum sind die häufigsten Ursachen. Formulieren Sie die Frage präziser und versuchen Sie es erneut.

Ist ein Rechnungsentwurf sicher?

Das Erstellen von Entwürfen ist sicher. Überprüfen Sie jedoch Empfänger, Betrag, MwSt.-Satz und Belegtyp vor dem Versand.

Verbraucht dies Guthaben / Kontingent?

Je nach Tarif kann die Nutzung des Assistenten Kontingent verbrauchen. In unserem Artikel über Qolay Credit haben wir erklärt, wofür das Kontingent verwendet wird.

Zusammenfassend: Finanzfragen an die künstliche Intelligenz zu stellen funktioniert dann am besten, wenn Sie klare Sätze verwenden, die auf den richtigen Zeitraum und die korrekten Daten verweisen. Überspringen Sie nicht den Freigabeschritt.

Eröffnen Sie ein kostenloses Konto auf Qolay.App und testen Sie die Fragen an den Assistenten anhand Ihrer eigenen Daten.

Dieser Artikel dient zu allgemeinen Informationszwecken. Die Ausgaben des Assistenten stellen eine Entscheidungshilfe dar; konsultieren Sie für steuerliche und rechtliche Angelegenheiten Ihren Steuerberater.