Buchhaltungsprogramm oder Vorbuchhaltungsprogramm?

Viele Unternehmen, die behaupten, "wir haben ein Buchhaltungsprogramm gekauft", nutzen tatsächlich eine Vorbuchhaltungssoftware. Beide teilen sich weder denselben Bildschirm noch verrichten sie dieselbe Arbeit.

Diese Verwechslung wird teuer: Entweder wird dem Inhaber ein schweres Buchführungsprogramm aufgezwungen, oder die vom Steuerberater benötigten gesetzlichen Auswertungen bleiben aus.

Wozu dient die Vorbuchhaltung?

Die Vorbuchhaltung erfasst die täglichen Geschäftsvorgänge des Unternehmens:

• Rechnungen, Lieferscheine, Retouren
• Kontokorrentsaldos (Kunden und Lieferanten)
• Kassen- und Bankbewegungen
• Lager- sowie Forderungs- und Zahlungsverfolgung

Ihr Zweck ist die Steuerung: Wer schuldet Geld, was ist in der Kasse, wie hoch fällt die Mehrwertsteuer diesen Monat ungefähr aus? Im Beitrag Was ist Vorbuchhaltung? haben wir den Umfang detaillierter erläutert.

Wozu dient ein Buchhaltungsprogramm (Finanzbuchhaltung)?

Das Finanzbuchhaltungsprogramm ist das Fachgebiet des Steuerberaters und des Buchhalters:

• Primanota, Hauptbuch, Summen- und Saldenliste
• Steuererklärungen und digitale Buchungsdaten
• Kontenrahmen und Periodenabschlussbuchungen
• Gesetzliche Buchhaltungsvorgaben

Ihr Zweck ist es, Erklärungen abzugeben und die gesetzlichen Aufzeichnungen zu erstellen. Der Unternehmensinhaber greift hier nicht täglich drauf zu; selbst wenn er es tut, sind die meisten Bildschirme nicht für den täglichen Verkauf ausgelegt.

Wer nutzt was?

Der Bedarf kleiner und mittlerer Unternehmen ist meistens die Vorbuchhaltung. Die gesetzliche Buchführung verbleibt ohnehin beim Steuerberater.

Wie fließen die Daten?

Ein gesunder Ablauf funktioniert so: Das Unternehmen hält Rechnungen und Zahlungen in der Vorbuchhaltung aktuell; am Monatsende (oder fortlaufend) werden die Daten an den Steuerberater übermittelt; der Berater erstellt die Erklärung in der Finanzbuchhaltung.

Die Übertragung kann über Excel, E-Mail-PDFs oder eine direkte Integration erfolgen. Das Wichtigste ist eine einzige Datenquelle: dieselbe Rechnung sowohl bei sich selbst als auch beim Berater manuell doppelt einzugeben, vervielfacht Fehler.

Häufig gestellte Fragen

Ersetzt die Vorbuchhaltung den Steuerberater?

Nein. Steuererklärungen, Förderungen, Periodenabschlüsse und rechtliche Beratung sind eine andere Aufgabe. Die Vorbuchhaltung liefert dem Steuerberater lediglich sauberere Daten.

Erledigt ein einziges Programm alles?

Einige Pakete versuchen, beide Welten zu vereinen. Für KMU ist es entscheidend, dass Ihre tägliche Arbeit einfach von der Hand geht – und nicht eine Liste mit „jeder erdenklichen Funktion“.

Sollten wir das nicht mit ERP verwechseln?

ERP ist ein umfassenderes Unternehmenssystem. Im Beitrag ERP oder Vorbuchhaltung haben wir die Größenschwelle erläutert.

Was sollte ich zuerst einrichten?

Auf Unternehmensseite zuerst die Vorbuchhaltung. Das Buchhaltungsprogramm ist bereits in der Umgebung Ihres Steuerberaters vorhanden.

Zusammenfassend: Die Vorbuchhaltung dient der täglichen Kontrolle des Unternehmens; das Buchhaltungsprogramm erstellt die gesetzlichen Aufzeichnungen. Die Annahme, beide seien dasselbe, führt zur Auswahl der falschen Software.

Erstellen Sie ein kostenloses Konto auf Qolay.App und richten Sie die Rechnungs-, Kunden- und Kassenverwaltung in einem auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen Vorbuchhaltungssystem ein.

Dieser Beitrag dient zu allgemeinen Informationszwecken. Buchführungs- und Erklärungspflichten variieren je nach Unternehmensform; konsultieren Sie Ihren Steuerberater.