В чем разница между электронной счет-фактурой (E-Fatura) и электронным архивом (E-Arşiv Fatura)?

Оба документа электронные. Оба являются счетами-фактурами. В обоих указана одинаковая информация: получатель, сумма, НДС, список позиций. Тогда почему они существуют отдельно?

Потому что разница не в самом документе, а в способе его передачи. И выбор того, какой именно документ выставлять, делаете не вы — его определяет получатель.

Разница в одном предложении

Электронная счет-фактура (e-Fatura) передается между двумя сторонами, являющимися плательщиками e-Fatura, через закрытую систему Налогового управления Турции (GİB). Она попадает в почтовый ящик получателя; электронная почта или бумага здесь не используются.

Электронная архивный счет-фактура (e-Arşiv fatura) выставляется всем остальным, кто не входит в эту систему: конечным потребителям и компаниям, не являющимся плательщиками e-Fatura. Документ создается в электронном виде и отчитывается перед GİB, но доставляется получателю по электронной почте, SMS или в виде бумажной распечатки.

Это можно сравнить с разницей между курьерской доставкой в закрытом контуре и обычной почтой. Письмо внутри то же самое, а способ транспортировки — другой.

Ключевой вопрос: является ли получатель плательщиком e-Fatura?

Это единственный вопрос, на который нужно ответить перед выставлением. Определяющим фактором является статус не вашей компании, а контрагента.

• Если получатель — плательщик e-Fatura → e-Fatura. Других вариантов нет. Этому контрагенту нельзя выставить e-Arşiv или бумажный счет-фактуру.
• Если получатель не является плательщиком e-Fatura → e-Arşiv fatura. Будь то физическое лицо или компания без соответствующего статуса, документ оформляется как e-Arşiv.

На практике это выглядит так: если вы оптовый продавец и отгружаете товар своему дилеру, то это, скорее всего, e-Fatura. Если в тот же день вы продали товар потребителю через свой интернет-магазин — это e-Arşiv. Вы выставляете оба документа в один день из одной программы.

Как узнать, является ли получатель плательщиком?

Спрашивать об этом клиента — худший вариант, зачастую он и сам не уверен. Вы можете проверить статус по налоговому номеру через список плательщиков e-Fatura на сайте GİB.

На практике вы не делаете эту проверку вручную. Программы предварительного учета проверяют налоговый номер в карточке контрагента и сами определяют тип счета-фактуры. В Qolay.App процесс устроен именно так: при выборе контрагента тип документа подставляется автоматически, исключая вероятность ошибки.

Предостережение: список плательщиков меняется. Клиент, не являющийся плательщиком сегодня, может появиться в списке через полгода. Карточки контрагентов необходимо время от времени обновлять.

Сравнительная таблица

Правила отмены и возражений различаются

Это тот момент, в котором разница может доставить больше всего проблем и который часто упускают в сравнениях.

e-Fatura не может быть аннулирована в одностороннем порядке после того, как она дошла до второй стороны. В коммерческом сценарии получатель может отклонить документ; в базовом сценарии исправление обычно делается через возвратный счет-фактуру. То есть такого понятия, как «я выставил ошибочно, просто удалю», не существует.

e-Arşiv fatura может быть отменена до истечения срока отчетности. Если срок прошел, также применяется процедура исправления.

В итоге: проверить сумму и контрагента до выставления счета-фактуры намного проще и дешевле, чем пытаться исправить его после.

Три самые частые ошибки

• Создание двух карточек для одного клиента. Одна с актуальным налоговым номером, другая со старыми данными. Счет-фактура выставляется не по той карточке, и тип документа уходит неверно. Объединение по налоговому номеру предотвращает это.
• Отсутствие контроля за изменением налогового статуса. Продолжение выставления e-Arşiv клиенту после того, как он попал в список плательщиков, приводит к несоответствию правилам.
• Восприятие распечатки e-Fatura как «самого счета-фактуры». Бумажная распечатка e-Fatura носит информационный характер; сам документ является электронным.

Выставление обоих документов из одного места

В повседневной работе нет смысла управлять e-Fatura и e-Arşiv в разных программах. В Qolay.App экран выставления счетов единый: при выборе контрагента тип документа определяется автоматически, отправка происходит через интегратора, а входящие e-Fatura также отображаются в одном месте.

Если вы хотите посмотреть процесс выставления счетов по шагам, ознакомьтесь с нашей статьей о том, как выставить e-Fatura. Если вы хотите добавлять под каждым документом постоянные примечания, такие как IBAN или баланс счета, вам пригодится статья шаблоны описаний электронных документов.

Часто задаваемые вопросы

Могу ли я выдать e-Arşiv fatura на бумаге?

Да. Распечатка e-Arşiv fatura может быть передана получателю. Для e-Fatura это неприменимо.

Я не плательщик e-Fatura, нужно ли мне выставлять e-Arşiv?

Если у вас нет такого статуса, вы можете оформлять бумажные счета-фактуры. Однако случаи, подпадающие под требования e-Arşiv, различаются в зависимости от оборота и сферы деятельности; уточните свои обязательства у своего финансового консультанта.

Используются ли для них отдельные серии номеров?

Как правило, да, настраивается отдельная серия. Лучше правильно настроить серии в программе с самого начала, чем потом разбираться с путаницей в номерах.

Электронная накладная (e-İrsaliye) — это тоже один из них?

Нет, e-İrsaliye документирует отгрузку товара и не заменяет счет-фактуру. Подробности читайте в нашей статье об e-İrsaliye.

Подводя итог: документ выбираете не вы, его определяет получатель. Если ваши карточки контрагентов заполнены правильно, программа сама выберет нужный тип, и вам больше не придется об этом беспокоиться.

Открыв бесплатный аккаунт в Qolay.App, вы сможете управлять процессами e-Fatura и e-Arşiv с одного экрана.

Эта статья носит исключительно информационный характер. По вопросам вашего налогового статуса и обязательств по оформлению документов проконсультируйтесь с вашим финансовым советником.