Управление файлами и резервное копирование электронных документов

Клиент звонит: «Можете отправить договор, который мы подписали в прошлом году?»

Следующие двадцать минут уходят на поиски в папках рабочего стола, архиве электронной почты и переписке в WhatsApp. Документ в конце концов находится — но это повторяется каждый раз.

Проблема не в хранении, а в связях

Ваши файлы на самом деле не потеряны, они где-то лежат. Проблема в том, что нигде не зафиксировано, какому именно делу принадлежит тот или иной документ.

Облачное хранилище само по себе это не решает. Каким бы аккуратным ни было ваше дерево папок, вам все равно придется вспоминать, к какому счету относится акт приема-передачи.

Решение заключается в том, чтобы хранить документ рядом с записью: договор — в карточке контрагента, акт приема-передачи — в соответствующем счете, чек — в учетной записи расходов.

Что стоит сохранять?

• Договоры и коммерческие предложения. Первые документы, которые ищут при возникновении споров.
• Чеки на расходы. Бумага термочеков со временем выцветает, а цифровая копия остается навсегда.
• Резервные копии э-документов (e-Belge). Даже если записи интегратора хранятся в отдельном месте, наличие собственной копии выручит вас при смене интегратора.
• Банковские выписки и отчеты о выплатах с маркетплейсов. Документы, которые чаще всего нужны во время сверки взаиморасчетов.
• Акты приема-передачи, фотографии накладных. Документы, которые ставят точку в спорах по поставкам.

Лимит: начинается с 512 МБ

Управление файлами — это не отдельно продаваемый модуль, а часть тарифа. На бесплатном тарифе предоставляется 512 МБ пространства на компанию.

512 МБ может показаться немного, но если говорить о PDF и сжатых фотографиях, это тысячи документов. Пространство быстрее всего расходуется из-за фотографий высокого разрешения, загружаемых с телефона.

На стандартном тарифе объем увеличивается до 10 ГБ; при необходимости можно докупить гигабайты через маркет. Сравнение тарифов — в статье о бесплатном предварительном бухучете.

Как поддерживать архив в рабочем состоянии

• Привязывайте документ к соответствующей записи. Скидывать его в общую папку — то же самое, что бросать на рабочий стол.
• Давайте файлам понятные названия. Название «IMG_20260715_112233.jpg» ни о чем не говорит.
• Загружайте фотографии разумного размера. 12 мегапикселей не нужны для того, чтобы прочитать чек.
• Загружайте файлы сразу. Документ, отложенный с мыслью «загружу потом», — это начало хаоса в папках.

Часто задаваемые вопросы

Могу ли я загружать файлы с мобильного телефона?

Да. Вы можете напрямую загрузить фотографию документа, сделанную в полевых условиях. Функция сканирования чеков для расходных квитанций сохраняет изображение и одновременно готовит запись о расходах.

Что нужно проверить, если файл не загружается?

По порядку: размер файла, формат файла, оставшуюся квоту и то, выполнен ли вход в систему.

Соответствует ли это требованиям законодательства по хранению документов?

Проконсультируйтесь с вашим бухгалтером относительно объема ваших обязательств по хранению документов и достаточности цифровой копии. Архив здесь решает вашу потребность в доступе и упорядочивании.

У меня две компании, пространство общее?

Квота выделяется на каждую компанию. Мы подробно рассказали об этом разделении в статье «Как управлять несколькими компаниями».

Ценность архива документов заключается не в том, сколько вы храните, а в том, как быстро вы находите то, что ищете. Документ, который хранится вместе с записью, даже не нужно искать.

Создайте бесплатный аккаунт в Qolay.App и добавьте свой первый договор в соответствующую карточку контрагента.