Как выставить электронный счет: пошаговая инструкция (портал GİB и интегратор)

Вы стали налогоплательщиком, использующим электронное счетоведение, и вам нужно выставить первый счет. У вас есть два варианта: собственный портал ГИБ или услуги частного интегратора.

Оба варианта позволяют сформировать один и тот же документ, и оба являются юридически действительными. Разница становится заметной, когда вы начинаете делать это несколько раз в день.

Что необходимо подготовить перед выставлением счета

Какой бы способ вы ни выбрали, без следующего вы не сможете продолжить:

• Финансовая печать. Обязательна для компаний; индивидуальные предприниматели могут использовать электронную подпись. Процесс подачи заявки и получения печати может занять несколько дней, поэтому не откладывайте это на последний день.
• Заполненная заявка на электронный счет-фактуру. Если ваша регистрация в качестве налогоплательщика неактивна, вы не сможете отправить счет.
• Правильные данные о компании: название, налоговый номер, налоговая инспекция, адрес. Даже одна опечатка приведет к отклонению документа.
• Идентификационный номер получателя. Именно от него зависит, будет ли счет-фактура отправлена в формате электронной счёт-фактуры или электронного архива. Различия между электронной счёт-фактурой и электронным архивом мы описали в нашей статье.

Способ 1: Портал GİB

Бесплатный портал GİB — это базовый интерфейс, разработанный для налогоплательщиков с небольшими объемами. Действуйте следующим образом:

1. Войдите на портал с помощью финансовой печати или электронной подписи.
2. Откройте экран создания счета-фактуры и выберите тип документа.
3. Введите налоговый номер получателя и загрузите его данные из системы.
4. Добавьте позиции по одной: название товара, количество, цену за единицу, ставку НДС.
5. Проверьте суммы, подпишите документ и отправьте его.

Его главным преимуществом является то, что он бесплатный. Недостатки проявляются при ежедневном использовании: данные о товарах и клиентах приходится вводить вручную каждый раз, нет связи с вашей бухгалтерской системой, текущий баланс и запасы не обновляются автоматически. Если вы выставляете несколько счетов в месяц, это не проблема. Если же вы выставляете несколько счетов в день, эта работа быстро становится утомительной.

Способ 2: через частного интегратора

Интегратор — это уполномоченный поставщик услуг, который отправляет документ в GİB от вашего имени. Ваша программа бухгалтерского учета подключается к интегратору, и процесс выставления счетов остается внутри программы.

В приложении Qolay.App процесс выглядит следующим образом:

1. Однократная настройка. В разделе «Настройки» установите подключение к интегратору и определите серии счетов-фактур.
2. Продажи → Счета-фактуры → новый счет-фактура.
3. Выберите клиента. Если это зарегистрированный клиент, данные уже заполнены; если это новый клиент, вы можете создать карточку прямо на экране выставления счета. Здесь же указывается тип документа.
4. Добавьте позиции. При выборе карточки товара цена и ставка НДС заполняются автоматически; достаточно ввести количество.
5. Сохраните и отправьте. Документ поступает в интегратор, а оттуда — в Налоговую службу (GİB). Статус можно отслеживать в том же списке.

Главное преимущество — не скорость выставления счетов, а то, что происходит «за кулисами»: за одну операцию обновляется баланс клиента, уменьшаются запасы, данные отражаются в отчете по НДС. При использовании портала все это приходится делать отдельно.

Что подходит именно вам?

Приблизительный ориентир: если количество счетов в месяц не превышает 10, портал подойдет. Если превышает — затраты на интегратора окажутся незначительными по сравнению с экономией времени.

Наиболее частые ошибки при оформлении первого счета

• Документ отклонен. Обычно это связано с ошибкой в данных получателя — не совпадают ИНН или название компании.
• Отсутствует определение серии. Если этот шаг пропущен при настройке, номер счета-фактуры не может быть сгенерирован. Настройка осуществляется в разделе «Настройки».
• Срок действия финансовой печати истек. У печати есть срок действия, который заканчивается незаметно; отправка с этого дня приостанавливается.
• Неверная ставка НДС. Если ставка в карточке товара указана неверно, она переносится во все счета-фактуры. Правильно настроить карточки с самого начала обходится дешевле, чем исправлять ошибки позже.

Часто задаваемые вопросы

Могу ли я выставлять счета прямо с места работы?

Да, с помощью интегратора. Подробности см. в статье «Выставление электронных счетов с мобильного устройства».

Могу ли я удалить выставленный по ошибке счет?

Электронный счет, отправленный получателю, не может быть удален в одностороннем порядке. Исправление осуществляется, в зависимости от ситуации, путем выставления счета-отказа или счета-возврата.

Нужно ли мне предоставлять клиенту распечатку счета?

В случае электронной счета это не требуется; документ поступает в почтовый ящик получателя, а распечатка носит исключительно информационный характер. Если вы хотите адаптировать внешний вид распечатки под свой бренд, ознакомьтесь с нашей статьей о шаблонах печати.

Могу ли я впоследствии сменить интегратора?

Да, переход возможен. Вопрос доступа к прошлым документам уточните на этапе заключения договора.

Выставление электронных счетов технически несложно; сложность заключается в том, чтобы делать это каждый день. Выбирайте метод именно с учетом этого.

Открыв бесплатную учетную запись в Qolay.App, вы сможете подключить интегратора и выставить свой первый счет.

Данная статья носит общеинформационный характер. По вопросам налоговых обязательств и требований к оформлению документов проконсультируйтесь со своим финансовым консультантом.