Что такое электронная накладная и как ее выставить?

Перепутать накладную с счетом-фактурой — дело привычное. Разница на самом деле очевидна: накладная следует за товаром, а счет-фактура — за деньгами.

Когда товар погружен в грузовик, вместе с ним отправляется накладная. Когда обсуждается оплата, выставляется счет-фактура. Они могут совпадать по дню, а могут и не совпадать.

Зачем нужна электронная накладная (e-İrsaliye)?

Электронная накладная — это цифровой аналог бумажной товарно-транспортной накладной. Она фиксирует, от кого и кому, когда и каким транспортом был отправлен товар, и передается через систему Налогового управления (GİB).

Ее практические преимущества перед бумажной накладной очевидны: она не потеряется в дороге, архив формируется автоматически, а получатель может ответить через систему сразу после приемки товара. Для предприятий с интенсивными отгрузками это полностью избавляет от хлопот с папками и копиями.

Когда накладная, а когда счет-фактура?

Проконсультируйтесь со своим налоговым консультантом относительно вашего налогового статуса и того, какие документы вам необходимо оформлять, так как объем требований зависит от отрасли и оборота.

Как оформить?

1. Предварительная подготовка. Статус плательщика электронной накладной, финансовая печать и подключение интегратора — та же инфраструктура, что и для электронного счета-фактуры. Также для электронной накладной задается определение серий.
2. Склады и запасы → Товарная накладная → Новая запись.
3. Выберите получателя. Данные подтягиваются из карточки контрагента.
4. Введите товары и количество. Не забудьте указать, с какого склада они отгружены; при работе с несколькими складами неверный выбор приведет к расхождениям в остатках.
5. Укажите данные об отгрузке. Дата и время отгрузки, номерной знак автомобиля, информация о перевозчике.
6. Сохраните и отправьте. Документ поступает получателю через интегратора.

Не списывайте товар дважды

Это самая частая проблема предприятий, использующих накладные. Товар отгружается один раз, но если и накладная, и счет-фактура списывают товар со склада, остаток уменьшается вдвое.

Решение заключается в создании счета-фактуры на основе накладной: когда вы конвертируете накладную в счет-фактуру, движение по складу происходит только один раз. Крайне важно, чтобы вся команда придерживалась единого процесса: если один создает счет из накладной, а другой выписывает новый счет с нуля, инвентаризация не сойдется. Мы подробно рассмотрели этот вопрос в статье Предотвращение ошибок учета запасов.

Входящие электронные накладные

Если ваши поставщики отправляют вам электронные накладные, они также поступают в систему. После получения товара вы обрабатываете документ, и происходит оприходование на склад.

В Qolay.App входящие накладные находятся в отдельном списке с вкладками «входящие» и «обработанные». Если возникла ситуация «накладная пришла, но на склад не поступила», первое, куда стоит заглянуть — это данная вкладка: документ, скорее всего, еще не обработан.

Часто задаваемые вопросы

Заменяет ли электронная накладная счет-фактуру?

Нет. Накладная документирует отгрузку, а счет-фактура — продажу. Это два разных документа.

Могу ли я использовать ее вместе с бумажной накладной?

Если вы являетесь плательщиком электронных накладных, вы обязаны оформлять документы в электронном виде для поставок, подпадающих под эти требования. Уточните условия смешанного использования у вашего консультанта.

Является ли номерной знак автомобиля обязательным?

Данные об отгрузке являются основными элементами документа; их отсутствие может привести к отклонению документа.

Могу ли я добавить постоянное примечание в нижнюю часть накладной?

Да. Шаблоны примечаний работают не только для электронных счетов и архивов, но и для электронных накладных.

Секрет правильного использования электронной накладной заключается не в самом ее оформлении, а в четкой связи со счетом-фактурой. Как только вы отладите этот процесс, складской учет начнет сходиться автоматически.

Открыв бесплатный аккаунт в Qolay.App, вы сможете управлять потоком накладных и счетов-фактур из единого места.

Эта статья носит исключительно информационный характер. По вопросам выполнения обязательств по оформлению документов обращайтесь к своему налоговому консультанту.