Как управлять просроченной дебиторской задолженностью?

У большинства компаний, прибыльных на бумаге, но пустых в кассе, есть одна проблема: продажа совершена, счет выставлен, деньги не поступили.

И дебиторская задолженность теряет свою ценность по мере ожидания. Дело не только в инфляции: чем больше времени проходит с момента истечения срока оплаты, тем ниже вероятность того, что долг будет взыскан.

Сначала старение: сколько дней просрочки?

Недостаточно знать общую сумму вашей дебиторской задолженности. Важно то, как долго ее не выплачивают. Сгруппируйте свои задолженности:

• Срок не наступил. Все в порядке, идет по графику.
• Просрочка 1–30 дней. Обычно это забывчивость или смещение даты платежа. Вежливое напоминание решает большинство таких вопросов.
• Просрочка 30–90 дней. Это означает наличие проблемы. У клиента могут быть проблемы с наличными или он отодвинул вас на второй план при оплате.
• Просрочка более 90 дней. Серьезный риск. Сумму в этой группе реалистичнее рассматривать как статью, подлежащую вычету из вашей прибыли.

Составив эту таблицу один раз, вы обычно видите удивительную картину: основная часть общей задолженности сосредоточена у нескольких клиентов.

Календарь напоминаний

Самый эффективный инструмент взыскания — не жесткость, а системность. Применяйте один и тот же график ко всем:

1. За 3 дня до срока: Короткое информирование. «Такого-то числа наступает срок оплаты такой-то суммы». Это не давление, а напоминание.
2. День платежа: Если оплата не поступила, пишите в тот же день. Ожидание нормализует просрочку.
3. 7-й день: Звонок. Письменные сообщения легко отложить на потом, а разговор — нет.
4. 30-й день: Письменное и официальное уведомление; предложите график погашения.

Поставщик, который регулярно напоминает о себе, оказывается в приоритете при оплате. Это вопрос не характера, а системы.

Три вещи, снижающие просрочку с самого начала

• Указывайте срок в счете. Устная договоренность на «30 дней» вызывает споры о том, с какого дня вести отсчет. В документе должна быть конкретная дата.
• Включайте платежные реквизиты в документ. Отправка IBAN каждый раз отдельно создает ненужные трения. Благодаря шаблонам примечаний IBAN и актуальный баланс могут автоматически добавляться в каждый документ.
• Установите лимит риска. Если незакрытый баланс клиента превышает определенную сумму, прекратите новые продажи в рассрочку. Это тяжелый разговор, но он дешевле, чем безнадежный долг.

Пусть они попадаются на глаза, а не требуют поисков

Самое слабое звено контроля дебиторской задолженности — это вспоминать о необходимости открыть список. В загруженный день никто не говорит себе: «Дай-ка я проверю, у кого вышел срок оплаты».

В Qolay.App предстоящие к поступлению платежи и выплаты отображаются прямо на главном экране; вам не нужно искать их по списку. Мы рассказали о том, как им пользоваться, в статье «Отчет по предстоящим поступлениям и выплатам».

Также можно подготовить письма-напоминания с помощью помощника; окончательное одобрение перед отправкой остается за вами.

Часто задаваемые вопросы

Я боюсь потерять клиента, что делать?

Клиент, который не платит — это вовсе не клиент, а риск. Регулярные и вежливые напоминания не портят отношения; их портят молчание и жесткие меры через полгода.

Говорят, что баланс не сходится, что делать?

Отправьте выписку и проведите сверку. Разница обычно обнаруживается из-за неучтенного платежа или возвратной накладной. Мы описали этот метод в статье об учете текущих счетов.

С какой задолженности следует начать?

Не с самой старой, а с самой крупной и при этом еще взыскиваемой. Разумно начинать с той, которая оказывает наибольшее влияние на денежный поток.

Взыскание — это не отдельная от продаж задача, а незавершенная часть продаж. Настройте календарь, систематизируйте напоминания, а остальное приложится само собой.

Открыв бесплатный аккаунт в Qolay.App, вы можете составить список просроченной задолженности уже сегодня.