Как составить отчет о движении денежных средств?

У вас был лучший месяц в году. Рекордные продажи, высокая прибыль. Но 20-го числа вам нечем платить зарплату.

Это не противоречие. Прибыль и денежные средства возникают в разное время — и бизнесы закрываются не из-за отсутствия прибыли, а из-за нехватки наличных денег.

Почему прибыль и деньги разделяются?

Прибыль появляется в момент выставления счета. Деньги — когда средства поступают на ваш счет. Если между ними проходит 60 дней, то все эти 60 дней вы прибыльны, но без денег.

Четыре фактора, которые увеличивают эту разницу:

• Продажи с отсрочкой платежа. Прибыль сегодня, деньги — через два месяца.
• Товарные запасы. Деньги вы заплатили, товар стоит на полке; пока нет ни прибыли, ни наличных.
• Статьи с оттоком наличных, но не являющиеся расходами. Выплата основного долга по кредиту, капитальные затраты, уплата налогов.
• НДС. Полученный вами НДС — это не ваши деньги; в следующем месяце их нужно будет перечислить в бюджет.

У быстро растущих компаний этот разрыв наиболее опасен: по мере роста продаж увеличиваются запасы и дебиторская задолженность, а объем наличных сокращается. Именно поэтому можно обанкротиться во время роста.

Костяк таблицы

Вам не нужна сложная модель. Достаточно четырех строк:

Составьте это рядом на 8–13 недель. Столбцы — недели, строки — эти четыре статьи. Вся таблица должна помещаться на одном экране; если не помещается, значит, вы вдаетесь в излишние детали.

Почему недельный?

Месячный взгляд вводит в заблуждение. Даже если в целом за месяц денег хватает, в месяце, когда выплаты приходятся на 5-е число, а поступления — на 25-е, вы окажетесь в тисках.

Недельная разбивка показывает эту «яму». А ежедневная для большинства малых предприятий — излишняя детализация, которую невозможно поддерживать.

Практичный ритм: каждый понедельник утром 15 минут. Запишите фактические данные за прошлую неделю и обновите следующие 12 недель.

Прогноз поступлений: оптимизм — главная ошибка

Точность таблицы определяется строкой поступлений. И большинство компаний здесь нереалистичны.

Не принимайте срок погашения за дату фактического поступления денег. Вы знаете, на сколько в среднем задерживают оплату ваши клиенты — заложите эту задержку в таблицу. Если вы продаете с отсрочкой в 30 дней, а клиенты платят в среднем через 45 дней, ставьте поступление на 45-ю неделю.

Еще лучше: разделите клиентов по их платежному поведению. Платящие вовремя — в отдельную строку, задерживающие — в другую. Поступления от второй группы планируйте консервативно.

Для просмотра подлежащих оплате дебиторских задолженностей у вас должен быть отдельный отчета; в Qolay.App вы можете видеть это в дашборде с помощью отчета по предстоящим поступлениям и платежам.

Забытые платежи

Статьи, которые часто пропускают в строке платежей:

• НДС и удержанные налоги. Возникают в следующем месяце, регулярные и крупные.
• Страховые взносы (SGK). Не в тот же месяц, что зарплата, а в следующий.
• Авансовый налог на прибыль. Раз в три квартала; если забыть, это разрушит месячный бюджет.
• Годовые платежи. Страховка, членские взносы, подписки на ПО, услуги бухгалтера.
• Основной долг по кредиту. Это не расход, но это отток наличных — попадает в таблицу.

Последний пункт критически важен: отчет о движении денежных средств — это не отчёт о прибылях и убытках. Сюда записывается не «расход», а «отток денег».

Когда таблица приносит пользу?

Её ценность в том, что вы заранее видите кассовый разрыв. Если на шестой неделе остаток на конец периода уходит в минус, сегодня у вас есть три варианта:

• Ускорить поступления — позвонить тем, у кого подходит срок, предложить скидку за предоплату.
• Отложить платежи — поговорить с поставщиком, сдвинуть график закупок.
• Найти финансирование — кредит, партнер, собственный капитал.

Все три варианта легко сделать за шесть недель до события и трудно — в среду утром. Единственная функция этой таблицы — выиграть для вас это время.

Часто задаваемые вопросы

Достаточно ли Excel?

Для начала достаточно. Проблема в том, чтобы каждую неделю вручную переносить данные по дебиторской и кредиторской задолженности; если исходные данные хранятся в системе предварительного учета, наполнение таблицы занимает считанные минуты.

На сколько недель вперед нужно смотреть?

8–13 недель — оптимальный диапазон для большинства малых предприятий. Более долгий срок превращается в гадание, более короткий — в реакцию на проблемы.

Мои прогнозы не сбываются, разве таблица бесполезна?

Это нормально, что они не сбываются. Сравнивая каждую неделю фактические данные с прогнозом, вы улучшаете свои навыки прогнозирования. Первые два месяца — период калибровки.

Как составить для сезонного бизнеса?

В сезонном бизнесе 13 недель недостаточно; нужен еще и годовой взгляд сверху. Распределяйте и планируйте постоянные расходы в несезонные месяцы за счет сезонной прибыли.

Резюме: четыре строки и тринадцать столбцов. Простота — это не слабость, а залог устойчивости: таблица, которую вы действительно заполняете каждую неделю, лучше идеальной модели, которую вы не заполняете вовсе.

Создав бесплатный аккаунт в Qolay.App, вы сможете видеть на дашборде предстоящие к получению и уплате суммы, а также подкреплять свой план по наличности реальными данными.

Эта статья носит исключительно информационный характер. По вопросам финансовых решений и календаря налоговых платежей проконсультируйтесь с вашим бухгалтером.