Запрос э-архивных счетов и поиск утерянного счета

Звонит клиент: «Не могу найти прошлогодний счет-фактуру, не могли бы вы отправить его снова?» Или ваш налоговый консультант просит: «Мне нужен PDF-файл вот этого счета за март».

Простая просьба. Но если ваши документы лежат беспорядочно, на ее выполнение у вас уйдет полчаса.

Документ не исчезает — теряетесь вы

Сначала успокаивающая новость: выставленный вами электронный архивный счет-фактура никуда не денется. Он передан в налоговую (GİB) и зарегистрирован. Если вы используете интегратора, он также хранится в его системе.

Теряется не сам документ, а способ доступа к нему. Если вы не помните, через какой канал выставили счет, или ошиблись в названии клиента, поиск затягивается.

Где искать?

Порядок имеет значение. Если вы можете найти документ в своей программе, остановитесь на этом — ведь там он отображается не сам по себе, а вместе с информацией о том, какому клиенту он принадлежит и был ли он оплачен.

С какой информации стоит начинать поиск?

От самых надежных данных к самым слабым:

• Номер документа (ETTN или номер счета). Дает единственный результат. Клиент может прочитать его с распечатки на руках.
• ИНН (налоговый номер) + диапазон дат. Работает практически всегда. Не зависит от написания наименования компании.
• Сумма + диапазон дат. Если есть близкие суммы, выдаст несколько результатов, но быстро сузит список.
• Наименование клиента. Самый ненадежный способ. То, как именно вы написали «Ltd. Şti.» или «LTD ŞTİ», повлияет на результат.

Самый практичный вопрос во время разговора с клиентом по телефону: «Не могли бы вы прочитать номер в правом верхнем углу распечатки, которая у вас в руках?» Это сокращает поиск до считанных секунд.

Если клиент не получил счет-фактуру

Электронные архивные счета обычно отправляются по электронной почте, и письма нередко теряются: папка «Спам», переполненный почтовый ящик, опечатка в адресе.

Что нужно сделать по порядку:

• Проверьте адрес электронной почты в карточке контрагента — ошибка чаще всего кроется здесь.
• Попросите клиента проверить папку со спамом.
• Отправьте документ повторно; документ не создается заново, тот же самый файл пересылается снова.
• При необходимости отправьте PDF-распечатку напрямую самостоятельно.

Важно: повторная отправка — это не выставление нового счета. Фраза «Не дошел, выпишу-ка еще раз» создает дубликат счета и требует его аннулирования. Мы описали эту ловушку в нашей статье о сроках аннулирования.

Порядок, исключающий необходимость поиска

При хорошей организации архива такой задачи, как «найти счет», просто не существует; вы нажимаете на карточку клиента, и все его документы перед вами.

Три привычки, которые это обеспечивают:

• Каждый документ должен быть привязан к контрагенту. Общие карточки вроде «Различные клиенты» впоследствии делают поиск невозможным.
• Документы должны храниться в одном месте. Если часть из них лежит у интегратора, часть — в почте, а часть — на рабочем столе, вам придется вспоминать, где именно их искать.
• У вас должно быть резервное копирование. Смена интегратора или окончание срока договора могут повлиять на ваш доступ к прошлым документам. При этом обязанность по хранению никуда не исчезает — сроки мы описали в нашей статье о хранении.

В Qolay.App документы привязываются к карточке контрагента и могут архивироваться с помощью функции «Управление файлами»; для каждой новой компании предоставляется 512 МБ бесплатного пространства для хранения. Мы подробно описали этот порядок в нашей статье об управлении файлами.

Когда документы запрашивает налоговый консультант

Самая частая фраза в конце месяца: «Не мог бы ты прислать копии вот этих трех счетов?»

Повторение такой просьбы обычно о чем-то говорит: ваш налоговый консультант не имеет доступа к вашим документам. Постоянное решение заключается не в том, чтобы отправлять каждый документ по отдельности каждый месяц, а в том, чтобы настроить порядок, при котором вы передаете отчет за период и список документов вместе. Таким образом, количество запросов не будет расти от месяца к месяцу.

Часто задаваемые вопросы

За сколько лет назад я могу запросить счета-фактуры?

Вы должны иметь доступ к документам в течение всего срока обязательного хранения. Срок хранения архива самого канала может быть короче, поэтому так важно вести собственную резервную копию.

Как убедиться, что клиент видел счет-фактуру?

В электронном архиве нет процедуры подтверждения-отклонения, как в электронных счетах-фактурах. Помимо записи о доставке по электронной почте и логов отправки, системного уведомления о прочтении не существует.

Я не могу найти счет, возможно, он не был выставлен?

Такое возможно. Если есть запись о продаже, но нет документа, значит, вы столкнулись с неоформленным счетом. Закройте этот пробел до закрытия отчетного периода.

Для чего нужен QR-код на распечатке?

Он обеспечивает проверку подлинности документа. Клиент может проверить действительность распечатки у себя на руках именно таким способом.

Подводя итог: документ не теряется, теряется порядок. Если привязывать каждый счет к контрагенту и хранить в одном месте, задача «найти счет» исчезнет из вашей жизни.

Открыв бесплатный аккаунт в Qolay.App, вы сможете искать документы по контрагентам, отправлять их повторно и создавать резервные копии.

Эта статья носит исключительно информационный характер. По вопросам сроков хранения и обязательств по доступу проконсультируйтесь с вашим налоговым консультантом; официальным источником является GİB.