Pedido de Mali Mühür e Assinatura Eletrônica

A maioria dos planos de transição para a fatura eletrônica emperra no mesmo lugar: o selo financeiro (mali mühür) ainda não chegou.

No entanto, este é o passo mais fácil e que fica bem no início do processo. Ele simplesmente segue o próprio calendário e não pode ser apressado.

Selo financeiro ou assinatura eletrônica?

A distinção é simples: o selo financeiro pertence a pessoas jurídicas, e a assinatura eletrônica a pessoas físicas.

Se você é uma sociedade limitada (Ltd.) ou anônima (S.A.), você adquire um selo financeiro. O selo pertence à própria empresa, não a um indivíduo; mesmo que os gestores mudem, o selo permanece com a empresa.

Se você é um empresário individual, pode usar um certificado eletrônico qualificado (assinatura eletrônica). Este é um certificado emitido em seu próprio nome e é utilizado em vários procedimentos oficiais além de documentos eletrônicos.

Para profissionais liberais, a assinatura eletrônica também é suficiente; abordamos esse assunto no artigo sobre recibo de profissional liberal eletrônico (e-SMM).

Como é feito o pedido?

O pedido do selo financeiro é feito através do Centro de Certificação Pública. As etapas são as seguintes:

1. O formulário de inscrição é preenchido online; as informações da empresa devem corresponder ao número de identificação fiscal.

2. O formulário é assinado pelo representante autorizado e, quando necessário, enviado com assinatura física.

3. O pagamento é efetuado.

4. O selo é entregue no endereço via correio, junto com o cartão inteligente e o leitor de cartão.

O prazo de entrega costuma levar algumas semanas. Solicitar o selo com apenas um mês de antecedência em relação à data de obrigatoriedade é um plano arriscado.

Depois que o cartão chega

A maioria das pessoas que recebe o cartão acaba travando pela segunda vez aqui. O que precisa ser feito:

Instalação de drivers. É necessário instalar o leitor de cartão e o software do cartão inteligente no computador.

Criação do PIN. O cartão é ativado no primeiro uso e o PIN é definido. Salve este PIN em um lugar seguro.

Situação de bloqueio. Se o PIN incorreto for inserido várias vezes seguidas, o cartão é bloqueado. Nesse caso, ele é desbloqueado com o código PUK; se o PUK também for perdido, o cartão precisa ser renovado e o processo recomeça do zero.

Se você usa um integrador terceirizado, o selo geralmente é configurado no sistema do provedor e você não precisa inserir o cartão no uso diário. Este é o método mais recomendado. Comparamos os métodos no artigo escolha de integrador de fatura eletrônica.

Renovação: anote na agenda

O selo financeiro e os certificados de assinatura eletrônica têm prazo de validade. Quando o prazo expira, você fica impossibilitado de emitir documentos — e geralmente percebe isso justamente no dia mais movimentado.

Anote a data de término na sua agenda agora mesmo e configure um lembrete para pelo menos dois meses antes do vencimento. A renovação também requer um prazo de entrega.

Em casos como mudança de razão social, mudança de endereço ou fusão, pode ser necessário renovar o selo; verifique o status do seu selo ao realizar essas alterações.

Perguntas frequentes

Tenho mais de uma empresa, um único selo é suficiente?

Não, é necessário um selo financeiro separado para cada pessoa jurídica. Explicamos neste artigo como gerenciar várias empresas a partir de um único painel.

Preciso de selos separados para minhas filiais?

Como as filiais não são entidades jurídicas separadas, o selo principal pode ser utilizado. Também é possível solicitar certificados adicionais conforme a necessidade.

Posso emitir documentos com minha assinatura eletrônica em vez do selo financeiro?

Para pessoas jurídicas, não. Os documentos da empresa são assinados com o selo da empresa.

O que devo fazer se o cartão for perdido?

É necessário cancelar o certificado e solicitar um novo. Informe o extravio sem perder tempo.

O selo financeiro é o passo mais simples do processo de documento eletrônico, mas também o que sofre mais atrasos. Solicitar com antecedência é a única atitude que facilita o seu cronograma de transição.

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