Seleção de Integrador de E-Invoice

A segunda decisão a ser tomada ao migrar para a nota fiscal eletrônica (e-fatura) surge logo após o selo fiscal digital (mali mühür): onde você emitirá suas faturas?

Existem três caminhos, e a diferença entre eles não é apenas o preço.

1. Portal da GİB

A própria interface da Receita Federal (GİB). É gratuita e vem direto da fonte.

Possui limitações: cada fatura é inserida manualmente, item por item. Suas informações de produtos e clientes não ficam salvas no sistema e não há integração com a sua pré-contabilidade. Além disso, o uso do portal pode ser restrito acima de um determinado volume de faturas.

É razoável para microempresas que emitem apenas algumas faturas por mês. Se o seu volume ultrapassar algumas faturas por semana, a inserção manual rapidamente se torna cansativa.

2. Integrador autorizado

Enviar e receber documentos por meio de um provedor de serviços autorizado pela GİB. A grande maioria das pequenas e médias empresas utiliza este método.

A vantagem é que a parte técnica nunca sobra para você: o selo digital fica configurado no sistema do provedor, o envio e o recebimento ocorrem em segundo plano, e o arquivamento está incluído no serviço.

O verdadeiro ganho está na integração com a sua pré-contabilidade: a fatura é gerada a partir do registro de venda. O saldo do cliente, o estoque e o IVA (KDV) são atualizados simultaneamente. Você não precisa digitar a mesma informação em dois lugares diferentes.

A precificação geralmente se baseia em cotas: você adquire um pacote com um número específico de documentos por ano.

3. Integração direta

Conectar o seu próprio sistema diretamente à GİB. Exige equipe técnica, manutenção constante e um volume expressivo de documentos.

Não é uma opção viável, exceto para grandes estruturas que geram milhares de documentos por dia. Quando a legislação muda, você também é responsável por implementar as adaptações.

Perguntas a fazer ao escolher um integrador

O que acontece quando a cota acaba? Você fica impossibilitado de emitir faturas ou um pacote adicional é ativado automaticamente? Essa pergunta é crítica durante a alta temporada.

As faturas recebidas descontam da cota? Em alguns pacotes, apenas os documentos enviados são contabilizados; em outros, os recebidos também contam.

Como acesso o arquivo? É possível baixar os XMLs em lote? Esta é a pergunta mais importante caso você pense em trocar de fornecedor. Abordamos esse risco no artigo sobre retenção de e-documentos.

Quais tipos de documentos são suportados? Hoje você pode emitir apenas e-faturas; mas e se surgir a necessidade de e-despacho (e-irsaliye), recibo de produtor autônomo (e-SMM) ou recibo de compra de produtor rural (e-müstahsil)? Você poderá continuar com o mesmo provedor?

Como funciona a integração com a pré-contabilidade? Se emitir uma fatura significa ter que acessar outra tela e redigir os dados novamente, significa que você está tendo trabalho em dobro.

Como é prestado o suporte? Quando uma fatura não é enviada, a quem você recorre e em quanto tempo é atendido? No final do mês, a resposta para isso vale ouro.

Mudando de integrador

É perfeitamente possível trocar e isso é mais comum do que você imagina. Preste atenção em duas coisas durante o processo.

Primeiro, o planejamento das datas para evitar a perda de documentos na transição. O novo fornecedor deve entrar em operação antes que o antigo seja desativado.

Segundo, baixar todo o arquivo antes de encerrar o contrato. A responsabilidade legal pela guarda continua sendo sua, e nem sempre é possível solicitá-los posteriormente.

Perguntas frequentes

Posso começar pelo portal e depois migrar para um integrador?

Sim. A maioria das empresas segue esse caminho. Lembre-se de baixar seus documentos do portal durante a transição.

Tenho mais de uma empresa, uma única conta é suficiente?

Cada empresa exige um CNPJ e um selo digital próprios, mas é possível gerenciá-las a partir de um único painel. Confira o artigo sobre gestão de múltiplas empresas.

Consigo emitir faturas pelo celular?

Depende do provedor. Se você faz vendas externas (campo), pergunte sobre esse recurso desde o início; abordamos isso no artigo sobre emissão de e-faturas no celular.

O integrador pode rejeitar a minha fatura?

Erros de formatação são detectados antes do envio e você é solicitado a corrigi-los. Isso significa que erros que você teria que descobrir sozinho no portal são prevenidos antecipadamente.

A escolha certa depende do seu volume de faturas e da conexão que ela estabelecerá com a sua pré-contabilidade. O método mais barato geralmente é o que mais consome o seu tempo.

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