Como Gerenciar Mais de Uma Empresa?

Criar uma segunda empresa é fácil. O difícil é gerenciar os registros de ambas sem misturá-los.

A maioria dos donos de empresas tenta resolver isso abrindo dois programas diferentes ou lutando em um único programa tentando descobrir "qual era qual". Ambas as opções são cansativas.

Regra básica: dados separados, acesso unificado

A estrutura correta é a seguinte: cada empresa tem sua própria lista de clientes/fornecedores, seu próprio estoque, seu próprio caixa e sua própria série de faturas. Eles não se misturam sob nenhuma circunstância.

Mas você acessa essas empresas com uma única conta. Sem nome de usuário separado, sem senha separada, sem programa separado.

No Qolay.App, a troca de empresa é feita através do seletor na barra superior. Mudar de empresa não exclui nem transfere dados; apenas altera os registros da empresa que você está visualizando. Não há limite no número de empresas no plano gratuito.

Em quais situações você deve abrir uma empresa separada?

• Se houver uma entidade jurídica separada. CNPJ diferente, empresa diferente. Sem discussão.
• Se a contabilidade for gerenciada separadamente. Se as declarações fiscais forem enviadas separadamente, os registros também devem ser separados.
• Se você estiver mantendo registros em nome de seu cliente. Se você é um contador ou consultor, cada cliente é uma empresa separada.

Por outro lado, não abra empresas separadas para filiais de uma mesma entidade jurídica. Você faz a distinção de filiais com definições de depósito e caixa; assim, você pode obter o relatório consolidado em um só lugar. Se você abrir empresas separadas, terá que somar manualmente para ver o total das duas filiais.

Quem tem acesso a quê

O verdadeiro problema no sistema multiempresa é a permissão. Pode ser necessário que seu assistente de contabilidade veja ambas as empresas, mas a equipe de vendas de uma filial não precisa ver os saldos de contas da outra empresa.

Ao convidar usuários, defina antecipadamente a quais empresas e quais menus eles terão acesso. Restringir depois é uma conversa mais difícil do que conceder corretamente desde o início. O plano gratuito também possui um número ilimitado de usuários, portanto, não há necessidade de recorrer ao atalho de "compartilhar uma conta" — o que torna impossível rastrear quem fez o quê.

Os três erros mais comuns

• Emitir uma fatura na empresa errada. Clássico. Não faça transações sem verificar em qual empresa a tela está; é trabalhoso corrigir depois que o documento eletrônico é emitido.
• Lançar despesas compartilhadas em uma única empresa. Se o aluguel do escritório usado por ambas as empresas for totalmente lançado em uma só, o lucro dessa empresa parecerá menor do que é. Determine a taxa de proporção e registre em ambas.
• Não registrar a movimentação de dinheiro entre empresas. Se o dinheiro passou do caixa de uma empresa para a outra, isso requer registro em ambos os lados. A abordagem de "afinal, ambas são minhas" acabará prejudicando os saldos de ambas as empresas no futuro.

Perguntas frequentes

Como registrar vendas entre empresas?

Como uma compra e venda normal. Uma fatura de venda é gerada em uma empresa e uma fatura de compra na outra, e fichas de contas correspondentes são abertas. Documente a relação entre elas em vez de ignorá-la.

É necessária uma configuração de nota fiscal eletrônica separada para cada empresa?

Sim. Cada entidade jurídica tem sua própria qualificação fiscal, seu próprio selo digital e sua própria definição de série. As etapas de configuração estão no artigo sobre como emitir nota fiscal eletrônica.

Posso ver a situação combinada das duas empresas?

Os relatórios são obtidos por empresa; para uma visão consolidada, você precisa exportar os relatórios e combiná-los. Se você estiver fazendo a distinção de filiais, já é mais prático permanecer dentro de uma única empresa.

O mesmo cliente existe em ambas as empresas, posso compartilhar o cadastro?

Não, as fichas de contas pertencem à empresa. O mesmo cliente é aberto como um cadastro separado em cada empresa e seus saldos são monitorados separadamente — a lógica de acompanhamento de contas correntes funciona separadamente para cada empresa.

O que dificulta a gestão multiempresa não é o número de empresas, mas a indefinição dos limites. Se estiver claro qual registro pertence a qual empresa, o resto é rotina.

Você pode abrir uma conta gratuita no Qolay.App e definir suas empresas sob uma única conta.