Quais são as diferenças entre a E-Fatura e a E-Fatura de Arquivo?

Ambos os documentos são eletrónicos. Ambos são faturas. Ambos contêm as mesmas informações: comprador, valor, IVA, lista de itens. Então, porque é que existem separadamente?

Porque a diferença entre eles não está no documento em si, mas sim na forma como é transmitido. E não é você quem escolhe qual emitir — é o comprador que determina.

A diferença numa frase

A e-Fatura (fatura eletrónica) passa entre duas partes que são contribuintes de e-Fatura, através do sistema fechado da Autoridade Tributária (GİB). Vai diretamente para a caixa de correio do comprador; não há e-mails ou papel envolvidos.

Por outro lado, a e-Arşiv fatura é emitida para todos os outros que estão fora deste sistema: consumidores finais, empresas que não são contribuintes de e-Fatura. O documento é gerado eletronicamente e reportado à GİB, mas chega ao comprador por e-mail, SMS ou impressão em papel.

Pode pensar nisto como a diferença entre um serviço de estafeta de circuito fechado e o correio normal. A carta lá dentro é a mesma; o meio de transporte é que é diferente.

A pergunta decisiva: o comprador é contribuinte de e-Fatura?

Esta é a única pergunta a que precisa de responder antes de emitir. O determinante não é o seu próprio estatuto fiscal, mas sim o da outra parte.

• Se o comprador for contribuinte de e-Fatura → e-Fatura. Não há outra opção. Não é possível emitir uma fatura e-arşiv ou em papel para esta parte.
• Se o comprador não for contribuinte de e-Fatura → e-Arşiv fatura. Quer seja um particular ou uma empresa sem esse estatuto fiscal, o documento é emitido como e-arşiv.

Na prática, funciona assim: se é um atacadista e vende a um revendedor, provavelmente é uma e-Fatura. Se no mesmo dia vende a um consumidor através do seu site, é uma e-arşiv. Emite ambas no mesmo dia, a partir do mesmo programa.

Como sei se o comprador é contribuinte?

Perguntar ao cliente é o método mais fraco; muitas vezes nem ele próprio tem a certeza. Pode consultar através do número de contribuinte na lista de contribuintes de e-Fatura da GİB.

Na prática, não faz esta verificação manualmente. Os softwares de pré-contabilidade verificam o número de contribuinte na ficha de cliente e determinam o tipo de fatura automaticamente. É assim que o fluxo funciona no Qolay.App: quando seleciona o cliente, o tipo de documento aparece automaticamente, eliminando a possibilidade de escolher o tipo errado.

Um aviso: a lista de contribuintes muda. Um cliente que hoje não é contribuinte pode entrar na lista daqui a seis meses. É necessário atualizar as fichas de clientes de vez em quando.

Tabela comparativa

O cancelamento e a contestação não funcionam da mesma forma

Este é o ponto onde a diferença mais o pode prejudicar e que é omitido na maioria das comparações.

Uma e-Fatura não pode ser cancelada unilateralmente após chegar à outra parte. No cenário comercial, o comprador pode rejeitar o documento; no cenário básico, a correção é geralmente feita com uma nota de crédito (fatura de devolução). Ou seja, não existe o conceito de "emiti mal, vou apagar".

Na e-Arşiv fatura, o cancelamento pode ser feito antes de expirar o prazo de reporte. Se o prazo já tiver passado, recorre-se novamente à correção.

Em suma: verificar o valor e o cliente antes de emitir a fatura é muito mais barato do que tentar corrigi-la depois de emitida.

Os três erros mais comuns

• Abrir duas fichas de cliente para o mesmo cliente. Uma com o número de contribuinte atualizado e outra com o registo antigo. A fatura é emitida a partir da ficha errada e o tipo também sai errado. Unificar através do número de contribuinte evita isto.
• Não acompanhar a alteração do estatuto fiscal. Continuar a emitir faturas e-arşiv a um cliente depois de este ter entrado para a lista de contribuintes cria incongruências.
• Pensar que a impressão de uma e-Fatura é a "fatura". A impressão em papel de uma e-Fatura é apenas para fins informativos; o documento em si é o eletrónico.

Emitir ambas a partir de um único sítio

No trabalho diário, não faz sentido gerir a e-Fatura e a e-arşiv em programas separados. No Qolay.App, o ecrã de faturação é único; quando seleciona o cliente, o tipo de documento é determinado, o envio é feito através do integrador e as e-faturas recebidas também são listadas no mesmo sítio.

Se quiser ver o fluxo de emissão de faturas passo a passo, consulte o nosso artigo sobre como emitir uma e-fatura. Se quiser adicionar notas fixas como IBAN ou saldo de conta no rodapé de cada documento, os modelos de descrição de e-documentos serão úteis.

Perguntas frequentes

Posso entregar a e-Arşiv fatura em papel?

Sim. A impressão da e-Arşiv fatura pode ser entregue ao comprador. Isto não se aplica à e-Fatura.

Não sou contribuinte de e-Fatura, preciso de emitir e-arşiv?

Se não tiver esse estatuto, pode emitir faturas em papel. No entanto, as situações abrangidas pela e-arşiv variam consoante o volume de negócios e o setor; confirme a sua obrigação com o seu contabilista.

São utilizadas séries de números separadas para ambas?

Geralmente sim, é definida uma série separada. Configurar corretamente as séries no programa desde o início é melhor do que lidar com confusões de números mais tarde.

A e-İrsaliye (guia de remessa eletrónica) também é uma delas?

Não, a e-irsaliye documenta o envio de mercadorias; não substitui a fatura. Os detalhes estão no nosso artigo sobre a e-irsaliye.

Em resumo: não é você que escolhe o documento, é o comprador que o determina. Se as suas fichas de clientes estiverem corretas, o programa também escolhe o tipo certo e não precisará de pensar mais neste assunto.

Ao abrir uma conta gratuita no Qolay.App, pode gerir os seus processos de e-fatura e e-arşiv a partir de um único ecrã.

Este artigo destina-se apenas a fins informativos gerais. Consulte o seu contabilista para o seu estatuto fiscal e obrigações de emissão de documentos.