Gestao de Banco e Caixa: Guia Pratico

O controlo de caixa e de banco é a parte mais fácil e mais negligenciada da contabilidade básica. É fácil porque a regra é única: cada vez que o dinheiro se movimenta, gera-se um registo.

É negligenciado porque ninguém se esquece de emitir a fatura, mas todos se esquecem de registar os 300 reais que saíram da caixa.

Configure as contas corretamente primeiro

Defina tantas contas quantas as fontes de dinheiro reais que possui. Quatro tipos são suficientes:

• Caixa: O dinheiro físico em mãos. Se tiver filiais, abra uma caixa separada para cada filial.
• Banco: Cada conta bancária separadamente. Se tiver duas contas no mesmo banco, ambas devem ser separadas.
• Cartão de crédito: Cartões da empresa. A dívida surge no momento da despesa e é liquidada quando a fatura é paga.
• Sistema de pagamento: POS virtual e fornecedores de cobranças online. Se faz e-commerce, esta conta é indispensável.

O primeiro passo da configuração é inserir os saldos atuais. Se isto não for feito, todos os números seguintes ficarão incorretos.

Uma transferência não é uma despesa

Este é o erro conceptual mais comum. Quando transfere dinheiro da caixa para o banco, o dinheiro não está a sair da empresa, está apenas a mudar de sítio. Se registar isto como uma "despesa", as suas despesas parecerão mais altas do que são e o seu lucro mais baixo do que é.

A distinção é simples: se for entre duas contas suas, é uma transferência; se for para um terceiro ou para uma despesa, é um pagamento.

A mesma lógica aplica-se às receitas: o dinheiro recebido de um cliente é uma cobrança, o dinheiro que retira do banco para a caixa é uma transferência.

De onde vêm as quebras de caixa?

Conta o dinheiro da caixa à noite e este não coincide com o valor no sistema? Os motivos são quase sempre estes quatro:

• Pequenas despesas não registadas. Portes, refeições, material de escritório. Sozinhas parecem insignificantes, mas no final do mês o total surpreende.
• Despesas pessoais pagas com dinheiro da caixa. Se não separar a caixa da empresa do seu próprio bolso, nenhum relatório fará sentido.
• Processamento unilateral da transferência. A saída foi registada na caixa, mas a entrada não foi registada no banco.
• Registo da cobrança na conta errada. O dinheiro chegou ao banco, mas foi registado na caixa.

Reconciliação bancária: uma vez por mês, dez minutos

No final do mês, abra o seu extrato bancário e compare-o com os movimentos no sistema. O que procura são as diferenças entre as duas listas.

Geralmente, o que falta registar é o seguinte: despesas bancárias e taxas de transferência, ordens de pagamento automático, comissões de POS e valores bloqueados. Estes valores são debitados na sua conta sem o seu conhecimento direto; a menos que sejam registados, o saldo não coincidirá.

Como é que aparece no Qolay.App?

No ecrã de contas, a caixa, o banco, o cartão de crédito e o sistema de pagamento encontram-se emseparadores separados; pode ver o saldo atual de cada um num relance. As transferências entre contas são feitas a partir de um ecrã dedicado, para que as transferências e os pagamentos não se confundam.

Se quiser processar o registo da despesa e o pagamento num único passo, consulte o artigo pagamento em passo único com registo de despesa; elimina o peso da entrada dupla.

Perguntas frequentes

Devo também definir a minha conta pessoal?

Não a defina. Os registos empresariais devem incluir apenas as contas pertencentes à empresa. Se efetuou um pagamento em nome da empresa a partir da sua conta pessoal, trate isso como um registo separado.

Quando devo registar a despesa do cartão de crédito?

No dia em que efetua a despesa como gasto; e no dia em que paga a fatura como a liquidação da dívida do cartão. Ambas são operações distintas.

Tenho uma conta em moeda estrangeira, como devo acompanhá-la?

Mantenha a conta na sua própria moeda; trate a diferença cambial como um item separado. Misturar movimentos em moeda estrangeira e na moeda local na mesma conta torna o saldo sem sentido.

Devo verificar diariamente ou mensalmente?

Se trabalha com muito dinheiro físico, feche a caixa todos os dias. Para o banco, a reconciliação mensal é suficiente.

Quando a caixa e o banco são mantidos corretamente, todos os outros relatórios também se tornam fiáveis. Se forem mantidos incorretamente, nenhum deles serve para nada.

Pode abrir uma conta gratuita no Qolay.App e configurar as suas contas com os saldos atuais de hoje.