Controlo de Receitas e Despesas para Freelancers

O problema financeiro dos freelancers geralmente não é ganhar pouco. É a grande diferença entre um mês bom e um mês ruim.

Você entrega três projetos em março, abril passa em branco, e em maio dois pagamentos caem na mesma semana. A única maneira de lidar com essa irregularidade é conseguir ver quanto você ganha e quando vai receber.

Separe as finanças do negócio das pessoais

Trabalhando sozinho, isso é o mais fácil de deixar passar. O cliente deposita o dinheiro na sua conta pessoal, você faz compras de supermercado com ele e, no fim do mês, não sabe quanto ganhou.

Abrir uma conta empresarial separada e transferir um valor fixo para você mesmo é a maneira mais prática de tornar a renda irregular em algo previsível. Todo o lucro é seu, mas não existe a regra de que tudo precisa ser gasto neste mês.

Olhe por projeto, não por mês

Uma tabela mensal de receitas e despesas é enganosa para o freelancer; ter dois pagamentos caindo no mesmo mês faz com que aquele mês pareça incrível e o seguinte um desastre.

Em vez disso, cadastre cada cliente como um cadastro separado e acompanhe cada projeto como um documento independente. Assim, você enxerga três coisas: qual cliente dá mais trabalho, qual paga em dia e qual projeto realmente compensa o esforço.

A terceira é a mais valiosa. A maioria dos freelancers só percebe que o trabalho em que mais gasta energia é o que menos rende quando vê os números.

Despesas que você esquece de registrar

Como os gastos de um freelancer são pequenos e dispersos, estes são os itens mais ignorados:

• Assinaturas de softwares e nuvem — pequenas por mês, surpreendentes no total anual
• A proporção da fatura de internet e telefone usada para o trabalho
• Aquisição de equipamentos
• Transporte para reuniões com clientes
• Cursos, treinamentos e livros
• Taxas de contabilidade e consultoria

Quais destas despesas podem ser deduzidas varia de acordo com o seu tipo de enquadramento fiscal; esclareça o escopo com o seu contador. O seu trabalho é não perder o comprovante. Se você tem o hábito fraco de juntar recibos, fotografar o recibo para registrá-lo automaticamente facilita muito a sua vida.

Recebimentos: ninguém vai cobrar por você

Em uma empresa corporativa, o departamento financeiro faz o acompanhamento de recebíveis. Se você trabalha sozinho, esse departamento é você — e é difícil lembrar de um pagamento antigo enquanto entrega um projeto novo.

Duas coisas funcionam: colocar a data de vencimento no documento e ver os vencimentos próximos na lista. O relatório de recebimentos a realizar traz isso direto para a tela inicial, sem precisar de esforço de memória. Para a gestão de atrasos, você pode aplicar o calendário do artigo sobre como gerenciar recebíveis vencidos.

Estar pronto para a época de impostos

O traço em comum dos freelancers que entram em pânico na época de declaração é começar a juntar os registros naquela mesma semana.

A alternativa é simples: registre cada documento no dia em que o emitir, insira cada despesa no dia em que gastar. Quando o período chegar, tudo o que você precisará fazer é exportar o relatório e enviá-lo ao seu contador.

Até 500 documentos por ano, o plano gratuito do Qolay.App é mais do que suficiente para isso — a grande maioria dos freelancers nem chega perto desse limite. Você pode conferir o artigo sobre o plano gratuito para entender o escopo.

Perguntas frequentes

Não tenho uma empresa formalizada, mesmo assim devo fazer o controle?

Se você obtém renda, sim. Independentemente da sua situação fiscal, saber quanto ganha é essencial para tomar suas próprias decisões.

Recebo pagamentos do exterior, como faço o registro?

O mais limpo é manter a conta em moeda estrangeira na sua respectiva moeda e tratar a variação cambial separadamente. Como o aspecto fiscal varia conforme o seu enquadramento, consulte o seu contador.

Não entendo de contabilidade, não vai ser muito difícil?

A quantidade de termos necessários é mínima. O guia de pré-contabilidade para quem não é contador foi escrito exatamente para essa necessidade.

Manter registros como freelancer não é burocracia, é uma ferramenta para lidar com a renda irregular. Quando você sabe o que vai entrar e quando, até o mês fraco se torna gerenciável.

Abrindo uma conta gratuita no Qolay.App, você pode cadastrar seus clientes e projetos ainda hoje.