Wat is een proformafactuur en hoe maak je die?

Een proformafactuur wordt vaak verkeerd begrepen vanwege het woord "factuur" in de naam. Het is eigenlijk geen factuur, maar een offerte met een officiële uitstraling.

Het vormt geen boekhoudkundige boeking, genereert geen btw en kan niet als kostenpost worden opgevoerd. Desondanks is het onmisbaar bij export en zakelijke verkopen.

Waar dient het voor?

Een proforma is de gedocumenteerde manier om tegen de koper te zeggen: "Ik voer dit werk uit onder deze voorwaarden en voor deze prijs." Het komt op drie plekken van pas:

Vóór de betaling. Bij opdrachten die vooruit worden betaald, vraagt de koper om een document om de overboeking te kunnen doen. Omdat de goederen nog niet zijn geleverd, kan er nog geen factuur worden opgemaakt; de proforma overbrugt deze leemte.

Bij export. Een buitenlandse koper vraagt om een proforma voor een importvergunning, het openen van een accreditief (kredietbrief) of voor de eigen douanehandelingen.

Bij goedkeuringsprocessen binnen bedrijven. In grote ondernemingen is goedkeuring voor inkoop afhankelijk van een document waarop een bedrag vermeld staat. De proforma zet deze goedkeuring in gang.

Wat moet erin staan?

Er is geen verplicht formaat, maar een ontbrekende proforma leidt achteraf tot discussies. De volgende onderdelen moeten aanwezig zijn:

De naam van het document. Er moet duidelijk "Proformafactuur" op staan en het moet vermelden dat het geen financiële waarde heeft. Anders kan de koper dit aanzien voor een echte factuur en deze in de administratie opnemen.

Partijen en datum. Gegevens van de verkoper en koper, de opmaakdatum en het documentnummer.

Regels/items. Product-/dienstomschrijving, hoeveelheid, eenheidsprijs, valuta en het totaal.

Geldigheidstermijn. Het meest over het hoofd geziene punt. In een tijd waarin wisselkoersen en kosten schommelen, betekent het uitbrengen van een offerte zonder vervaldatum dat je over drie maanden met verlies verkoopt.

Betalings- en leveringsvoorwaarden. Betalingstermijn, betaalmethode, plaats van levering. Bij export daarnaast ook de leveringsvoorwaarde (Incoterms) en informatie over de oorsprong.

Van proforma naar factuur

Wanneer de koper akkoord gaat en de levering plaatsvindt, wordt de definitieve factuur opgemaakt. De meest gemaakte fout hierbij is het handmatig overtypen van de informatie uit de proforma op de factuur: er wordt een regel overgeslagen, een prijs verandert, of het bedrag klopt niet.

De juiste werkwijze is om de proforma te behouden op de plek waar je hem hebt aangemaakt en deze om te zetten in een factuur. Zo worden de regels, prijzen en klantgegevens exact overgenomen; het enige dat verandert, is het type document.

Voor proformas in vreemde valuta is er een extra punt: de wisselkoers op de factuurdatum kan verschillen van de koers op de ontvangstdatum. We hebben uitgelegd hoe dit verschil wordt gedocumenteerd in het artikel over de koersverschilfactuur.

Is de vormgeving belangrijk?

Een proforma is vaak het eerste schriftelijke document dat een klant van jouw bedrijf ontvangt. Het verschil tussen een verspringende tabel in Word en een verzorgde PDF met logo is direct van invloed op de perceptie van professionaliteit.

We hebben het aanpassen van documentuitdraaien aan je merk besproken in het artikel over afdruksjablonen aanpassen.

In plaats van je standaardnotities (bankgegevens, geldigheidstermijn, retourvoorwaarden) handmatig op elk document te typen, kun je ze koppelen aan een sjabloon; het artikel over omschrijvingssjablonen legt dit uit.

Veelgestelde vragen

Kan ik betalingen ontvangen op basis van een proformafactuur?

Ja, de koper kan betalen op basis van de proforma. Je moet echter na de inning wel de echte factuur opmaken; de proforma vervangt deze niet.

Moet ik btw vermelden op een proforma?

Bij binnenlandse verkopen zorgt het vermelden hiervan ervoor dat de koper de totale kosten kan zien. Bij export wordt deze zonder btw opgemaakt.

Gebruikt een proformanummer dezelfde reeks als een factuurnummer?

Nee, houd deze apart. Het door elkaar halen met de officiële factuurreeks maakt de opvolging lastig.

Kan de koper een proforma als kostenpost opvoeren?

Nee. Een proforma is geen financieel document; voor een kostenboeking is een echte factuur vereist.

De proforma is de allereerste stap van de verkoop. Wanneer deze correct is opgesteld, vergemakkelijkt dit zowel de kans om de deal te sluiten als het daaropvolgende facturatieproces.

Open een gratis account bij Qolay.App en beheer je documentprocessen vanuit één centrale plek.