Hoe pas je een factuurprintsjabloon aan?

De factuuruitdraai is vaak het laatste contactmoment dat een klant met je merk heeft. Je website, verpakking en presentatie kunnen nog zo verzorgd zijn; als het document dat ze in handen krijgen saai en naamloos is, gaat die indruk daar verloren.

Bovendien kost het minder moeite om dit te verhelpen dan je zou denken.

Twee ontwerpmethoden

In Qolay.App kun je je sjablonen op twee manieren ontwerpen:

• Visual designer: Je sleept velden eenvoudig naar de juiste plek. Je voegt een logo toe, past de indeling aan en bepaalt welke informatie waar wordt weergegeven. Geen technische kennis vereist.
• HTML designer: Volledige controle via code. Deze optie is handiger als je een huisstijlhandleiding hebt of een zeer specifieke lay-out nodig hebt.

Voor de meeste bedrijven is de visual designer ruim voldoende. Je hebt de HTML-kant alleen nodig als je met een bureau werkt.

Niet alleen voor facturen

Sjabloonontwerp is niet beperkt tot verkoopfacturen. Je kunt ook afzonderlijke sjablonen instellen voor orderbonnen, incasso- en betalingsbewijzen, overboekingsdocumenten en onkostenbonnen.

Vooral de betalingsbon is handig: wanneer je geld ontvangt van een klant, oogt het verstrekken van een net document in plaats van een handgeschreven notitie niet alleen professioneel, het maakt ook een einde aan eventuele "ik heb al betaald"-discussies achteraf.

Lijstuitdraai

Naast losse documenten kun je ook met één klik PDF's genereren vanuit overzichtsschermen. Een factuurlijst, relatie-accountoverzicht of incassolijst wordt direct omgezet in een uitdraai.

Dit is het meest gebruikte onderdeel bij het aanleveren van periodegegevens aan je accountant of bij het afstemmen met een klant.

Waar moet je op letten bij het ontwerpen?

• Verwijder geen verplichte velden. Als belastinggegevens of documentnummers worden weggelaten vanwege esthetiek, kan het document ongeldig worden.
• Houd het logo op een redelijk formaat. Een logo dat een derde van de pagina beslaat, zorgt ervoor dat de factuurregels naar de tweede pagina verschuiven.
• Print het uit om te controleren. Een ontwerp dat er op het scherm goed uitziet, kan er op papier anders uitzien; vooral grijstinten vallen op een zwakke printer vaak weg.
• Test lange regelitems. Een sjabloon die er bij drie regels netjes uitziet, kan vervormen bij een factuur met dertig regels.

Een sjabloon en een toelichting zijn twee verschillende dingen

Een veelvoorkomend misverstand: een afdruksjabloon bepaalt het uiterlijk van het document; vaste teksten die aan het document worden toegevoegd, zijn een aparte instelling.

Als je een IBAN, betaaltermijnwaarschuwing of een regelsaldo wilt toevoegen, vind je dat bij de e-document toelichtingssjablonen.

Veelgestelde vragen

Verandert dit ook het uiterlijk van de e-factuur voor de ontvanger?

Het uiterlijk van de e-factuur aan de kant van de ontvanger wordt bepaald via XSLT en is een aparte instelling. Het afdruksjabloon heeft invloed op de uitdraai die jij genereert. We hebben het verschil tussen de documenttypen uitgelegd in ons artikel over e-facturen en e-archief facturen.

Kan ik meerdere sjablonen hebben?

Je kunt afzonderlijke sjablonen instellen op basis van documenttypen. Als je meerdere bedrijven gebruikt, heeft elk bedrijf zijn eigen ontwerp.

Kan ik afdrukken vanaf een mobiel apparaat?

Je kunt het document delen als PDF. Het sjabloonontwerp zelf wordt op het web gedaan — we hebben dit onderscheid behandeld in het artikel e-facturatie via mobiel.

Kan ik terugkeren naar het origineel als ik het verpruts?

De standaardsjablonen blijven behouden; je kunt hier altijd naar terugkeren. Het blijft echter een goede gewoonte om een kopie te maken van je huidige ontwerp voordat je gaat experimenteren.

Je ontwerpt het één keer en vanaf dat moment wordt elk document in die huisstijl gegenereerd. Een investering van een halfuur die zich verspreidt over duizenden documenten.

Open een gratis account bij Qolay.App en begin direct door je logo toe te voegen aan je sjabloon.