Cloud of Desktop? De keuze in boekhoudsoftware

Bij het kiezen van een boekhoudprogramma kijken de meeste mkb'ers eerst naar de screenshots en de prijs. Het echte verschil is eenvoudiger: waar staat de data, wie heeft er toegang toe, en wie beheert de back-ups?

Het verschil tussen de cloud (online) en desktop zit hem minder in een functielijst en meer in je bedrijfsroutine. In dit artikel vergelijken we beide op het gebied van toegang, back-ups, updates en totale kosten.

Wat beide modellen betekenen

• Desktop. De software wordt op de computer geïnstalleerd; het databestand blijft op dat apparaat of op een lokale server op kantoor staan. Werkt ook zonder internet.
• Cloud. Je logt in via een browser of app; de data wordt opgeslagen op de servers van de aanbieder. Internet is vereist; overal vandaan toegang mogelijk.

Beide kunnen wettelijke documenten genereren. Het verschil zit in het dagelijks gebruik en waar het risico ligt — niet in de vraag "welke is moderner".

Toegang en samenwerking

Bij desktop betekent een tweede gebruiker vaak remote desktop, data overzetten via een USB-stick of "dan kijk ik er vanavond op kantoor wel naar". Het risico op corruptie wanneer twee mensen hetzelfde bestand openen is een klassiek verhaal.

In de cloud kijken je accountant, buitendienstverkoper en kantoor naar dezelfde gegevens (op basis van hun rechten). Je hoeft niet terug naar kantoor om een factuur te versturen, een betaling in te voeren of een bon te uploaden. In het artikel Mobiele administratie onderweg hebben we deze routine besproken.

Wie beheert de back-up

Bij desktop is de back-up jouw verantwoordelijkheid. Als een schijf crasht, de computer wordt gestolen of een bestand per ongeluk wordt verwijderd, is het verlies jouw eigen zorg. Zeggen dat je "elke vrijdag een back-up maakt" betekent dat je moet controleren of die daadwerkelijk is gemaakt en ergens anders is opgeslagen.

In de cloud wordt de infrastructuurback-up door de aanbieder verzorgd, maar je moet alsnog exports en je eigen archief niet verwaarlozen. Het is een goede gewoonte om met name e-document XML's ook lokaal op te slaan. We hebben dit toegelicht in de artikelen over e-document back-ups en AVG / gegevensbeveiliging.

Updates, e-documenten en wetgeving

Wijzigingen in e-facturatie en fiscale regels komen regelmatig voor. Op de desktop komen updatepakketten installeren, versie-incompatibiliteiten en de paniek van "ik kan niet factureren zonder deze update" nog steeds vaak voor.

In de cloud worden updates centraal doorgevoerd; je hoeft geen nieuwe versies handmatig te installeren. Daartegenover staat dat bij een storing of vertraging de optie "lokaal doorwerken" van een desktopnotitie er mogelijk niet is — een afweging die je bewust maakt.

Hoe je de kosten moet interpreteren

Een desktoplicentie lijkt op een "eenmalige aankoop", maar daar komen kosten voor servers, back-upschijven, IT-ondersteuning en updates nog bovenop. In de cloud werk je met een abonnement, maar vervallen de installatie- en back-uplast.

Maak de vergelijking op basis van de totale kosten over drie jaar: licentie + hardware + back-up + storingsrisico + aantal gebruikers. Een programma met een lange functielijst is niet per definitie het juiste programma voor jou. In de lijst met criterium voor het kiezen van administratieve software hebben we de te stellen vragen op een rij gezet.

Welke past bij jou

• Desktop is wellicht logischer bij: locaties met onbetrouwbaar internet, een verplichte lokale gegevensopslag, of een reeds beheerde serverinfrastructuur.
• Cloud is wellicht logischer bij: meerdere gebruikers en locaties, samenwerken met een accountant, mobiel gebruik onderweg, en het centraal beheren van e-documenten en integraties.

Voor veel kleine bedrijven is het beslismoment "extern kunnen meekijken" en "zorgen dat de back-up niet wordt vergeten". Als deze twee behoeften de boventoon voeren, wint het cloudmodel in de praktijk.

Veelgestelde vragen

Is de data in de cloud van mij?

Ja; de data is van jouw bedrijf. Lees in het contract de voorwaarden over data-export, het sluiten van accounts en bewaartermijnen. Vraag tijdens de demo "hoe kan ik mijn data downloaden?".

Wat gebeurt er als het internet uitvalt?

In de cloud kun je op dat moment geen gegevens invoeren. Overweeg voor kritieke verkoopmomenten een mobiele back-upverbinding of een korte offline notitie + latere invoer. Bij desktop is externe toegang juist weer een probleem.

Mijn accountant gebruikt een desktop, kan ik overstappen naar de cloud?

Ja. Je houdt je administratie bij in de cloud en exporteert de periodieke gegevens naar je accountant. In het artikel Het verschil tussen boekhouding en bedrijfsadministratie leggen we de rolverdeling uit.

Gaat er data verloren bij de overstap?

Als het niet goed wordt gepland, ja. Openingssaldi, relatie- en artikelgegevens moeten op volgorde worden overgezet. De volgorde-logica uit het artikel Overstappen van Excel naar administratiesoftware werkt ook bij de migratie van desktop naar cloud.

Kortom: de keuze draait niet om een "mooie interface", maar om de vraag bij wie de lasten van toegang, back-up en updates komen te liggen. Voor bedrijven met een klein team en e-documentverplichtingen levert het cloudmodel vaak de minste verrassingen op.

Open een gratis account bij Qolay.App en ervaar online bedrijfsadministratie met je eigen data.

Dit artikel is uitsluitend bedoeld ter algemene informatie. Softwarekeuze en verplichtingen rondom gegevensopslag verschillen per bedrijf; raadpleeg indien nodig een specialist voor contract- en AVG-vraagstukken.