Ben ik verplicht om een ​​voorboekhouding bij te houden? Voor wie is dit nodig?

Laten we de vraag direct beantwoorden: in de wetgeving is er geen artikel dat zegt: "je bent verplicht om een voorboekhouding bij te houden".

Maar dit betekent niet dat je het achterwege kunt laten. Want de dingen die wel verplicht zijn — documenten opmaken, boeken bijhouden, belastingaangifte doen — kunnen niet zonder een voorboekhouding. De wet legt je geen methode op, maar een resultaat.

Wat is er wettelijk verplicht?

Hoewel dit afhangt van je type onderneming, geldt het volgende voor vrijwel elk bedrijf:

• Documenten opmaken. Je bent verplicht om een factuur, kwitantie of gerelateerd document op te maken voor de verkoop die je doet.
• Boeken bijhouden. Welke boeken je moet bijhouden hangt af van je ondernemersvorm; dit wordt bepaald door je boekhouder of fiscalist.
• Documenten bewaren. Je bent verplicht om de documenten die je hebt opgemaakt en ontvangen te bewaren voor de wettelijke termijn.

Voorboekhouding is niet de naam van een van deze drie. Maar het is wel de naam van het registratiesysteem dat alle drie voedt. Als je facturen niet netjes bijhoudt, is je administratie incompleet; als je documenten verspreid liggen, kun je niet aan je bewaarplicht voldoen.

De situatie per bedrijfstype

Eenmanszaak

Bij de meeste eenmanszaken is de boekhoudkundige last relatief licht en wordt dit door de boekhouder beheerd. Desondanks is dit meestal de groep die het meest behoefte heeft aan een voorboekhouding — omdat degene die het werk doet, verkoopt en incasseert dezelfde persoon is. Er is geen tweede persoon om je te herinneren aan debiteurenbeheer.

Besloten vennootschappen (bv's)

De administratieve verplichtingen zijn zwaarder en de kwaliteit van de data die naar de boekhouder gaat, weerspiegelt zich direct in de kosten. Chaotisch aangeleverde documenten betekenen meer bestede uren door de boekhouder en meer correcties aan het einde van de periode.

Zelfstandigen / freelancers

Het opmaken van kwitanties en het bijhouden van betalingen springen eruit. Als je op projectbasis werkt, is het bijhouden van wanneer welke taak is geïncasseerd de enige manier om inkomensschommelingen te beheren. Het artikel Inkomsten- en uitgavenbeheer voor freelancers richt zich op dit scenario.

E-commerce ondernemers

Hier wordt het serieus. Wanneer marktplaatscommissies, retouren, verzending en verschillende betalingskanalen samenkomen, wordt handmatige tracking in de praktijk onmogelijk. In het artikel Veelgemaakte fouten in de e-commerceboekhouding hebben we de duurste voor je verzameld.

Waar loopt de gedachte "mijn boekhouder regelt het" vast?

Deze zin komt veel voor en klopt ten dele. Je boekhouder dient de belastingaangifte in, houdt de boeken bij en voert de officiële procedures uit.

Wat hij niet doet is dit: je vertellen wiens betaling vandaag is verlopen. Omdat een boekhouder met de periode in het verleden werkt; jij werkt met het heden. Het overzicht van januari dat in maart binnenkomt, helpt je niet bij een beslissing die in januari genomen had moeten worden.

De twee zijn geen concurrenten. Je boekhouder zorgt voor compliance, de voorboekhouding zorgt voor controle.

Vanaf welk punt is het niet meer uit te stellen?

Bij een pas opgericht bedrijf dat maandelijks een paar facturen uitschrijft, redden boeken en ordners het nog wel een tijdje. Maar zodra een van de volgende drempels wordt overschreden, nemen de kosten van uitstel snel toe:

• Wanneer je op krediet begint te verkopen. Bij contant werken is debiteurenbeheer eenvoudig; zodra er betalingstermijnen in het spel komen, wordt vorderingenbeheer een serieuze taak.
• Wanneer je e-factuurplichtig wordt. Documenten worden nu digitaal gegenereerd; het is verplicht om dit proces naar een softwareprogramma te verplaatsen.
• Wanneer je voorraad begint aan te houden. Het beheren van hoeveel goederen je hebt op basis van gissingen leidt al snel tot verliezen.
• Wanneer een tweede persoon bij het bedrijf betrokken raakt. Als de administratie alleen in jouw hoofd zit, heeft niemand in het team er toegang toe.

Waar te beginnen?

Voor de eerste week zijn drie dingen voldoende: je huidige kas- en banksaldi, je openstaande vorderingen en schulden, en de relatiekaarten waar je regelmatig mee werkt. De rest ontwikkelt zich naarmate je doorgaat.

Als de concepten nieuw voor je zijn, begin dan met onze gids voor voorboekhouding voor niet-boekhouders; daarin worden basistermen in eenvoudige taal uitgelegd.

Veelgestelde vragen

Krijg ik een boete als ik geen voorboekhouding bijhoud?

Er wordt niet direct een boete opgelegd met de reden "u heeft geen voorboekhouding bijgehouden". Boetes vloeien voort uit situaties zoals het niet opmaken van documenten of het veronachtzamen van boekhoud- en aangifteverplichtingen. Voorboekhouding is de structuur die dit voorkomt.

We zijn net opgericht, er is nog geen omzet. Is het dan alsnog nodig?

Het is het makkelijkst om vanaf het begin je oprichtingskosten te registreren; achteraf alles verzamelen is vele malen moeilijker.

Welk administratieboek moet ik bijhouden voor mijn eigen bedrijf?

Dit wordt bepaald op basis van je ondernemersvorm en is het terrein van je boekhouder. Het is niet juist om hier een algemeen geldend antwoord op te geven.

Is Excel niet voldoende?

Bij een laag volume kan het voldoende zijn. We hebben de grenzen en het moment van overstappen besproken in ons artikel over de overstap vanuit Excel.

Kortom: voorboekhouding is geen wettelijke verplichting, maar de manier om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. En het echte voordeel zit hem niet in compliance, maar in het feit dat je grip hebt op je eigen bedrijf.

Open een gratis account op Qolay.App en zet vandaag nog je administratieve structuur op.

Dit artikel is uitsluitend bedoeld voor algemene informatiedoeleinden en vormt geen juridisch of financieel advies. Raadpleeg je boekhouder voor je specifieke verplichtingen.