Inkomsten- en uitgavenbeheer voor freelancers

Het financiele probleem van freelancers is vaak niet dat ze te weinig verdienen. Het is het grote verschil tussen een goede maand en een slechte maand.

In maart lever je drie projecten op, april is stil en in mei komen twee betalingen in dezelfde week binnen. De enige manier om met deze onregelmatigheid om te gaan, is door te zien hoeveel je verdient en wanneer je het ontvangt.

Scheid je bedrijf en je privé-uitgaven

Als je als eenmanszaak werkt, is dit het makkelijkst te vergeten. De klant stort het geld op je privérekening, daar doe je je boodschappen van, en aan het eind van de maand heb je geen idee wat je hebt verdiend.

Het openen van een aparte zakelijke rekening en het overmaken van een vast bedrag naar jezelf is de meest praktische manier om onregelmatig inkomen regelmatig te maken. Al het inkomen is van jou, maar dat betekent niet dat het deze maand allemaal op moet.

Kijk per project, niet per maand

Een maandelijks overzicht van inkomsten en uitgaven is misleidend voor freelancers; als er twee betalingen in dezelfde maand vallen, lijkt die maand fantastisch en de volgende rampzalig.

Maak in plaats daarvan voor elke klant een aparte relatiekaart aan en volg elk project als een apart document. Zo zie je deze drie dingen: welke klant hoeveel werk oplevert, wie er op tijd betaalt en welk werk qua inkomen de moeite waard is.

Het derde punt is het waardevolst. De meeste freelancers realiseren zich pas als ze de cijfers zien dat het werk waar ze de meeste moeite voor doen, het minst oplevert.

Vergeten uitgaven om te registreren

Omdat de uitgaven van een freelancer klein en versnipperd zijn, worden deze posten het vaakst over het hoofd gezien:

• Software- en cloudabonnementen — maandelijks klein, jaarlijks verrassend hoog
• Het deel van de internet- en telefoonrekening dat zakelijk is
• Aankopen van apparatuur
• Reiskosten voor klantbezoeken
• Training, cursussen, boeken
• Kosten voor boekhouding en advies

Welke hiervan als aftrekbare kosten kunnen worden beschouwd, hangt af van je ondernemingsvorm; bespreek de omvang hiervan met je boekhouder. Jouw taak is om het document niet kwijt te raken. Als je de gewoonte hebt om bonnetjes te verliezen, maakt het fotograferen en automatisch registreren van bonnetjes dit een stuk eenvoudiger.

Betalingen: niemand gaat je eraan herinneren

In een groot bedrijf beheert de boekhouding het debiteurenbeheer. Als je solopreneur bent, ben jij die afdeling — en het is lastig om aan die eerdere betaling te denken terwijl je een nieuw project oplevert.

Twee dingen werken goed: een vervaldatum op het document zetten en de vervallende bedragen in een lijst zien. Het overzicht van te ontvangen betalingen brengt dit naar je hoofdscherm; je hoeft het niet te onthouden. Voor het beheer van vertragingen kun je de agenda gebruiken uit het artikel over vervallen vorderingen.

Klaar zijn voor de belastingperiode

Het gemeenschappelijke kenmerk van freelancers die paniekerig zijn tijdens de belastingaangifte, is dat ze pas in die week beginnen met het verzamelen van hun administratie.

Het alternatief is simpel: registreer elk document op de dag dat je het opmaakt, voer elke uitgave in op de dag dat je het uitgeeft. Als de periode aanbreekt, hoef je alleen nog maar het rapport te exporteren en naar je boekhouder te sturen.

Het gratis abonnement van Qolay.App is hiervoor voldoende tot maximaal 500 documenten per jaar — de grote meerderheid van de freelancers komt niet eens in de buurt van deze limiet. Bekijk het artikel over het gratis abonnement voor de details.

Veelgestelde vragen

Ik heb geen eenmanszaak, moet ik het toch bijhouden?

Als je inkomen genereert, ja. Wat je belastingstatus ook is, weten wat je verdient is essentieel voor je eigen beslissingen.

Ik krijg betaald vanuit het buitenland, hoe registreer ik dat?

Het netst is om de vreemde valuta rekening in zijn eigen valuta te houden en het koersverschil apart te behandelen. Omdat de fiscale kant per rechtsvorm verschilt, kun je het beste je boekhouder raadplegen.

Ik ken niets van boekhouding, is dat niet moeilijk?

Het aantal benodigde termen is erg klein. De handleiding boekhouden voor niet-boekhouders is precies hiervoor geschreven.

Als freelancer is het bijhouden van je administratie geen bureaucratie, maar een hulpmiddel om met een onregelmatig inkomen om te gaan. Zodra je weet wanneer er wat binnenkomt, wordt een lege maand ook beheersbaar.

Open een gratis account bij Qolay.App en begin vandaag nog met het registreren van je klanten en projecten.