Voorboekhouding Gids Voor Niet-Boekhouders

De taal van de boekhouding heeft iets ontmoedigends. Als je met je boekhouder praat, vallen termen als "proefbalans", "journaalpost" en "grootboek" en voel je je al snel buitengesloten van het gesprek.

Het goede nieuws is: de meeste van die woorden horen bij de algemene boekhouding en zijn jouw pakkie-an niet. Om dagelijks de administratie bij te houden, zijn er in totaal slechts zes termen die je echt moet kennen.

Zes termen die je moet kennen

Als je deze zes kent, snap je negentig procent van de schermen. De rest leer je vanzelf door het te gebruiken.

Twee koppels die het vaakst worden verward

Een factuur en een ontvangst zijn niet hetzelfde. Een factuur betekent: "Ik heb je zoveel goederen verkocht, je bent me dit bedrag verschuldigd." Een ontvangst daarentegen is het moment dat het geld daadwerkelijk binnenkomt. Het kan zomaar dat je een factuur hebt gestuurd maar het geld nog niet hebt ontvangen — en laat dit nou precies de oorzaak zijn van de meeste liquiditeitsproblemen.

Een overboeking en een betaling zijn niet hetzelfde. Een overboeking is tussen je eigen rekeningen: zoals geld storten van de kas naar de bank. Je geld verschuift van plek, maar vermindert niet. Een betaling daarentegen betekent dat geld het bedrijf verlaat. Door deze twee door elkaar te halen, lijken je uitgaven hoger dan ze in werkelijkheid zijn.

Dagelijkse routine: vijf minuten

Het bijhouden van de administratie proppen in één dag per maand is de nummer één reden waarom mensen afhaken. Zo ziet de dagelijkse praktijk eruit:

1. Voer de facturen die je overdag hebt opgesteld in het systeem in (als je ze al in het systeem opstelt, kun je deze stap overslaan).
2. Verwerk het binnenkomende geld als een ontvangst.
3. Registreer je uitgaven als kosten en voeg de bon direct toe.

Als je de gewoonte hebt om bonnetjes te verzparen, maakt het scannen van onkostenbonnen deze stap een stuk korter: je maakt een foto van de bon en het bedrag en de datum worden automatisch uitgelezen.

Maandelijkse routine: een half uur

Kijk aan het einde van de maand naar deze drie dingen, meer is niet nodig:

• Vervallen vorderingen. Wie, hoeveel en al hoe lang. Hoe korter deze lijst, hoe beter je liquiditeit.
• Resultatenrekening (inkomsten en uitgaven). Wat is er deze maand binnengekomen, wat is er uitgegaan en welke post is hoger dan verwacht.
• Kas- en banksaldo. Klopt het cijfer in het systeem met de werkelijkheid? Zo niet, dan ontbreekt er ergens een boeking.

Vier fouten die beginners vaak maken

• Vergeten de openingssaldi in te voeren. De meest gemaakte en duurste fout. Het systeem begint vanaf nul en je oude vorderingen blijven onzichtbaar.
• Proberen om voorgaande jaren met terugwerkende kracht te verwerken. Dit houdt vrijwel nooit op en slurpt je motivatie op. Prik een startdatum en begin vanaf daar.
• Hetzelfde bedrijf dubbel aanmaken. Het saldo wordt dan in tweeën gedeeld en geen van beide klopt meer.
• Zakelijke en privé-uitgaven door elkaar halen. Als je boodschappen en de kantoorhuur van dezelfde rekening betaalt, wordt geen enkel rapport meer betrouwbaar.

Iemand om het aan te vragen als je vastloopt

Voor iemand die geen kaas heeft gegeten van boekhouden, is het lastigste moment wanneer je niet snapt waarom een cijfer zo uitvalt. De assistent in Qolay.App helpt je hierbij: in plaats van te zoeken door menu's, typ je gewoon "hoe staat het met mijn btw deze maand" of "wat is het saldo van dhr. Jansen" en krijg je direct antwoord. Hij bereidt ook factuurconcepten voor, maar jij geeft altijd de definitieve goedkeuring voor de verzending.

We hebben uitgelegd hoe dit werkt in het artikel over Qolay Assistant.

Veelgestelde vragen

Moet ik een boekhoudcursus volgen?

Voor de debiteuren- en crediteurenadministratie is dat niet nodig. De zes bovenstaande termen en de gewoonte om regelmatig te boeken volstaan. Het grootboek en de belastingaangiften zijn sowieso het terrein van je accountant.

Hoe lang duurt het voordat ik eraan gewend ben?

De eerste maand is rommelig, de tweede maand valt alles op zijn plek. De echte uitdaging is niet het leren zelf, maar het dagelijks verwerken tot een gewoonte maken.

Wat gebeurt er als ik een fout maak bij het boeken?

Dat kan worden gecorrigeerd. Als het om een reeds geregistreerd e-document gaat, gelden er andere correctieregels; we hebben dit onderwerp behandeld in het artikel over e-facturen en e-archieffacturen.

Waar kan ik de basisconcepten leren?

Het artikel wat is de startende/interne boekhouding legt in klare taal de reikwijdte en het verschil met de algemene boekhouding uit.

Je hoeft geen boekhouder te worden. Je hoeft alleen maar inzicht te hebben in je eigen cijfers — en dat betekent simpelweg zes termen en vijf minuten per dag.

Open een gratis account op Qolay.App en begin direct met het aanmaken van je eerste relatiekaart.