¿Qué es la Obligación de E-Adisyon?

El ticket de cuenta dejado en la mesa es uno de los hábitos más antiguos del sector de la hostelería y la restauración. Ahora, se espera que este ticket cuente con un registro digital.

El e-adisyon (comanda electrónica) significa la creación y el mantenimiento del registro en un entorno electrónico de la cuenta presentada al cliente. Se está implementando gradualmente para cafés, restaurantes, pastelerías y empresas de servicios similares.

¿Por qué la comanda se considera un documento?

La comanda es el documento provisional que se emite antes de que se cierre la cuenta del cliente. Muestra qué se ha consumido, cuál es el importe total y a qué mesa pertenece. Cuando se recibe el pago, este importe se convierte en una factura o un ticket de venta al por menor.

En la comanda de papel, el primer eslabón de la cadena no se podía auditar: si el ticket se rompía, no quedaba ningún rastro. En la comanda electrónica, en cambio, el registro se almacena en el momento en que se genera y coincide con el documento emitido posteriormente.

Por esta razón, es más acertado pensar en el e-adisyon no como una simple obligación, sino como una parte de la cadena que va desde la venta hasta la factura.

¿Quiénes están incluidos en el ámbito de aplicación?

El ámbito se basa principalmente en las empresas que ofrecen servicios de alimentación y bebidas: fuentes de soda, restaurantes, cafeterías, pastelerías, cafés y establecimientos similares, así como las unidades de alimentación y bebidas dentro de los alojamientos.

El alcance y las fechas se determinan mediante comunicados y se amplían con el tiempo. Verifique con su asesor fiscal o a través del anuncio actualizado de la Administración Tributaria si su empresa está dentro del alcance este año; tome la información de este artículo como un marco general y confirme las fechas y los umbrales en su fuente original.

Estar preparado en la fecha en que se incluye en el ámbito significa un proceso mucho más tranquilo que solicitarlo en ese mismo momento. En un negocio donde no se ha establecido el sistema de comandas, la transición no es solo un asunto de software, sino que cambia el flujo del servicio en sí.

¿Qué se necesita para la transición?

El orden suele funcionar de la siguiente manera:

1. Sello financiero o firma electrónica. Para poder emitir documentos electrónicos, se requiere el sello financiero de su empresa o una firma electrónica en el caso de las empresas unipersonales. Explicamos los detalles en el artículo sobre la solicitud de sello financiero y firma electrónica.

2. Infraestructura de documentos electrónicos. El e-adisyon no se instala por sí solo; funciona junto con las aplicaciones de factura electrónica (e-fatura) y archivo electrónico (e-arşiv). Abordamos la diferencia entre ambos en el artículo sobre las diferencias entre la factura electrónica y el archivo electrónico.

3. Selección del método. Portal de la GİB (Administración Tributaria), integrador privado o integración directa. Para la gran mayoría de las pequeñas y medianas empresas, la vía del integrador privado es la más práctica. El artículo sobre la selección del integrador trata esta decisión en detalle.

4. Organización del flujo de servicio. Los pasos de apertura de mesas, adición de productos y cierre de cuentas deben registrarse en el sistema. Esto significa un cambio en los hábitos de la caja registradora.

Después de la comanda: factura y contabilidad básica

El e-adisyon solo digitaliza el documento; el verdadero beneficio comienza después. Si el registro de ventas creado cuando se cierra la cuenta se traslada correctamente a la contabilidad básica, el informe de fin de día, el seguimiento del IVA y el consumo de stock encajan por sí solos.

En Qolay.App, este flujo equivale a lo siguiente: se emite el documento de venta, se registra en la cuenta en la que ingresó el cobro y, al final del día, el saldo de la caja y del banco coincide con la realidad. Para la configuración de la cuenta, puede consultar el artículo sobre la gestión de bancos y caja.

En los cobros realizados con tarjeta, también se debe tener en cuenta la diferencia por comisiones; el artículo sobre la conciliación de POS y el seguimiento de comisiones aborda este tema por separado.

Preguntas frecuentes

¿El e-adisyon reemplaza al ticket de la caja registradora?

No. La comanda es el documento provisional que se emite antes del pago. Una vez recibido el pago, se sigue emitiendo por separado una factura o un documento de venta al por menor.

¿También es necesario para un café pequeño?

El ámbito varía según el tipo de negocio y los criterios determinados en el comunicado. Estar fuera del ámbito hoy no significa que vaya a permanecer fuera en el próximo período.

¿Qué pasa si se corta Internet?

Para el escenario de cortes, asegúrese de consultar el comportamiento de trabajo sin conexión y de envío posterior de la solución que utilice. Durante un servicio con mucho movimiento, este detalle es el más crítico.

¿Durante cuánto tiempo debo conservar los documentos?

La obligación de almacenamiento de los documentos electrónicos funciona con la misma lógica que los documentos en papel. Explicamos los plazos y la responsabilidad en el artículo sobre la obligación de conservación de documentos electrónicos.

Visto por sí solo, el e-adisyon es una obligación; visto desde la perspectiva del negocio, significa que las cuentas cuadran al final del día.

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