Gestión de Bancos y Caja: Guía Práctica

El seguimiento de caja y bancos es la parte más fácil y más descuidada de la contabilidad básica. Es fácil porque su regla es única: cada vez que el dinero se mueve, se genera un registro.

Se descuida porque nadie se olvida de emitir una factura, pero todo el mundo se olvida de anotar los 300 liras que salieron de la caja.

Configure primero las cuentas correctamente

Defina tantas cuentas como fuentes de dinero reales tenga. Cuatro tipos son suficientes:

• Caja: El efectivo en mano. Si tiene sucursales, abra una caja separada para cada sucursal.
• Banco: Cada cuenta bancaria por separado. Si tiene dos cuentas en el mismo banco, ambas van por separado.
• Tarjeta de crédito: Tarjetas de empresa. La deuda surge en el momento del gasto y se salda cuando se paga el extracto.
• Sistema de pago: TPV virtual y proveedores de cobro online. Esta cuenta es imprescindible si hace comercio electrónico.

El primer paso de la configuración es introducir los saldos de hoy. Si no se hace esto, todas las cifras posteriores se desajustarán.

Una transferencia no es un gasto

Este es el error conceptual más común. Cuando deposita dinero de la caja al banco, el dinero no sale del negocio, solo cambia de lugar. Si registra esto como un "gasto", sus gastos parecerán más altos de lo real y su beneficio más bajo.

La distinción es sencilla: si es entre dos cuentas suyas, es una transferencia; si va a un tercero (contacto) o a un gasto, es un pago.

La misma lógica se aplica a los ingresos: el dinero que llega de un cliente es un cobro, y el dinero que retira del banco a la caja es una transferencia.

¿De dónde sale el desfase de caja?

Cuenta la caja por la noche y no coincide con la cifra del sistema. Los motivos casi siempre son estos cuatro:

• Gastos menores no registrados. Envíos, comida, papelería. Por separado parecen insignificantes, pero a fin de mes el total sorprende.
• Realizar gastos personales desde la caja del negocio. Si no separa la caja de la empresa de su bolsillo, ningún informe tendrá sentido.
• Procesar la transferencia de forma unilateral. Se registró la salida de la caja, pero no la entrada en el banco.
• Registrar el cobro en la cuenta incorrecta. El dinero llegó al banco pero se registró en la caja.

Conciliación bancaria: una vez al mes, diez minutos

A fin de mes, abra su extracto bancario y compárelo con los movimientos del sistema. Lo que busca son las diferencias entre ambas listas.

Por lo general, lo que suele faltar es: comisiones bancarias y de transferencia, órdenes de domiciliación, comisiones de TPV y montos retenidos. Estos se cargan en su cuenta sin que usted lo sepa; a menos que se registren, el saldo no cuadrará.

¿Cómo se ve en Qolay.App?

En la pantalla de cuentas, la caja, el banco, la tarjeta de crédito y el sistema de pago se encuentran en pestañas separadas; usted ve el saldo actual de cada uno de un vistazo. Las transferencias entre cuentas se realizan desde una pantalla independiente, por lo que las transferencias y los pagos no se mezclan.

Si desea procesar el registro de un gasto y su pago en un solo paso, consulte el artículo pago en un solo paso con registro de gastos; esto le libera de la carga de la partida doble.

Preguntas frecuentes

¿Debo definir también mi cuenta personal?

No la defina. Los registros comerciales solo deben incluir cuentas pertenecientes al negocio. Si realizó un pago en nombre de la empresa desde su cuenta personal, trátelo como un registro separado.

¿Cuándo debo registrar el gasto de la tarjeta de crédito?

Como gasto el día que realiza la compra; y como cancelación de la deuda de la tarjeta el día que paga el extracto. Ambas son operaciones distintas.

Tengo una cuenta en moneda extranjera, ¿cómo la sigo?

Mantenga la cuenta en su propia moneda; trate la diferencia de cambio como una partida separada. Mezclar movimientos en moneda extranjera y en liras en la misma cuenta hace que el saldo carezca de sentido.

¿Debo revisarlo diariamente o mensualmente?

Si trabaja con mucho efectivo, cierre la caja todos los días. Para el banco, una conciliación al mes es suficiente.

Cuando la caja y los bancos se llevan correctamente, todos los demás informes también se vuelven confiables. Si se llevan mal, ninguno sirve para nada.

Puede abrir una cuenta gratuita en Qolay.App y configurar sus cuentas con los saldos de hoy.