¿Cuáles son las diferencias entre la factura electrónica y la factura de archivo electrónico?

Ambos documentos son electrónicos. Ambos son facturas. Ambos contienen la misma información: comprador, importe, IVA, lista de conceptos. Entonces, ¿por qué existen ambos por separado?

Porque la diferencia entre ellos no está en el documento en sí, sino en cómo se transmite. Y tú no eliges cuál emitir: lo determina el comprador.

La diferencia en una sola frase

La e-Fatura (factura electrónica) se envía entre dos partes que son contribuyentes de facturas electrónicas, a través del sistema cerrado de la GİB (Administración Tributaria de Turquía). Llega directamente a la bandeja de entrada del comprador; no intervienen correos electrónicos ni papel.

Por otro lado, la e-Arşiv fatura (factura de archivo electrónico) se emite para todos los demás fuera de este sistema: consumidores finales y empresas que no son contribuyentes de facturas electrónicas. El documento se genera de forma electrónica y se reporta a la GİB, pero llega al comprador por correo electrónico, SMS o en formato impreso.

Puedes pensarlo como la diferencia entre un servicio de mensajería de circuito cerrado y el correo postal normal. La carta del interior es la misma; el método de transporte es diferente.

La pregunta decisiva: ¿es el comprador un contribuyente de e-Fatura?

Esta es la única pregunta que debes responder antes de emitirla. Lo determinante no es tu propio estatus fiscal, sino el de la otra parte.

• Si el comprador es contribuyente de e-Fatura → e-Fatura. No hay otra opción. A este destinatario no se le puede emitir una factura e-arşiv ni en papel.
• Si el comprador no es contribuyente de e-Fatura → e-Arşiv fatura. Ya sea un consumidor particular o una empresa sin dicha condición, el documento se emite como e-arşiv.

En la práctica, se ve así: si eres mayorista y vendes a tu distribuidor, probablemente sea una e-Fatura. Si el mismo día realizas una venta a un consumidor a través de tu sitio web, es una e-arşiv. Ambas se emiten el mismo día y desde el mismo programa.

¿Cómo sé si el comprador es contribuyente?

Preguntar al cliente es el método menos fiable; la mayoría de las veces él tampoco está seguro. Puedes consultarlo utilizando su número de identificación fiscal a través de la lista de contribuyentes de e-Fatura de la GİB.

En la práctica, no realizas esta comprobación manualmente. Los programas de contabilidad previa verifican el número de impuesto en la tarjeta del cliente y determinan el tipo de factura por sí mismos. Así es como funciona el flujo en Qolay.App: al seleccionar el cliente, el tipo de documento llega de forma automática, eliminando la posibilidad de elegir el tipo incorrecto.

Una advertencia: la lista de contribuyentes cambia. Un cliente que hoy no es contribuyente puede aparecer en la lista dentro de seis meses. Es necesario actualizar las tarjetas de clientes de vez en cuando.

Tabla comparativa

La cancelación y las objeciones no funcionan igual

Aquí es donde la diferencia puede doler más y se pasa por alto en la mayoría de las comparaciones.

Una e-Fatura no se puede cancelar unilateralmente una vez que llega a la otra parte. En el escenario comercial, el comprador puede rechazar el documento; en el escenario básico, la corrección generalmente se realiza mediante una factura de devolución. Es decir, no existe eso de "la emití mal, la borro".

En una factura e-arşiv, la cancelación se puede realizar antes de que venza el plazo de reporte. Si el plazo ha expirado, nuevamente se recurre a la corrección.

En conclusión: verificar el importe y el cliente antes de emitir la factura es mucho más económico que intentar corregirla después de haberla emitido.

Los tres errores más comunes

• Abrir dos tarjetas de cliente para el mismo cliente. Una con el número de impuesto actual y la otra con el registro antiguo. La factura se emite desde la tarjeta incorrecta y el tipo también se envía de forma errónea. Unificar los registros mediante el número de impuesto previene esto.
• No realizar un seguimiento de los cambios en el estatus de contribuyente. Continuar emitiendo una e-arşiv a un cliente después de que este haya entrado en la lista genera incumplimientos.
• Pensar que la copia impresa de una e-Fatura es la "factura". La copia en papel de una e-Fatura es meramente informativa; el documento en sí es el electrónico.

Emitir ambas desde un solo lugar

En el trabajo diario, no tiene sentido gestionar la e-fatura y la e-arşiv en programas separados. En Qolay.App la pantalla de facturación es única; al seleccionar el cliente se determina el tipo de documento, el envío se realiza a través del integrador y las e-facturas recibidas también se listan en el mismo lugar.

Si deseas ver el flujo de emisión de facturas paso a paso, consulta nuestro artículo cómo emitir una e-fatura paso a paso. Si quieres añadir notas fijas al pie de cada documento, como el IBAN o el saldo del cliente, las plantillas de descripción de e-documentos te serán de utilidad.

Preguntas frecuentes

¿Puedo entregar la e-Arşiv fatura en formato de papel?

Sí. La copia impresa de la factura e-arşiv se puede entregar al comprador. Esto no aplica en el caso de la e-Fatura.

No soy contribuyente de e-Fatura, ¿necesito emitir e-arşiv?

Si no tienes la condición de contribuyente, puedes emitir facturas en papel. Sin embargo, las situaciones que entran en el ámbito de la e-arşiv varían según la facturación y el sector; confirma tus propias obligaciones con tu asesor fiscal.

¿Se utiliza una serie de numeración separada para ambas?

Generalmente sí, se define una serie distinta. Configurar correctamente las series en el programa desde el principio es mejor que lidiar con confusiones de números más adelante.

¿Es la e-İrsaliye (guía de remisión electrónica) una de estas?

No, la e-irsaliye documenta el transporte de mercancías; no sustituye a la factura. Los detalles están en nuestro artículo sobre e-irsaliye.

En resumen: tú no eliges el documento, lo determina el comprador. Si tus tarjetas de clientes son correctas, el programa también seleccionará el tipo correcto y no tendrás que volver a preocuparte por este asunto.

Abriendo una cuenta gratuita en Qolay.App, puedes gestionar tus procesos de e-fatura y e-arşiv desde una sola pantalla.

Este artículo tiene fines únicamente informativos. Consulta con tu asesor fiscal para conocer tu situación como contribuyente y tus obligaciones en la emisión de documentos.