Obligación y Plazos de Conservación de E-Documentos

Existe un alivio común entre la mayoría de las empresas que pasan a la factura electrónica: "Ya no guardamos carpetas, todo está en el sistema".

En parte es verdad. Pero la obligación de conservación no ha desaparecido, simplemente ha cambiado de formato. Y la responsabilidad sigue siendo tuya.

¿Cuántos años se deben conservar?

En términos de legislación fiscal, los libros y documentos deben conservarse durante cinco años a partir del año natural siguiente al que correspondan.

Sin embargo, este no es el único plazo. El Código de Comercio establece una obligación de conservación de diez años para los libros y documentos comerciales. Es decir, aunque cinco años parezcan suficientes para el ámbito fiscal, se toman como base diez años en caso de disputas comerciales.

Enfoque práctico: elige el plazo más largo. El costo de almacenamiento es insignificante en comparación con el costo de no poder encontrar un documento después de diez años.

¿Por qué guardar solo el PDF no es suficiente?

El original de una factura electrónica no es un PDF, sino un archivo XML. El PDF es la representación legible por humanos de ese documento.

El sello fiscal o firma electrónica que otorga validez legal al documento se encuentra dentro del XML. Esta firma no está presente en la versión PDF; por lo tanto, el PDF por sí solo no sustituye al documento original.

Se puede solicitar el XML durante una auditoría. Decir "tengo los PDF" es como decir "tengo la fotocopia" en la época del papel.

Por esta razón, descarga y guarda los XML tanto de los documentos que envías como de los que recibes.

¿Qué pasa al cambiar de integrador?

Este es un riesgo del que uno se percata tarde. Cuando cambias de integrador autorizado, tu acceso a los documentos pasados puede verse interrumpido. El proveedor anterior no está obligado a ofrecer acceso ilimitado una vez finalizado el contrato.

Sin embargo, la obligación de conservación recae sobre el contribuyente. Es decir, no poder acceder a los documentos no se considera una excusa válida.

Por ello, es fundamental descargar el archivo XML de todos los documentos antes de cambiar de integrador. Abordamos este tema en detalle en el artículo sobre la selección del integrador.

Asimismo, la Administración Tributaria cuenta con un mecanismo de autorización independiente para las empresas que ofrecen servicios de archivo; puedes consultar si tu proveedor se encuentra dentro de este alcance.

No son solo documentos electrónicos

La obligación de conservación no se limita a las facturas. Contratos, extractos bancarios, tiques de gastos, documentos aduaneros, correspondencia de conciliación... cualquiera de ellos puede ser requerido en una disputa o inspección.

Guardar estos documentos junto con sus registros correspondientes es mucho más funcional que el concepto de carpetas físicas. Si al abrir una factura también puedes ver su contrato y su extracto bancario, el tiempo de búsqueda se reduce a cero.

La gestión de archivos en Qolay.App funciona bajo esta lógica; te explicamos los detalles en el artículo sobre gestión de archivos y copia de seguridad de documentos electrónicos.

Preguntas frecuentes

¿Puedo guardar los documentos en mi propio ordenador?

Se exigen ciertos requisitos técnicos para el almacenamiento en entornos electrónicos. Tener una única copia en un solo ordenador significa perderlo todo si falla el disco duro; asegúrate de mantener copias en al menos dos lugares distintos.

¿Debo guardar también las facturas que recibo?

Sí. Estos documentos son la base de tus derechos de deducción de gastos y de IVA. Archiva también los XML de las facturas electrónicas recibidas.

¿Puedo destruir mis facturas en papel?

No las destruyas antes de que expire el período de conservación. El hecho de haberte migrado al documento electrónico no cubre los documentos en papel de períodos anteriores.

¿Qué pasará con los documentos si cierro la empresa?

La obligación de conservación no termina con el cierre. Los documentos deben mantenerse resguardados durante los plazos correspondientes incluso después de la liquidación.

El documento electrónico no elimina el archivo, lo hace portátil. Saber quién tiene la responsabilidad te permite estar tranquilo dentro de cinco años.

Puedes abrir una cuenta gratuita en Qolay.App y conservar tus documentos junto con sus registros.