El primer paso del documento electrónico, el paso que más se retrasa
Solicitud de Sello Financiero y Firma Electrónica
¿Se necesita sello financiero o firma electrónica, cuál a quién? Explicamos los pasos de solicitud, el tiempo de entrega, los problemas de PIN y bloqueo, y el momento de renovación.
La mayoría de los planes de transición a la factura electrónica se estancan en el mismo punto: el sello financiero aún no ha llegado.
Sin embargo, este es el paso más inicial y fácil de resolver del proceso. Simplemente sigue su propio calendario y no se puede acelerar.
¿Sello financiero o firma electrónica?
La distinción es simple: el sello financiero pertenece a las personas jurídicas y la firma electrónica a las personas físicas.
Si tienes una sociedad limitada o anónima, obtienes un sello financiero. El sello pertenece a la empresa en sí, no a una persona; aunque cambien los administradores, el sello permanece en la empresa.
Si tienes una empresa unipersonal, puedes utilizar un certificado electrónico cualificado (firma electrónica). Este es un certificado emitido a tu nombre y se utiliza en muchos trámites oficiales además de los documentos electrónicos.
La firma electrónica también es suficiente para los profesionales autónomos; abordamos este tema en nuestro artículo sobre recibos de autónomos electrónicos (e-SMM).
¿Cómo se realiza la solicitud?
La solicitud del sello financiero se realiza a través del Centro de Certificación Pública. Los pasos en orden son:
1. El formulario de solicitud se completa en línea; la información de la empresa debe coincidir con el número de identificación fiscal.
2. El formulario es firmado por el representante autorizado y, cuando sea necesario, se envía con firma hológrafa.
3. Se realiza el pago.
4. El sello se entrega por mensajería a la dirección junto con la tarjeta inteligente y el lector de tarjetas.
El tiempo de entrega suele tardar un par de semanas. Solicitarlo un mes antes de la fecha límite obligatoria es un plan arriesgado.
Una vez que llega la tarjeta
La mayoría de las personas que reciben la tarjeta se atascan aquí por segunda vez. Lo que se debe hacer es:
Instalación de controladores. Es necesario instalar el lector de tarjetas y el software de la tarjeta inteligente en el ordenador.
Creación del PIN. La tarjeta se activa en el primer uso y se define un PIN. Guarda este PIN en un lugar seguro.
Estado de bloqueo. Si se introduce un PIN incorrecto varias veces seguidas, la tarjeta se bloquea. En este caso, se desbloquea con el código PUK; si también se ha perdido el PUK, la tarjeta debe renovarse y el proceso empieza desde el principio.
Si utilizas un integrador autorizado, el sello generalmente se define en el sistema del proveedor y no necesitas insertar la tarjeta para el uso diario. Esta es la vía más preferida. Comparamos los métodos en el artículo cómo elegir un integrador de facturación electrónica.
Renovación: anótalo en el calendario
Los certificados de sello financiero y firma electrónica tienen un periodo de validez. Cuando caduca, te quedas sin poder emitir documentos, y por lo general te das cuenta el día con más actividad.
Apunta la fecha de caducidad en tu calendario desde ya y configura un recordatorio al menos dos meses antes de que expire. La renovación también requiere un tiempo de entrega.
En casos como cambio de razón social, cambio de domicilio o fusión, es posible que sea necesario renovar el sello; cuando realices estos cambios, comprueba también el estado de tu sello.
Preguntas frecuentes
Tengo más de una empresa, ¿basta con un solo sello?
No, se requiere un sello financiero independiente para cada persona jurídica. Explicamos cómo gestionar varias empresas desde un solo panel en este artículo.
¿Necesito sellos separados para mis sucursales?
Dado que las sucursales no son personas jurídicas separadas, se puede utilizar el sello principal. También es posible solicitar certificados adicionales según sea necesario.
¿Puedo emitir documentos con mi firma electrónica en lugar del sello financiero?
En el caso de personas jurídicas, no. Los documentos de la empresa se firman con el sello de la empresa.
¿Qué debo hacer si se pierde la tarjeta?
Es necesario cancelar el certificado y solicitar uno nuevo. Notifica la pérdida sin perder tiempo.
El sello financiero es el paso más simple pero el más retrasado del proceso de documentos electrónicos. Solicitarlo con antelación es el único movimiento que facilita tu calendario de transición.
Puedes abrir una cuenta gratuita en Qolay.App y prepararte para tus procesos de documentos electrónicos.
Artículos relacionados
Otras guías cercanas a este tema.
¿Cómo se emite una factura de exportación?
Cadena de documentos en ventas al extranjero
Explicamos cómo se emite el documento de exportación, incluyendo si es factura electrónica o de archivo electrónico, en liras o moneda extranjera, cómo se muestra el IVA y su relación con la declaración de aduanas.
¿Cómo Emitir una Factura de Devolución?
Cuando la Mercancía Regresa, el Documento También Va en Dirección Contraria
La factura de devolución no la emite el vendedor, sino el comprador. Explicamos quién debe emitirla, por qué la tasa de IVA debe seguir siendo la misma y qué hacer si el cliente no es contribuyente.