Selección de Integrador de E-Fatura

La segunda decisión que hay que tomar al pasar a la factura electrónica llega justo después del sello financiero: ¿dónde emitirá la factura?

Hay tres caminos y la diferencia entre ellos no es solo el precio.

1. Portal de la GİB

La propia interfaz de la Administración de Ingresos (GİB). Es gratuito y directo desde la fuente.

Tiene límites: cada factura se introduce a mano, partida por partida. La información de sus productos y clientes no se guarda en el sistema y no tiene conexión con su contabilidad previa. Además, se puede restringir el uso del portal por encima de un cierto número de facturas.

Es razonable para empresas muy pequeñas que emiten pocas facturas al mes. Si su número de facturas supera unas pocas a la semana, la introducción manual se vuelve agotadora en poco tiempo.

2. Integrador autorizado

Enviar y recibir documentos a través de un proveedor de servicios autorizado por la GİB. La gran mayoría de las pequeñas y medianas empresas utilizan este método.

La ventaja es que la parte técnica nunca recae en usted: el sello está definido en el sistema del proveedor, el envío y la recepción se realizan en segundo plano, y el archivado está incluido en el servicio.

El beneficio principal es la conexión con su contabilidad previa: la factura se genera a partir del registro de venta. El saldo de la cuenta corriente, el stock y el IVA se actualizan al mismo tiempo. No introduce la misma información en dos lugares diferentes.

La tarificación suele ser por cuota: compra un derecho a un número determinado de documentos al año.

3. Integración directa

Conectar su propio sistema directamente a la GİB. Requiere un equipo técnico, mantenimiento continuo y un volumen de documentos determinado.

No es una opción lógica salvo para grandes estructuras que generan miles de documentos al día. Cuando la legislación cambia, usted también tiene que hacer la adaptación.

Preguntas al elegir un integrador

¿Qué pasa cuando se acaba la cuota? ¿Se queda sin poder emitir facturas o se le asigna un paquete adicional? Esta pregunta es crucial en temporada alta.

¿Las facturas recibidas descuentan de la cuota? En algunos paquetes solo cuentan los documentos enviados, y en otros también los recibidos.

¿Cómo accedo al archivo? ¿Puede descargar los XML de forma masiva? Esta es la pregunta más importante cuando esté pensando en cambiar de proveedor. Explicamos este riesgo en el artículo sobre almacenamiento de documentos electrónicos.

¿Qué tipos de documentos admite? Hoy en día puede que solo emita factura electrónica; ¿puede continuar con el mismo proveedor cuando surja la necesidad de una guía de remisión electrónica (e-irsaliye), recibo de honorarios electrónicos (e-SMM) o recibo de productor (e-müstahsil)?

¿Cómo se comunica con la contabilidad previa? Si emitir una factura significa ir a una pantalla separada y volver a escribir la información, significa que está duplicando el trabajo.

¿Cómo se ofrece el soporte? Cuando no se puede enviar una factura, ¿a quién contacta y en cuánto tiempo le atienden? A fin de mes, la respuesta a esto cobra mucho valor.

Cambiar de integrador

Es posible cambiar y es más común de lo que piensa. Preste atención a dos cosas durante el proceso.

La primera es la planificación de fechas para no perder documentos en el momento de la transición. El nuevo proveedor debe entrar en funcionamiento antes de que cierre el viejo.

La segunda es descargar todo el archivo antes de irse. La responsabilidad del almacenamiento sigue recayendo en usted y no siempre es posible solicitarlo después.

Preguntas frecuentes

¿Puedo empezar con el portal y luego pasar a un integrador?

Sí. La mayoría de las empresas siguen este camino. No olvide descargar sus documentos del portal durante la transición.

Tengo varias empresas, ¿es suficiente con una sola cuenta?

Se requiere una condición de contribuyente y un sello independientes para cada empresa, pero es posible gestionarlas desde un único panel. Consulte el artículo Cómo gestionar varias empresas.

¿Puedo emitir facturas desde el móvil?

Depende del proveedor. Si realiza ventas de campo, pregunte por esta función desde el principio; lo abordamos en el artículo sobre facturación electrónica en el móvil.

¿Puede el integrador rechazar mi factura?

Los errores de formato se detectan antes del envío y se le pide que los corrija. Esto significa detectar de antemano los errores que tendría que haber descubierto usted mismo en el portal.

La elección correcta varía según su número de facturas y el vínculo que establezca con su contabilidad previa. El método más barato suele ser el que más tiempo consume.

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