¿Cómo se emite una factura electrónica paso a paso? (Portal de GİB y integrador)

Ya eres contribuyente de la factura electrónica y tienes que emitir tu primera factura. Tienes dos opciones: el portal de la Agencia Tributaria (GİB) o un integrador privado.

Ambas opciones generan el mismo documento y ambas son legalmente válidas. La diferencia radica en cuántas veces al día vas a tener que hacerlo.

Lo que debe tener preparado antes de emitir una factura

Elijas el método que elijas, no podrás seguir adelante sin lo siguiente:

• Sello fiscal. Obligatorio para las empresas; en las empresas unipersonales también se puede utilizar la firma electrónica. El proceso de solicitud y entrega puede tardar varios días, así que no lo dejes para el último momento.
• Solicitud de factura electrónica completada. Si tu registro fiscal no está activo, no podrás realizar envíos.
• Datos correctos de la empresa: razón social, número de identificación fiscal, oficina tributaria y dirección. Un solo error ortográfico en estos datos provocará el rechazo del documento.
• Número de identificación fiscal del destinatario. En función de este se determina si la factura será una factura electrónica o un archivo electrónico. La diferencia entre factura electrónica y archivo electrónico la explicamos en nuestro artículo.

Método 1: Portal de la GİB

El portal gratuito de la GİB es una interfaz básica diseñada para contribuyentes con un volumen reducido de operaciones. Los pasos son los siguientes:

1. Inicie sesión en el portal con su sello fiscal o su firma electrónica.
2. Abre la pantalla de creación de facturas y selecciona el tipo de documento.
3. Introduzca el número de identificación fiscal del destinatario y recupere sus datos del sistema.
4. Añade las partidas una a una: nombre del producto, cantidad, precio unitario y tipo de IVA.
5. Comprueba los importes, firma el documento y envíalo.

Que sea gratuito es su mayor ventaja. Su punto débil se hace patente en el uso diario: la información de los productos y los clientes debe introducirse manualmente cada vez, no está conectado con tu contabilidad preliminar y el saldo corriente y el stock no se actualizan automáticamente. Si emites unas pocas facturas al mes, no supone ningún problema. Si emites varias facturas al día, esta tarea se vuelve agotadora en poco tiempo.

Método 2: A través de un integrador privado

El integrador es un proveedor de servicios autorizado que envía el documento a la Agencia Tributaria (GİB) en tu nombre. Tu programa de contabilidad se conecta al integrador y el proceso de emisión de facturas se realiza directamente desde el programa.

A través de Qolay.App, el proceso es el siguiente:

1. Configuración única. En la sección de ajustes, configura la conexión con el integrador y las definiciones de las series de facturas.
2. Ventas → Facturas → Nueva factura.
3. Selecciona el cliente. Si es un cliente registrado, los datos ya aparecen; si es un cliente nuevo, puedes crear una ficha desde la pantalla de facturación. El tipo de documento también se define aquí.
4. Añade las partidas. Al seleccionar la ficha del producto, el precio y el tipo de IVA aparecen automáticamente; solo tienes que introducir la cantidad.
5. Guárdala y envíala. El documento se envía al integrador y, desde allí, a la Agencia Tributaria (GİB). Puedes seguir su estado en la misma lista.

La verdadera ventaja no es la rapidez a la hora de emitir facturas, sino lo que ocurre en segundo plano: con la misma operación se actualiza el saldo del cliente, se reduce el stock y se registra en el informe del IVA. Con el método del portal, hay que hacer todo esto por separado.

¿Cuál te conviene más?

Una regla general: si tienes menos de 10 facturas al mes, el portal te servirá. Si superas esa cifra, el coste del integrador resultará insignificante en comparación con el tiempo que te ahorrará.

Los errores más frecuentes en la primera factura

• Documento rechazado. Por lo general, hay un error en los datos del destinatario: el número de identificación fiscal o la razón social no coinciden.
• Falta la definición de la serie. Si se omite durante la configuración, no se puede generar el número de factura. Se define en la sección de ajustes.
• El sello fiscal ha caducado. El sello tiene un plazo de validez y caduca sin previo aviso; el envío se detiene ese mismo día.
• Tipo de IVA incorrecto. Si el tipo que figura en la ficha del producto es erróneo, se aplica a todas las facturas. Configurar correctamente las fichas desde el principio sale más barato que corregirlas después.

Preguntas frecuentes

¿Puedo emitir facturas desde el terreno?

Sí, mediante el método del integrador. Encontrarás más detalles en el artículo sobre la emisión de facturas electrónicas desde el móvil.

¿Puedo borrar una factura que he emitido por error?

Una factura electrónica que ya haya llegado al destinatario no se puede eliminar de forma unilateral. La corrección se realiza, según el caso, mediante una factura de rechazo o de devolución.

¿Tengo que entregar una copia impresa de la factura al cliente?

En la factura electrónica no es necesario; el documento llega al buzón del destinatario, y la copia impresa tiene únicamente fines informativos. Si quieres adaptar el aspecto de la copia impresa a tu marca, consulta nuestro artículo sobre plantillas de impresión.

¿Puedo cambiar de integrador más adelante?

Sí, es posible realizar el cambio. Aclara la cuestión del acceso a tus documentos anteriores durante la fase de negociación del contrato.

Emitir facturas electrónicas no es difícil desde el punto de vista técnico; lo difícil es mantener esta práctica a diario. Elige el método teniendo esto muy en cuenta.

Al abrir una cuenta gratuita en Qolay.App, podrás configurar la conexión con tu integrador y emitir tu primera factura.

Este artículo tiene carácter meramente informativo. Consulta a tu asesor fiscal sobre tus obligaciones fiscales y de gestión documental.