Что такое проформа-инвойс и как его составить?

Проформа-инвойс часто вызывает путаницу из-за слова «инвойс» (счет) в названии. На самом деле это не счет, а коммерческое предложение с официальным внешним видом.

Оно не создает бухгалтерских проводок, не влечет за собой начисление НДС и не может быть списано на расходы. Тем не менее, оно незаменимо в экспорте и корпоративных продажах.

Зачем оно нужно?

Проформа — это документально оформленное заявление покупателю: «Я выполню эту работу на таких условиях и по такой цене». Она полезна в трех случаях:

Перед оплатой. При работе по предоплате покупатель запрашивает документ для осуществления банковского перевода. Поскольку товар еще не доставлен, выставить счет нельзя; проформа заполняет этот пробел.

В экспорте. Зарубежный покупатель запрашивает проформу для получения импортной лицензии, открытия аккредитива или прохождения собственных таможенных процедур.

В процессах корпоративного согласования. В крупных компаниях одобрение закупки зависит от документа с указанной суммой. Проформа запускает этот процесс согласования.

Что должно в него входить?

Обязательного формата нет, но неполная проформа впоследствии вызывает споры. В ней должны быть:

Название документа. В нем должно быть четко написано «Проформа-инвойс» и указано, что документ не имеет финансовой ценности. Иначе покупатель может принять его за настоящий счет и занести в свою отчетность.

Стороны и дата. Информация о продавце и покупателе, дата составления и номер документа.

Позиции. Описание товара/услуги, количество, цена за единицу, валюта и итоговая сумма.

Срок действия. Самый упускаемый из виду пункт. В период колебания курсов и затрат давать бессрочное предложение означает через три месяца продавать в убыток.

Условия оплаты и поставки. Срок оплаты, способ оплаты, место доставки. При экспорте — также базис поставки (Incoterms) и информация о происхождении товара.

Переход от проформы к счету

Когда покупатель соглашается с условиями и происходит поставка, выставляется основной счет. Самая частая ошибка здесь — повторный ручной ввод информации из проформы в счет: какая-то позиция пропускается, меняется цена, суммы не сходятся.

Правильный подход — сохранять проформу там же, где вы ее создали, и конвертировать ее в счет. Таким образом, позиции, цены и данные клиента переносятся точно; меняется только тип документа.

Для проформ в иностранной валюте есть нюанс: курс на дату выставления счета и курс на дату поступления оплаты могут отличаться. О том, как документируется эта разница, мы рассказали в статье о счете на разницу курсов валют.

Имеет ли значение внешний вид?

Проформа часто является первым письменным документом, который клиент получает от вашего бизнеса. Разница между съехавшей таблицей в Word и аккуратным PDF с логотипом напрямую влияет на восприятие вашей надежности.

Мы рассмотрели вопросы приведения печатных форм документов в соответствие с вашим брендом в статье по настройке шаблона печати счета.

Вместо того чтобы вручную прописывать ваши стандартные примечания (банковские реквизиты, срок действия, условия возврата) на каждом документе, вы можете привязать их к шаблону; об этом рассказывается в статье о шаблонах примечаний к электронным документам.

Часто задаваемые вопросы

Могу ли я получить оплату по проформа-инвойсу?

Да, покупатель может произвести оплату на основании проформы. Однако после получения средств вам необходимо выставить настоящий счет; проформа не заменяет его.

Должен ли я указывать НДС в проформе?

При внутренних продажах указание НДС позволяет покупателю увидеть итоговую стоимость. При экспорте проформа оформляется без НДС.

Использует ли номер проформы ту же нумерацию, что и счета?

Нет, держите их отдельно. Путаница с официальной серией счетов затрудняет учет.

Может ли покупатель списать проформу на расходы?

Нет. Проформа не является финансовым документом; для учета расходов требуется настоящий счет.

Проформа — это самый первый шаг продажи. Когда она составлена правильно, это повышает как ваши шансы на закрытие сделки, так и упрощает последующий процесс выставления счетов.

Откройте бесплатный аккаунт в Qolay.App и управляйте документооборотом из одной системы.