Как настроить шаблон печати счета?

Печатная форма счета — это то, с чем чаще всего ассоциируется ваш бренд у клиента. Ваш сайт, упаковка и презентация могут быть безупречны, но если документ, который клиент получает на руки, выглядит просто и безлико, это впечатление мгновенно разрушается.

При этом исправить это гораздо проще, чем кажется.

Два пути создания дизайна

В Qolay.App вы можете настраивать шаблоны двумя способами:

• Визуальный дизайнер: вы просто перетаскиваете поля мышкой. Добавляете логотип, меняете расположение элементов и определяете, какая информация и где должна отображаться. Никаких технических знаний не требуется.
• HTML-дизайнер: полный контроль с помощью кода. Этот вариант лучше подходит, если у вас есть гайдлайн по фирменному стилю или требуется нестандартная верстка.

Для большинства компаний визуального дизайнера более чем достаточно. HTML-инструменты понадобятся только в том случае, если вы работаете с агентством.

Не только счета

Настройка шаблонов не ограничивается только счетами на продажу. Вы также можете создавать отдельные шаблоны для документов по заказам, приходных и расходных кассовых ордеров, накладных перемещения и чеков.

Квитанция на получение оплаты особенно полезна: когда вы принимаете деньги от клиента, оформление аккуратного документа вместо рукописной записки выглядит профессионально и исключает споры в духе «я уже всё оплатил».

Печать списков

Помимо отдельных документов, вы можете в один клик выгружать в PDF списки прямо с экранов таблиц. Список счетов, акт сверки или реестр платежей мгновенно превращаются в готовый документ.

Этот инструмент чаще всего используется при отправке данных за период бухгалтеру или при проведении сверки с клиентами.

На что обратить внимание при создании дизайна?

• Не удаляйте обязательные поля. Если в погоне за эстетикой убрать налоговые реквизиты или номер документа, он может потерять юридическую силу.
• Соблюдайте разумный размер логотипа. Логотип, занимающий треть страницы, приведет к тому, что позиции товара сместятся на вторую страницу.
• Распечатайте и проверьте. Дизайн, который отлично смотрится на экране, может выглядеть иначе на бумаге; особенно часто серые оттенки теряются на недорогих принтерах.
• Проверьте длинные списки позиций. Шаблон, который хорошо выглядит на счете из трех строк, может «поплыть» на счете из тридцати строк.

Шаблон и текст примечаний — это разные вещи

Часто возникающая путаница: печатный шаблон определяет внешний вид документа, а фиксированные тексты, добавляемые к документу — это отдельная настройка.

Если вы хотите добавить IBAN, предупреждение о сроке оплаты или строку с балансом контрагента, вам нужны шаблоны описаний электронных документов.

Часто задаваемые вопросы

Меняет ли это внешний вид электронной счет-фактуры (e-Fatura)?

Внешний вид e-Fatura для получателя определяется файлом XSLT и настраивается отдельно. Печатный шаблон влияет на документ, который формируете вы сами. Разницу между типами документов мы описали в статье о разнице между e-Fatura и e-архивными счетами.

Могу ли я использовать несколько шаблонов?

Да, вы можете настроить разные шаблоны для каждого типа документов. Если вы работаете с несколькими компаниями, у каждой из них будет свой собственный дизайн.

Могу ли я распечатывать документы с мобильного?

Вы можете поделиться документом в формате PDF. Сама настройка шаблона выполняется в веб-версии — мы подробно разобрали это разграничение в статье о выставлении e-Fatura с мобильных устройств.

Если я испорчу шаблон, смогу ли я вернуть прежний вид?

Шаблоны по умолчанию сохраняются в системе, вы можете вернуться к ним в любой момент. Тем не менее, хорошей привычкой перед началом экспериментов является создание резервной копии текущего дизайна.

Вы настраиваете дизайн один раз, после чего все документы выпускаются в вашем фирменном стиле. Полчаса работы масштабируются на тысячи документов.

Создайте бесплатный аккаунт в Qolay.App и начните с добавления своего логотипа в шаблон.