Как вести учет чеков и векселей?

Самая дорогая ошибка для компаний, работающих с чеками и векселями — пропустить дату погашения (срок платежа). Чек, не сданный на инкассо, неоплаченный вексель, забытый на руках актив — у всего этого есть своя цена.

Большинство компаний ведут этот учет в Excel. До определенного объема это работает, а потом какая-то дата смещается.

Два направления, две логики

Полученные вами чеки и векселя — это эквивалент вашей дебиторской задолженности. Для вас это обещание дохода, которое должно быть инкассировано в день платежа.

Выданные вами чеки и векселя — это эквивалент вашего долга. В день платежа на вашем счете должно быть достаточно средств.

Крайне важно разделять эти два потока. Когда сроки полученных и выданных вами чеков пересекаются, из-за неоплаченной дебиторской задолженности вы не можете погасить свои обязательства — именно отсюда начинается цепная реакция проблем.

Три состояния полученного чека

Когда клиент передает вам чек, вы можете использовать его тремя способами:

Хранение в портфеле. Чек остается у вас, и в день платежа вы сдаете его в банк на инкассо. Самый простой сценарий.

Индоссамент (передача по бланковому жиро). Вы передаете чек в качестве оплаты своему поставщику. Он больше не у вас, но ответственность сохраняется: если чек окажется неоплаченным, вы можете нести ответственность как индоссант.

Учет (дисконтирование) в банке. Вы превращаете его в наличные досрочно, не дожидаясь срока платежа, с удержанием определенной комиссии.

Эти три ситуации различаются с точки зрения учета. Считать, что индоссированный чек все еще находится в вашем портфеле — одна из самых частых ошибок в учете.

Почему Excel недостаточно?

Таблица Excel — это просто снимок данных; пока вы ее не откроете и не посмотрите, она вас не предупредит. Если в день платежа вы забудете открыть таблицу, чек так и останется лежать у вас.

Вторая проблема — отсутствие связи чека с текущим счетом (контрагентом). Вы получили от клиента чек на 50 000 лир; если этот чек окажется неоплаченным, ваша дебиторская задолженность возобновляется. Если в Excel чеки и текущие счета находятся в разных таблицах, эта связь теряется.

Третье — история статусов чека. Чек может пройти такой путь, как «в портфеле → индоссирован → неоплачен → возвращен». Отслеживать это в одной ячейке невозможно.

Костяк денежных потоков

Чеки и векселя на самом деле представляют собой денежные потоки, отсроченные на будущее. При правильном учете они автоматически формируют картину денежных средств на предстоящие недели.

Когда вы сопоставляете суммы чеков к получению и необходимые выплаты по дням, вы видите кассовый разрыв за несколько недель до его возникновения.

Мы рассказали о том, как настроить этот обзор, в статье отчет по предстоящим поступлениям и выплатам. Для управления просроченной дебиторской задолженностью вы можете ознакомиться с этой статьей.

Привязка чеков и векселей к соответствующим текущим счетам также упрощает сверку; см. статью об учете по текущим счетам.

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если чек оказался неоплаченным?

Предъявление чека в банк и оформление его неоплаты необходимы как для юридического преследования, так и для корректного обновления баланса текущего счета. Поскольку ваша задолженность возобновляется, ваш учет обязательно должен это отражать.

Могу ли я оплатить счет чеком, срок которого еще не наступил?

Вы можете произвести оплату, передав чек по индоссаменту. Однако не забывайте об ответственности индоссанта: если переданный вами чек окажется неоплаченным, кредитор может обратиться к вам.

Важна ли разница между чеком и векселем для их учета?

Чек — это платежный инструмент, подлежащий оплате по предъявлении, а вексель — это долговой документ с определенным сроком погашения. Пути юридического взыскания у них разные, но логика отслеживания сроков и платежей работает схожим образом.

Может ли работать с векселями тот, у кого нет чековой книжки?

Да, для векселей не требуется наличие отношений с банком. Именно поэтому векселя более популярны среди малого бизнеса, у которого нет чековой книжки.

Учет чеков и векселей — это скорее управление календарем сроков, чем просто обновление таблицы. При правильной настройке пропущенные даты платежей и проблемы с цепными выплатами в основном исчезают.

Открыв бесплатный аккаунт в Qolay.App, вы сможете отслеживать полученные и выданные активы вместе с их сроками погашения.