Obrigatoriedade e Prazos de Armazenamento de E-Documentos

Há um alívio comum na maioria das empresas que migram para a fatura eletrônica: "Já não guardamos pastas, está tudo no sistema."

Em parte, é verdade. Mas a obrigação de armazenamento não desapareceu — apenas mudou de forma. E a responsabilidade continua sendo sua.

Por quantos anos deve ser guardado?

Do ponto de vista da legislação fiscal, os livros e documentos devem ser guardados por cinco anos a contar do ano civil seguinte àquele a que respeitam.

Contudo, este não é o único prazo. A Lei Comercial prevê uma obrigação de armazenamento de dez anos para livros e documentos comerciais. Ou seja, embora cinco anos pareçam suficientes para o lado fiscal, os litígios comerciais tomam como base o período de dez anos.

Abordagem prática: baseie-se no prazo mais longo. O custo de armazenamento é insignificante em comparação com o custo de não encontrar um documento após dez anos.

Por que guardar apenas PDF não é suficiente?

O original da fatura eletrônica não é o PDF, mas sim o arquivo XML. O PDF é a visualização legível por humanos desse documento.

O selo fiscal/assinatura eletrônica que garante a validade legal do documento encontra-se dentro do XML. A versão impressa em PDF não contém esta assinatura; portanto, o PDF por si só não substitui o documento original.

O XML pode ser solicitado numa auditoria. Dizer "eu tenho os PDFs" equivale a dizer "tenho uma fotocópia" na época do papel.

Por isso, baixe e guarde os arquivos XML de todos os documentos que você enviou e recebeu.

O que acontece ao mudar de integrador?

Este é um risco que muitas vezes é percebido tarde demais. Ao mudar o seu integrador privado, o seu acesso aos documentos anteriores pode ser interrompido. O antigo fornecedor não é obrigado a conceder acesso ilimitado após o término do contrato.

No entanto, a obrigação de armazenamento continua a recair sobre o contribuinte. Ou seja, não conseguir aceder aos documentos não é considerado uma desculpa válida.

Por isso, é fundamental baixar o arquivo XML de todos os documentos antes de mudar de integrador. Abordamos este assunto em detalhe no artigo sobre a escolha do integrador.

Além disso, a autoridade fiscal possui um mecanismo de autorização separado para organizações que prestam serviços de armazenamento; você pode perguntar se o seu fornecedor está abrangido por esta licença.

Não se trata apenas de documentos eletrônicos

A obrigação de armazenamento não se limita à fatura. Contratos, comprovativos bancários, recibos de despesas, documentos alfandegários, correspondência de reconciliação — tudo isto pode ser solicitado num litígio ou numa inspeção.

Armazenar estes documentos juntamente com os registos correspondentes é muito mais funcional do que a lógica de pastas tradicional. Se conseguir ver o contrato e o comprovativo ao abrir uma fatura, o tempo de pesquisa é reduzido a zero.

A gestão de ficheiros na Qolay.App funciona exatamente com esta lógica; explicamos os detalhes no artigo sobre gestão de ficheiros e cópia de segurança de documentos eletrónicos.

Perguntas frequentes

Posso guardar os documentos no meu próprio computador?

Existem requisitos técnicos específicos para o armazenamento em formato eletrónico. Ter apenas uma cópia num único computador significa perder tudo em caso de falha no disco; mantenha cópias em pelo menos dois locais separados.

Também devo guardar as faturas que recebo?

Sim. Estes documentos servem de base para os seus direitos de dedução de despesas e IVA. Arquive também os XMLs das faturas eletrónicas recebidas.

Posso destruir as minhas faturas em papel?

Não as destrua antes de expirar o prazo de retenção. O fato de ter passado a utilizar documentos eletrónicos não abrange os documentos em papel de períodos anteriores.

O que acontecerá aos documentos se eu encerrar a empresa?

A obrigação de armazenamento não termina com o encerramento. Os documentos devem ser conservados durante os respetivos prazos mesmo após a liquidação.

O documento eletrónico não elimina o arquivo; ele torna-o portátil. Saber com quem está a responsabilidade garante a sua tranquilidade daqui a cinco anos.

Abra uma conta gratuita na Qolay.App e guarde os seus documentos juntamente com os respetivos registos.