Como Converter Pedidos de Marketplace em Faturas

Para um vendedor de marketplace que recebe 30 pedidos por dia, emitir notas fiscais é um trabalho de meio período por si só. Abra o pedido no painel, copie as informações do comprador, localize o produto, emita a fatura, passe para o próximo.

Além disso, esse trabalho recomeça do zero todos os dias e é totalmente mecânico. É um dos processos mais adequados para a automação.

Conectando a loja

A configuração é feita apenas uma vez. Você pega suas informações de API no painel do seu marketplace e as insere na tela de Marketplaces do Qolay.App. Plataformas como Trendyol, Hepsiburada, n11, Pazarama, PTT AVM e Amazon TR são suportadas.

Um detalhe para saber desde o início: você pode conectar tantas lojas quanto o número de licenças que possui. Se você tiver três lojas, serão necessárias três licenças de marketplace. Quando a cota estiver esgotada, você adiciona uma licença ou remove a loja que não está usando.

O menu de E-commerce só aparece quando há uma licença de marketplace ativa; se você não consegue ver o menu, esta é a primeira coisa a verificar.

Do pedido à fatura

Assim que a conexão for estabelecida, os pedidos aparecem na tela de Pedidos. Se quiser recuperar pedidos anteriores, você também pode buscá-los manualmente selecionando a loja e o intervalo de datas — há um limite máximo para o intervalo que pode ser buscado.

Quando você converte um pedido em fatura, três coisas acontecem ao mesmo tempo: a fatura é emitida, o saldo da conta corrente é processado e o estoque é dado como baixa.

"Por que uma nova conta corrente foi criada automaticamente?"

Esta é a pergunta mais frequente e que causa mais preocupação. A resposta: é o comportamento esperado.

Se o comprador do pedido proveniente do marketplace não estiver na sua lista de contas correntes, o sistema cria o cadastro a partir dos dados do pedido. O mesmo vale para o produto. Caso contrário, você teria que abrir manualmente um cadastro para cada pedido, o que anularia o propósito da automação.

Se você não quiser que os produtos sejam cadastrados em duplicidade, certifique-se de que o código de estoque no marketplace e o código do produto no Qolay.App sejam os mesmos. A correspondência é estabelecida através deste campo; se os códigos não coincidirem, o mesmo produto será cadastrado uma segunda vez e o estoque será dividido em dois.

Verifique antes de converter em fatura

• Os códigos dos produtos correspondem? Teste alguns pedidos individualmente antes da primeira conversão em lote.
• As alíquotas de IVA estão corretas? A alíquota do cadastro do produto é transferida para a fatura.
• Existe algum pedido devolvido? Faturar uma devolução exige correções posteriores.
• O seu saldo de estoque está atualizado? Caso contrário, o estoque pode ficar negativo após a conversão.

A comissão não está incluída na fatura

Um erro comum: deduzir a comissão cobrada pelo marketplace da fatura de venda. A fatura que você emite para o cliente é o valor total da venda; a comissão é um documento de despesa separado emitido pelo marketplace para você.

Misturar os dois faz com que seu faturamento e seu IVA apareçam incorretamente. Para outras armadilhas, consulte o artigo erros comuns na contabilidade de e-commerce.

Perguntas frequentes

O que devo verificar se os pedidos não estão chegando?

A validade das informações da API, se a conexão da loja está ativa e o intervalo de datas selecionado na busca manual. Uma restrição do lado do marketplace também pode ser a causa.

O comprador recebe uma fatura eletrônica (e-fatura) ou uma fatura de arquivo eletrônico (e-arşiv)?

Como a maioria dos compradores de marketplaces são consumidores finais, geralmente é a e-arşiv. O fator decisivo é o status fiscal do comprador; explicamos essa diferença no artigo diferenças entre e-fatura e e-arşiv.

O estoque é atualizado de volta no marketplace?

Quando a fatura é emitida, o estoque no Qolay.App diminui. Para manter o estoque atualizado no painel do marketplace, reveja também os seus próprios processos; o artigo como evitar erros no controle de estoque aborda este tópico.

O que consome tempo nas vendas de marketplace não é vender, mas sim o trabalho de registro pós-venda. Se os seus códigos de produto estiverem corretos, esse trabalho é executado quase automaticamente.

Você pode abrir uma conta gratuita no Qolay.App e conectar sua loja.