Como emitir uma fatura eletrónica, passo a passo? (Portal da GİB e integrador)

Tornou-se contribuinte do sistema de faturação eletrónica e precisa de emitir a sua primeira fatura. Tem duas opções à sua disposição: o próprio portal da GİB ou um integrador privado.

Ambas as opções geram o mesmo documento e são legalmente válidas. A diferença surge quando se considera quantas vezes por dia terá de fazer isto.

O que é necessário ter pronto antes de emitir a fatura

Seja qual for o método que escolher, não poderá avançar sem o seguinte:

• Selo fiscal. Obrigatório para empresas; nas empresas individuais, também é possível utilizar a assinatura eletrónica. O processo de candidatura e entrega pode demorar alguns dias, por isso não deixe tudo para a última hora.
• Pedido de fatura eletrónica preenchido. Se o seu registo fiscal não estiver ativo, não poderá efetuar o envio.
• Dados corretos da empresa. Denominação social, número de contribuinte, repartição de finanças, morada. Um único erro ortográfico aqui leva à rejeição do documento.
• Número de contribuinte do destinatário. É com base nisto que se determina se a fatura será uma fatura eletrónica ou um arquivo eletrónico. Explicámos a diferença entre fatura eletrónica e arquivo eletrónico no nosso artigo sobre o tema.

Método 1: Portal da GİB

O portal gratuito da GİB é uma interface básica concebida para contribuintes com volumes reduzidos. Os passos são os seguintes:

1. Inicie sessão no portal com o seu selo fiscal ou assinatura eletrónica.
2. Abra o ecrã de criação de faturas e selecione o tipo de documento.
3. Introduza o número de contribuinte do destinatário e recupere os seus registos do sistema.
4. Adicione as rubricas uma a uma: nome do produto, quantidade, preço unitário, taxa de IVA.
5. Verifique os valores, assine o documento e envie-o.

O facto de ser gratuito é o seu ponto forte. O ponto fraco revela-se na utilização diária: as informações sobre produtos e clientes têm de ser introduzidas manualmente de cada vez, não há ligação com a sua contabilidade preliminar e o saldo corrente e o stock não são atualizados automaticamente. Se emitir apenas algumas faturas por mês, isso não é problema. Se emitir várias faturas por dia, esta tarefa torna-se rapidamente cansativa.

Método 2: Através de um integrador especializado

O integrador é um prestador de serviços autorizado que transmite o documento à GİB em seu nome. O seu programa de contabilidade preliminar liga-se ao integrador e o processo de emissão de faturas mantém-se dentro do programa.

Através do Qolay.App, o fluxo é o seguinte:

1. Configuração única. Na secção de definições, efetue a ligação ao integrador e defina as séries de faturas.
2. Vendas → Faturas → nova fatura.
3. Selecione o cliente. Se for um cliente registado, os dados já aparecem preenchidos; se for um novo cliente, pode criar o registo a partir do ecrã da fatura. O tipo de documento também é definido aqui.
4. Adicione os itens. Ao selecionar a ficha do produto, o preço e a taxa de IVA são preenchidos automaticamente; basta introduzir a quantidade.
5. Guarde e envie. O documento é enviado para o integrador e, daí, para a Autoridade Tributária (GİB). Pode acompanhar o estado do processo na mesma lista.

A verdadeira vantagem não é a rapidez na emissão da fatura, mas sim o que acontece em segundo plano: com a mesma operação, o saldo do cliente é atualizado, o stock é deduzido e os dados são registados no relatório de IVA. No método do portal, é necessário efetuar todas estas ações separadamente.

Qual é a opção mais adequada para si?

Um critério aproximado: se emitir menos de 10 faturas por mês, o portal é suficiente. Se emitir mais do que isso, o custo do integrador torna-se insignificante em comparação com o tempo que poupa.

Pontos em que se verificam mais frequentemente problemas na primeira fatura

• Documento rejeitado. Geralmente, há um erro nos dados do destinatário — o número de identificação fiscal ou a denominação social não correspondem.
• Falta a definição da série. Se for ignorada durante a configuração, não é possível gerar o número da fatura. Deve ser definida na secção de configurações.
• O prazo de validade do selo fiscal expirou. O selo tem um prazo de validade que termina silenciosamente; o envio é suspenso nesse dia.
• Taxa de IVA incorreta. Se a taxa na ficha do produto estiver errada, é transferida para todas as faturas. Configurar as fichas corretamente desde o início é mais económico do que corrigi-las posteriormente.

Perguntas frequentes

Posso emitir faturas no terreno?

Sim, através do método do integrador. Encontra mais detalhes no artigo sobre a emissão de faturas eletrónicas no telemóvel.

Posso apagar uma fatura que emiti por engano?

Uma fatura eletrónica que já tenha sido entregue ao destinatário não pode ser eliminada unilateralmente. A correção é feita, consoante o caso, através de uma fatura de recusa ou de devolução.

Tenho de entregar a cópia impressa da fatura ao cliente?

Na fatura eletrónica, não é necessário; o documento é enviado para a caixa de correio do destinatário, e a cópia impressa serve apenas para fins informativos. Se quiser adaptar o aspeto da cópia impressa à sua marca, consulte o nosso artigo sobre modelos de impressão.

Posso mudar de integrador posteriormente?

Sim, é possível fazer a transição. Esclareça a questão do acesso aos seus documentos anteriores na fase de celebração do contrato.

Emitir faturas eletrónicas não é tecnicamente difícil; o difícil é fazê-lo todos os dias. Escolha o método tendo isso em conta.

Ao criar uma conta gratuita no Qolay.App, pode estabelecer a ligação com o seu integrador e emitir a sua primeira fatura.

Este artigo tem caráter meramente informativo. Consulte o seu consultor fiscal relativamente às suas obrigações fiscais e de organização de documentos.