O que é a e-Waybill e como emitila?

É comum confundir a guia de remessa com a fatura. A diferença é, na verdade, clara: a guia de remessa acompanha a mercadoria, a fatura acompanha o pagamento.

Quando a mercadoria é carregada no caminhão, a guia de remessa vai junto. Quando o pagamento é negociado, a fatura é emitida. Ambas podem ou não acontecer no mesmo dia.

Para que serve a e-Guia de Remessa (e-İrsaliye)?

A e-Guia de Remessa é a versão eletrônica da guia de remessa impressa. Ela registra de quem para quem, quando e por qual veículo a mercadoria está sendo transportada, sendo enviada através do sistema da Receita (GİB).

Em comparação com a guia em papel, suas vantagens práticas são: não se perde no caminho, seu arquivo é gerado automaticamente e o destinatário pode responder pelo sistema assim que recebe a mercadoria. Para empresas com alto volume de expedição, isso elimina completamente o problema de pastas e cópias físicas.

Quando emitir guia de remessa e quando emitir fatura?

Consulte o seu contador sobre a sua situação de obrigatoriedade fiscal e qual documento você deve emitir; o escopo varia conforme o setor e o faturamento.

Como emitir?

1. Preparação. Obrigação de e-Guia de Remessa, selo financeiro e conexão com o integrador — a mesma infraestrutura da e-fatura. Além disso, a definição de série é feita para a e-guia.
2. Estoque e Depósito → Guia de Remessa de Expedição → novo registro.
3. Selecione o destinatário. Vem do cadastro de clientes/fornecedores.
4. Insira as mercadorias e quantidades. Não se esqueça de selecionar de qual depósito elas saíram; se você opera com múltiplos depósitos, escolher o depósito errado gerará divergência de estoque.
5. Preencha os dados de transporte. Data e hora da expedição, placa do veículo, informações da transportadora.
6. Salve e envie. O documento chega ao destinatário através do integrador.

Não dê baixa no estoque duas vezes

Este é o problema mais comum enfrentado pelas empresas que utilizam guias de remessa. A mercadoria sai uma vez, mas se tanto a guia quanto a fatura derem baixa no estoque, o registro é duplicado.

A solução é gerar a fatura a partir da guia: quando você converte a guia de remessa em fatura, o estoque se movimenta apenas uma vez. É essencial que toda a equipe use o mesmo fluxo; se um funcionário gera a fatura a partir da guia e outro emite uma fatura do zero, a contagem não vai bater. Detalhamos este assunto no artigo sobre erros no controle de estoque.

e-Guias de Remessa recebidas

Se os seus fornecedores enviam e-guias de remessa para você, elas também aparecem no sistema. Ao receber a mercadoria, você processa o documento e a entrada no estoque é gerada.

No Qolay.App, as guias recebidas ficam em uma lista separada, com as abas "recebidas" e "processadas". Se ocorrer a situação de "a guia chegou, mas não entrou no estoque", o primeiro lugar a verificar é esta aba: o documento provavelmente ainda não foi processado.

Perguntas frequentes

A e-Guia de Remessa substitui a fatura?

Não. A guia documenta o transporte, enquanto a fatura documenta a venda. Ambas são documentos separados.

Posso usá-la junto com a guia de remessa em papel?

Se você é obrigado a emitir a e-Guia de Remessa, deve emitir o documento eletrônico para os envios abrangidos. Confirme as condições de uso misto com o seu contador.

A placa do veículo é obrigatória?

As informações de transporte são elementos fundamentais do documento; deixá-las incompletas pode resultar na rejeição do documento.

Posso adicionar uma nota fixa no rodapé da guia de remessa?

Sim. Os modelos de descrição funcionam na e-guia de remessa, assim como na e-fatura e na e-archive.

O segredo para usar a e-Guia de Remessa corretamente não é emitir o documento, mas estabelecer claramente a sua relação com a fatura. Uma vez que você automatiza isso, o estoque também bate sozinho.

Abrindo uma conta gratuita no Qolay.App, você pode gerenciar seu fluxo de guias e faturas em um só lugar.

Este artigo tem fins informativos gerais. Consulte o seu contador para esclarecer suas obrigações de emissão de documentos.