O que é Restulação de IVA e Quem Pode Recebê-la?

Todos os meses, a linha de "IVA a transitar" aumenta na sua declaração. O IVA das suas compras é superior ao das suas vendas, e o valor remanescente continua a acumular-se.

A primeira pergunta que surge é: posso reaver este dinheiro? Na maioria dos casos, a resposta é não — mas se realizar determinadas operações, sim.

IVA a transitar e reembolso não são a mesma coisa

O funcionamento normal do sistema de IVA é o seguinte: cobra quando vende (IVA apurado), paga quando compra (IVA dedutível). A diferença entre ambos é paga ao Estado.

Se o IVA dedutível for maior, a diferença transita — ou seja, é transferida para o mês seguinte e deduzida ao IVA apurado desse mês. Isto não é um crédito a receber, mas sim um direito de compensação.

Em condições normais, o IVA a transitar não pode ser exigido em dinheiro. Apenas aguarda e dissipa-se futuramente quando as suas vendas aumentarem. Nas empresas que investem, aumentam o stock ou operam sazonalmente, esta espera pode ser longa.

Em que situações surge o direito ao reembolso?

O reembolso é um mecanismo de correção concebido para situações em que não consegue cobrar o IVA, mas já o pagou. Os principais casos são:

• Exportações. A venda de mercadorias para o estrangeiro está isenta de IVA. Não cobra IVA ao vender, mas pagou IVA ao produzir ou comprar essa mercadoria. O encargo intermédio torna-se objeto de reembolso.
• Exportação de serviços. O mesmo mecanismo aplica-se a serviços prestados a clientes no estrangeiro e lá utilizados.
• Operações com autoliquidação (Tevkifat). Nas operações em que parte do IVA é paga pelo comprador na qualidade de responsável, pode surgir um reembolso para o vendedor.
• Operações sujeitas a taxa reduzida. As empresas que vendem com uma taxa de 1% ou 10% e compram com uma taxa de 20% podem ter direito a um reembolso numa base anual.
• Entregas ao abrigo de isenções específicas. Regulamentos especiais, como a entrega de maquinaria com certificado de incentivo ao investimento.

O ponto em comum: não há IVA na venda ou este é baixo, mas existe na compra. Esta assimetria dá origem ao direito ao reembolso.

Explicámos o fluxo de emissão de faturas de exportação num artigo dedicado, e a exportação de serviços aqui.

Duas vias: compensação e reembolso em dinheiro

Para as pequenas empresas, a compensação é geralmente mais prática: é abatida às suas dívidas de contribuições para a Segurança Social ou imposto sobre as sociedades, reduzindo o seu encargo sem gerar fluxo de caixa.

Porque é que o processo exige tantos documentos?

Porque o reembolso é uma operação em que o Estado despende dinheiro. Naturalmente, o ónus da prova é elevado.

Tipicamente, é solicitado: lista do IVA suportado, lista do IVA dedutível, lista de faturas de venda, declaração aduaneira (no caso de exportações) e requerimento de pedido de reembolso. A maioria destes documentos é enviada eletronicamente através do sistema.

O conceito crítico aqui é o IVA suportado: o IVA dos inputs diretamente relacionados com a operação objeto de reembolso. Ou seja, não é o IVA de todas as suas compras, mas sim o IVA integrado no custo da mercadoria exportada. Para conseguir fazer esta distinção, deve ser possível rastrear no registo a qual operação cada fatura de compra está associada.

Qual é o papel da contabilidade prévia nisto?

O processo de reembolso é preparado pelo seu contabilista. No entanto, a matéria-prima do processo são os seus registos, e um registo em falta significa diretamente um atraso.

Numa empresa com um processo de reembolso, preste atenção ao seguinte na contabilidade prévia:

• Todas as faturas de compra devem estar registadas. Uma fatura de compra não registada significa uma linha em falta na lista de IVA suportado — o que reduz diretamente o seu valor de reembolso.
• Os documentos devem estar prontos a ser arquivados. Pode ser exigida a apresentação de documentos durante a auditoria de reembolso. Explicámos os prazos no nosso artigo sobre a obrigatoriedade de armazenamento de documentos eletrónicos.
• As faturas de exportação devem corresponder às declarações aduaneiras. A consistência do número da fatura, data e valor é o ponto onde surgem mais obstáculos.
• Os movimentos de stock devem ser rastreáveis. Deve ter uma resposta pronta quando lhe perguntarem que mercadoria foi exportada e de que compra provém.

Gestão de expectativas

O reembolso não é uma rubrica em que se possa confiar ao planear o fluxo de caixa. O processo pode demorar meses, o montante pode diminuir na auditoria e o processo pode ser devolvido devido a documentos em falta.

Se vai incluir o reembolso no seu plano de caixa, utilize uma data realista e um montante conservador. Ao configurar a tabela de fluxo de caixa, manter esta rubrica numa linha separada e com uma nota de incerteza ser-lhe-á útil.

Perguntas frequentes

Só tenho IVA a transitar, posso pedir o reembolso?

Se não houver nenhuma operação que origine o direito a reembolso, não. O IVA a transitar dissipa-se através de compensações em períodos futuros.

Pedir o reembolso cria o risco de uma auditoria?

O processo de reembolso já inclui o seu próprio mecanismo de controlo. Se os seus registos estiverem corretos, isto não é um risco, mas sim um processo normal.

O relatório de um auditor certificado é obrigatório para o reembolso?

Varia consoante os limiares de valor e o tipo de reembolso. Os pedidos abaixo de determinado limite podem não exigir relatório. Consulte o seu contabilista para o seu caso específico.

Quanto tempo demoram a chegar os fundos do reembolso?

Varia consoante a integridade do processo e o tipo de reembolso. A compensação costuma ter um resultado mais rápido. Não é possível dar uma garantia de prazo exato.

Em suma: o reembolso não existe para qualquer IVA acumulado, mas sim para operações em que não consegue cobrar IVA na venda. E se tiver direito a ele, a força do processo provém da organização dos seus registos.

Ao abrir uma conta gratuita no Qolay.App, pode registar integralmente as suas faturas de compra e venda e armazenar os seus documentos num único local.

Este artigo tem fins meramente informativos. As condições de reembolso, limiares de valores e listas de documentos estão sujeitos a alterações; a fonte oficial é GİB. Conduza o seu processo com o seu contabilista.