Como Fazer o Controle de Contas Correntes?

Fazer vendas é relativamente fácil. O difícil é receber por essa venda no prazo certo. A diferença entre uma coisa e outra está oculta na conta corrente.

A conta corrente é o registro da relação de débito e crédito entre você e um cliente ou fornecedor. Cada fatura aumenta o saldo, cada recebimento o reduz. Parece simples; o motivo pelo qual ela é mantida de forma incorreta na maioria das empresas é confiar nessa simplicidade e descuidar da disciplina.

O que acontece sem o controle de contas correntes?

O cenário que surge quando não há registros é sempre o mesmo: você lembra quanto mercadoria deu para o cliente, mas não lembra quanto recebeu dele. Ambas as partes acreditam nos seus próprios números e a conversa começa com um "eu já paguei".

Os custos reais disso são os seguintes:

• Valores a receber vencidos ficam esperando por meses sem serem notados; quanto mais tempo esperam, mais difícil se torna cobrá-los.
• Você continua fornecendo mercadorias para um cliente sem capacidade de pagamento, porque não está vendo o risco atual dele.
• Pagamentos em duplicidade são feitos ao fornecedor. Não é raro, é muito mais comum do que se pensa.

Configuração correta: quatro regras

Não é preciso um sistema complexo para fazer o controle de contas correntes funcionar. Basta seguir quatro regras.

1. Um único cadastro por empresa

O erro mais comum é cadastrar a mesma empresa duas vezes: uma como "Yılmaz Com." e outra como "Yılmaz Comércio Ltda.". O saldo é dividido em dois e ambos parecem incorretos. Unifique os cadastros usando o CNPJ ou CPF.

2. Separe clientes e fornecedores

Se você compra e vende para a mesma empresa, manter duas fichas separadas torna os relatórios mais claros. Se for fazer compensações, registre isso como uma operação consciente, e não misturando os cadastros.

3. Insira obrigatoriamente o saldo inicial

No dia em que migrar para o programa, registre o saldo de abertura de todos. Se essa etapa for ignorada, o sistema começará do zero e seus recebíveis antigos nunca aparecerão nos registros. Quando descoberto mais tarde, a correção é muito mais trabalhosa.

4. Processe o recebimento no mesmo dia

Ninguém esquece de emitir fatura; o que é esquecido é sempre o registro de recebimento. Só porque o dinheiro caiu na conta, o lançamento não se faz sozinho. Dedicar cinco minutos por dia é mais rápido do que tentar fechar os extratos no final do mês.

Reconciliação: duas vezes por ano é suficiente, mas faça

A reconciliação consiste em comparar o seu registro com o registro da outra parte. Parece formalidade, mas na prática revela transações que passaram despercebidas por ambos os lados.

Envie o extrato e diga: "consta este saldo em nossa data tal, você confirma?". Se houver divergência, quase sempre é uma destas três coisas: recebimento lançado incorretamente, fatura inserida duas vezes ou documento de devolução/desconto não processado.

Por que o saldo não bate?

Por trás da reclamação de que "o número está errado" geralmente não está o programa, mas sim a ordem dos lançamentos. Lista de verificação:

• O saldo inicial foi inserido? Esta é a causa mais frequente.
• O recebimento foi lançado na conta correta? Se houver duas fichas com nomes semelhantes, pode ter ido para a incorreta.
• Existe nota fiscal de devolução? Se a devolução não for lançada, o saldo parecerá maior do que é.
• Moedas diferentes foram misturadas? Em transações em moeda estrangeira, a variação cambial deve ser tratada separadamente.

Como funciona no Qolay.App?

Depois de abrir a conta corrente uma vez, você não precisa fazer mais nada: a fatura emitida, o recebimento e o pagamento inseridos são lançados automaticamente no saldo. Você vê o saldo diretamente na lista de clientes e, ao entrar no cadastro, acessa todo o histórico de transações.

Duas seções facilitam o trabalho. A primeira é o relatório de recebimentos e pagamentos a vencer — ele mostra os recebíveis próximos do vencimento na tela inicial. A segunda são os modelos de descrição de e-documentos; eles adicionam automaticamente o saldo atualizado no rodapé da fatura, lembrando o cliente em cada documento.

Perguntas frequentes

Dá para controlar contas correntes com o Excel?

Funciona com poucos clientes. O problema não surge de emitir a fatura em um lugar e controlar o saldo em outro: cedo ou late, os dois registros se desencontram. Explicamos o processo de migração em nosso artigo sobre migração do Excel.

Para que serve o extrato de conta corrente?

Ele mostra todas as transações e o saldo em um determinado intervalo de datas. É usado na reconciliação e no acompanhamento de recebíveis; é o documento mais claro para ser enviado ao cliente.

Trabalho à vista, preciso manter conta corrente?

Se o recebimento é feito no momento da venda, o saldo da conta corrente fica sempre zerado e a carga de controle diminui. Mesmo assim, abrir um cadastro permite ver o volume de transações anteriores com aquele cliente.

O que fazer com recebíveis vencidos?

Lembretes precoces e regulares são o método mais eficaz. Abordamos como estruturar esse processo no artigo sobre recebíveis vencidos.

O controle de contas correntes não é uma questão de relatórios, mas de hábito. Se você abrir os cadastros corretamente e lançar os recebimentos diariamente, os saldos permanecerão corretos por si só.

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