Controle de Receitas e Despesas para Freelancers

O problema financeiro dos freelancers geralmente não é ganhar pouco. É a grande diferença entre um mês bom e um mês ruim.

Você entrega três projetos em março, abril passa em branco e, em maio, dois pagamentos caem na mesma semana. A única maneira de lidar com essa instabilidade é conseguir ver quanto você está ganhando e quando vai receber.

Separe as finanças do negócio das suas finanças pessoais

Trabalhando sozinho, isso é o mais fácil de passar despercebido. O cliente deposita o dinheiro na sua conta pessoal, você faz compras no supermercado com ele e, no fim do mês, não sabe quanto lucrou.

Abrir uma conta empresarial separada e transferir um valor fixo para você mesmo é a maneira mais prática de tornar a renda instável previsível. Todo o ganho é seu, mas isso não significa que tudo deva ser gasto neste mês.

Pense por projeto, não por mês

Uma tabela mensal de receitas e despesas é enganosa para freelancers; o fato de dois pagamentos caírem no mesmo mês faz com que aquele mês pareça ótimo e o seguinte pareça um desastre.

Em vez disso, cadastre cada cliente como um cadastro separado e acompanhe cada projeto como um documento independente. Assim, você vê três coisas: qual cliente dá mais trabalho, quem paga em dia e qual trabalho realmente compensa o esforço.

A terceira é a mais valiosa. A maioria dos freelancers só percebe que o trabalho em que mais gasta energia é o que menos rende quando vê os números.

Despesas que você esquece de registrar

Como os gastos de um freelancer são pequenos e dispersos, estes são os itens que mais ficam de fora:

• Assinaturas de software e nuvem — pequenas por mês, surpreendentes no total anual
• A proporção da conta de internet e telefone usada para o trabalho
• Compras de equipamentos
• Transporte para reuniões com clientes
• Cursos, treinamentos e livros
• Honorários de contabilidade e consultoria

Quais dessas despesas podem ser deduzidas varia de acordo com o seu tipo de enquadramento fiscal; esclareça o escopo com o seu contador. O seu trabalho é não perder os comprovantes. Se você não tem o hábito de guardar recibos, fotografar o recibo para registrá-lo automaticamente facilita muito esse processo.

Cobrança: ninguém vai lembrar por você

Em uma empresa corporativa, o departamento financeiro faz o controle de recebíveis. Se você trabalha sozinho, esse departamento é você — e é difícil lembrar de um pagamento antigo enquanto está entregando um projeto novo.

Duas coisas funcionam: colocar a data de vencimento no documento e ver os vencimentos próximos na lista. O relatório de recebíveis a vencer traz isso para a tela inicial; você não precisa ficar lembrando. Para gerenciar atrasos, você pode seguir o calendário do artigo sobre como gerenciar recebíveis vencidos.

Estar pronto para a época de impostos

A característica comum dos freelancers que entram em pânico na época de declaração é começar a juntar os registros naquela mesma semana.

A alternativa é simples: registre cada documento no dia em que o emitir, insira cada despesa no dia em que a gastar. Quando o período chegar, tudo o que você precisará fazer é exportar o relatório e enviá-lo ao seu contador.

Até 500 documentos por ano, o plano gratuito do Qolay.App é suficiente para isso — a grande maioria dos freelancers nem chega perto desse limite. Para saber mais sobre o escopo, confira o artigo sobre o plano gratuito.

Perguntas frequentes

Não tenho uma empresa formalizada, ainda assim devo fazer o controle?

Se você está gerando receita, sim. Independentemente da sua situação fiscal, saber quanto você ganha é essencial para tomar suas próprias decisões.

Recebo pagamentos do exterior, como faço o registro?

O mais ideal é manter a conta em moeda estrangeira na própria moeda e tratar a variação cambial separadamente. Como o aspecto fiscal muda de acordo com o seu enquadramento, consulte o seu contador.

Não sei nada de contabilidade, não vai ser muito difícil?

O número de termos necessários é bem pequeno. O guia de contabilidade básica para não-contadores foi escrito exatamente para essa necessidade.

Fazer o controle financeiro como freelancer não é burocracia, é uma ferramenta para lidar com a renda instável. Quando você sabe o que vai entrar e quando, até os meses fracos se tornam administráveis.

Abrindo uma conta gratuita no Qolay.App, você já pode cadastrar seus clientes e projetos hoje mesmo.