Como Consultar o Contribuinte de e-Fatura?

Emitiu a fatura e enviou-a. Algumas horas depois, o sistema rejeitou-a com a mensagem "o destinatário é um contribuinte de fatura eletrónica". Ou pior ainda: não rejeitou, foi emitida como fatura de arquivo eletrónico e, meses mais tarde, deparou-se com uma incompatibilidade.

Este erro tem apenas uma causa: o estatuto de contribuinte do destinatário não foi verificado antes de emitir o documento.

Porque é que esta verificação é obrigatória?

Não é você quem decide qual o documento a emitir. É o destinatário que determina.

• Se o destinatário for um contribuinte de fatura eletrónica → emite-se uma fatura eletrónica, que é enviada através do sistema fechado da Autoridade Tributária (GİB).
• Se o destinatário não for contribuinte → emite-se uma fatura de arquivo eletrónico, enviada por e-mail ou impressa.

O seu próprio estatuto de contribuinte não é determinante aqui. Mesmo que seja um contribuinte de fatura eletrónica, se a outra parte não o for, terá de emitir uma fatura de arquivo eletrónico para ela. Encontrará mais detalhes no nosso artigo sobre as diferenças entre fatura eletrónica e fatura de arquivo eletrónico.

Como efetuar a consulta?

A base para a verificação é a lista de utilizadores registados mantida pela GİB. Qualquer número de identificação fiscal (NIF) constante nesta lista significa que pode receber faturas eletrónicas.

Existem três formas práticas:

• Através da GİB. Pode pesquisar pelo número de identificação fiscal na lista de utilizadores registados nas páginas de documentos eletrónicos da Direção-Geral da Administração Fiscal (Gelir İdaresi Başkanlığı). A lista também pode ser descarregada em lote.
• Através do seu integrador. O painel do seu integrador de documentos eletrónicos dispõe habitualmente de um ecrã de consulta de NIF.
• Através do seu programa. O software de contabilidade faz esta verificação automaticamente ao registar a ficha de cliente/fornecedor e determina o tipo de documento de forma automática.

As primeiras duas vias são manuais e demoram pelo menos um minuto por fatura. Na terceira, a verificação ocorre em segundo plano e nem sequer se apercebe.

Porque é que perguntar ao cliente não é suficiente?

Perguntar "Vocês emitem fatura eletrónica?" parece ser o método mais rápido. O problema é que o seu interlocutor na outra ponta muitas vezes não sabe.

A pessoa que faz as compras não é a mesma que conhece o estatuto de contribuinte. Uma informação incorreta dada com boa-fé resultará na rejeição da fatura, e o trabalho de correção continuará a ser seu.

Em vez de declarações, consulte os registos. O número de identificação fiscal é um dado objetivo; o estatuto de contribuinte está associado a esse número.

A verdadeira armadilha: a lista muda

Não basta verificar uma vez e escrever "arquivo eletrónico" na ficha do cliente. A lista de contribuintes é constantemente atualizada.

Um cliente que hoje não é contribuinte pode passar a constar da lista daqui a seis meses por ter ultrapassado o limite de faturação. Se continuar a emitir-lhe faturas de arquivo eletrónico, o tipo de documento passará a estar incorreto.

Por isso, a verificação não é única, é contínua. Se trabalha manualmente, precisa de reconsultar as fichas dos clientes em lote a intervalos regulares. Se utiliza um software, esta atualização ocorre em segundo plano.

Abordamos os limites que determinam quem se torna contribuinte e quando no nosso artigo sobre a obrigatoriedade de transição.

O que acontece se for emitido o tipo errado?

A terceira linha é a mais irritante. Um número de identificação fiscal introduzido com um erro numérico pode levá-lo a enviar uma fatura a uma empresa que nem conhece. Para corrigir isto, terá de executar o processo de cancelamento e este tem um limite de prazo.

Organização da ficha de cliente: onde a verificação realmente acontece

O controlo do estatuto de contribuinte resolve-se na ficha de cliente e não no ecrã de faturação. Se a ficha estiver correta, a fatura estará correta por acréscimo.

• Unifique por número de identificação fiscal. Evite a criação de uma segunda ficha para o mesmo cliente. Duas fichas, uma com dados atualizados e outra com desatualizados, são a fonte mais comum de erros.
• Escreva a firma exatamente como consta no registo da GİB. Abreviações e redações livres dificultam o cruzamento de dados posterior.
• Não deixe a repartição de finanças em branco. É exigida nas validações de documentos.
• Valide a ficha no primeiro registo. Consultar ao criar o cliente é mais barato do que procurar erros na centésima fatura.

No Qolay.App, ao selecionar um cliente, o tipo de documento é determinado com base no número de identificação fiscal da ficha; não precisa de selecionar manualmente se será fatura eletrónica ou fatura de arquivo eletrónico. A possibilidade de escolher o tipo errado é assim eliminada do fluxo.

Perguntas frequentes

É possível efetuar consultas com o número de identificação de cidadão (TC)?

Os empresários em nome individual também podem estar registados com o número de identificação de cidadão. Pode efetuar a consulta com este número; quanto aos consumidores finais, não é necessária consulta, sendo-lhes emitida uma fatura de arquivo eletrónico.

Com que frequência devo verificar a lista?

Se trabalha manualmente, uma verificação em lote mensal para os seus clientes regulares é um ritmo razoável. Se utiliza um programa que faz controlo automático, não é necessária qualquer outra ação.

A data de início do estatuto de contribuinte é importante?

Sim. O registo visível na lista indica a data em que o estatuto de contribuinte teve início. Para transações anteriores a essa data, pode aplicar-se um tipo de documento diferente.

Emiti o tipo errado, o que devo fazer?

Se ainda estiver dentro do prazo, cancele e reemita com o tipo correto. Se o prazo já tiver expirado, o procedimento a seguir é diferente; consulte o seu contabilista.

Em suma: o tipo de documento correto resulta de uma ficha de cliente correta. Se transferir a verificação para o registo do cliente em vez de a deixar para o momento da faturação, nunca mais terá de se preocupar com este assunto.

Ao abrir uma conta gratuita no Qolay.App, pode manter as suas fichas de clientes com dados fiscais validados e deixar o tipo de documento a cargo do programa.

Este artigo destina-se apenas a fins informativos gerais. O âmbito do estatuto de contribuinte e os métodos de consulta podem sofrer alterações; a fonte oficial é a GİB. Consulte o seu contabilista para a sua situação específica.