Como Personalizar o Modelo de Impressão de Faturas?

A impressão da fatura é, na maioria das vezes, o último ponto de contato que um cliente tem com a sua marca. O seu site, a sua embalagem e a sua apresentação podem ser impecables, mas se o documento que ele recebe for simples e impessoal, essa impressão acaba se perdendo ali.

Além disso, corrigir isso exige muito menos trabalho do que você imagina.

Duas formas de design

No Qolay.App, você pode criar o design dos modelos de duas maneiras:

• Designer visual: Você arrasta e solta os campos. Insere o logotipo, altera o layout e define onde cada informação deve aparecer. Não é necessário conhecimento técnico.
• Designer HTML: Controle total através de código. Esta opção é mais adequada se você possui um manual de identidade visual ou precisa de um layout altamente personalizado.

Para a maioria das empresas, o designer visual é mais do que suficiente. A parte de HTML só é necessária se você estiver trabalhando com uma agência.

Não apenas para faturas

O design de modelos não se limita apenas às faturas de venda. Também é possível definir modelos separados para documentos de pedidos, recibos de cobrança e pagamento, documentos de transferência e comprovantes de despesas.

O recibo de cobrança é especialmente útil: ao receber dinheiro de um cliente, entregar um documento adequado em vez de um bilhete escrito à mão parece profissional e acaba com qualquer discussão futura do tipo "eu já paguei".

Impressão de listas

Além de documentos individuais, você também pode gerar PDFs com um clique a partir das telas de lista. A lista de faturas, o extrato de conta corrente ou a lista de cobranças são convertidos diretamente em formato de impressão.

Este é o recurso mais utilizado ao enviar dados do período para o seu contador ou ao fazer conciliações com clientes.

O que considerar no design?

• Não remova os campos obrigatórios. Se as informações fiscais ou o número do documento forem removidos por razões estéticas, o documento pode se tornar inválido.
• Mantenha o logotipo em um tamanho razoável. Um logotipo que ocupa um terço da página faz com que os itens da lista sejam empurrados para a segunda página.
• Imprima e verifique. Um design que fica bonito na tela pode parecer diferente no papel; especialmente os tons de cinza que desaparecem em impressoras mais simples.
• Teste com listas longas de itens. Um modelo que fica bom em uma fatura de três linhas pode quebrar em uma fatura de trinta linhas.

Modelo e texto descritivo são coisas diferentes

Um assunto que costuma gerar confusão: o modelo de impressão determina a aparência do documento; já os textos fixos adicionados ao documento são uma configuração separada.

Se você deseja adicionar o IBAN, um aviso de vencimento ou a linha de saldo da conta corrente, o que você procura são os modelos de descrição de e-documentos.

Perguntas frequentes

Isso também altera a aparência da e-Fatura para o destinatário?

A aparência da e-Fatura no lado do destinatário é determinada por XSLT e trata-se de uma configuração separada. O modelo de impressão afeta a saída gerada por você. Explicamos a diferença entre os tipos de documento no artigo sobre diferenças entre e-fatura e e-arquivo.

Posso ter mais de um modelo?

Você pode definir modelos separados de acordo com os tipos de documento. Se você usa o sistema para várias empresas, cada empresa terá o seu próprio design.

Posso imprimir a partir do celular?

Você pode compartilhar o documento como PDF. A criação do modelo em si é feita na web — abordamos essa distinção no artigo sobre emissão de e-faturas no celular.

Se eu estragar tudo, posso voltar ao normal?

Os modelos padrão continuam lá; você pode retornar a eles sempre que quiser. Ainda assim, fazer uma cópia do design atual antes de começar a testar é um bom hábito.

Você projeta uma vez e, a partir daí, cada documento é emitido com essa identidade. Trinta minutos de trabalho refletidos em milhares de documentos.

Você pode abrir uma conta gratuita no Qolay.App e começar adicionando o seu logotipo ao seu modelo.