Registo de Despesa com Pagamento em Um Só Passo

Registrar uma despesa envolve na verdade dois eventos distintos: uma despesa ocorreu e o dinheiro saiu de algum lugar.

Na maioria dos programas, isso é feito em duas telas separadas. Todo mundo faz a primeira parte, mas ninguém se lembra da segunda. No fim do mês, o caixa não bate e começa a busca pelo motivo.

O segundo passo que fica faltando

Quando você apenas registra a despesa sem processar o pagamento, o cenário é o seguinte: o seu relatório de despesas parece correto, mas o saldo do seu caixa está maior do que o real. O sistema acha que o dinheiro ainda está lá.

Essa diferença passa despercebida em gastos pequenos, mas se acumula com o tempo. E, nesse ponto, pode ser necessário voltar semanas no tempo para descobrir qual pagamento não foi processado.

O oposto também é possível: se o pagamento foi processado mas a despesa não foi registrada, desta vez as suas despesas parecerão incompletas e o seu lucro, maior do que o real.

Registrando em uma única etapa

No Qolay.App, ao inserir o registro de uma despesa, você também marca o pagamento dela na mesma tela. Você escolhe de qual conta ela foi paga — caixa, banco ou cartão de crédito — e, quando o registro é concluído, a movimentação da conta correspondente é gerada automaticamente.

Ou seja, aquele segundo passo que poderia ser esquecido deixa de existir. Afinal, a maioria das despesas já é paga à vista; separar as duas coisas não traz nenhuma vantagem prática.

Se for uma despesa a prazo, você a registra sem marcar o pagamento; a dívida permanece na conta corrente e é processada quando chegar a data de vencimento.

Combinado com a digitalização de recibos

O fluxo funciona assim: você tira uma foto do recibo, o valor e a data são lidos, você seleciona a conta pela qual foi pago e aprova. Em uma única operação, são criados o registro da despesa, a movimentação de caixa e o arquivo do documento.

Explicamos os detalhes no artigo sobre digitalização de recibos de despesas.

Escolha a conta certa

Registrar em uma única etapa traz praticidade, mas se você selecionar a conta de forma aleatória, estará apenas adiando o problema. Se você lançar uma despesa paga em dinheiro vivo na conta bancária, ambas as contas ficarão incorretas.

A distinção também é importante para gastos feitos com cartão de crédito: no momento do gasto, o valor é lançado como débito na conta do cartão, e essa dívida é quitada quando a fatura é paga. Ambas são operações distintas. Para a configuração de contas, consulte o artigo sobre gerenciamento de bancos e caixa.

Perguntas frequentes

Posso adicionar o pagamento posteriormente?

Sim. Você pode registrar a despesa sem o pagamento e processar o registro correspondente assim que o pagamento for feito. Em despesas a prazo, este já é o fluxo correto.

Posso fazer um pagamento parcial?

Você pode processar o pagamento em partes; o valor restante permanecerá em aberto no saldo da conta corrente.

Por que a categoria de despesa é importante?

Uma despesa sem categoria é uma despesa que não pode ser analisada posteriormente. Se você quiser ver quanto gastou em cada item, não deixe de selecionar uma categoria.

Como faço para controlar o IVA (imposto)?

Quando você registra uma despesa com documentação, ela é lançada na conta de crédito fiscal. Abordamos o assunto no artigo sobre controle de impostos.

É uma pequena mudança no fluxo, mas elimina em grande parte a pergunta "por que o caixa não bate?" no fim do mês.

Abra uma conta gratuita no Qolay.App e comece a registrar a sua primeira despesa junto com o pagamento.