Como Faturar Adiantamentos e Pagamentos Antecipados?

O cliente pagou para você começar o trabalho. A mercadoria ainda não foi entregue, o serviço ainda não foi concluído.

E agora? A resposta para essa pergunta costuma ser respondida incorretamente devido à ideia equivocada de que "se o dinheiro entrou, a fatura deve ser emitida".

Um adiantamento por si só não gera uma fatura

A fatura está vinculada à entrega de mercadorias ou à prestação de serviços. O adiantamento, por sua vez, é um pagamento antecipado recebido por uma transação que ainda não ocorreu; não há entrega, portanto, não há fato gerador de imposto.

É por isso que, ao receber um adiantamento, faz-se um registro de recebimento, e não uma fatura. O dinheiro entra no banco ou no caixa e, em contrapartida, você fica devendo ao cliente — pois está retendo um dinheiro que ainda não conquistou.

Na conta corrente, isso significa que o cliente aparece como credor. Pode parecer incomum, mas o correto é isso, e a situação se acerta assim que o trabalho é concluído.

Abordamos detalhadamente os prazos e limites de valores para emissão de faturas neste artigo.

Quando o trabalho for concluído: compensação

Quando a entrega ocorre, a fatura é emitida sobre o valor total do trabalho. O valor do adiantamento não é subtraído da fatura; a fatura é emitida com o valor integral.

O adiantamento recebido anteriormente é compensado nesta fatura e apenas o valor restante aparece como débito na conta corrente. Ou seja, o adiantamento não diminui a fatura, ele diminui a conta a receber.

O erro comum: emitir a fatura com o valor já descontado do adiantamento. Isso mostra a base de cálculo de impostos de forma incompleta e cria divergências com os registros do cliente.

Adicionar a nota "Adiantamento de X TL compensado" na fatura facilita a sua conciliação. Você pode automatizar esses tipos de notas padrão com modelos de descrição.

Adiantamento, sinal e depósito

Todos os três parecem "dinheiro recebido antecipadamente", mas suas naturezas jurídicas são diferentes.

O adiantamento é o pagamento antecipado de parte do valor; é devolvido se o trabalho não for realizado.

O sinal (arras) garante a obrigatoriedade do contrato. Se o comprador desistir, o valor pode ser retido; se o vendedor desistir, pode ser necessário devolvê-lo em dobro.

O depósito tem fins de garantia e é retido para ser devolvido ao término do trabalho.

Um valor que permanece com você devido a uma desistência pode deixar de ser um pagamento antecipado e passar a ser considerado receita. Nesse caso, a ordem documental muda; consulte o seu contador.

Para não se perder no acompanhamento

O maior risco dos adiantamentos é que eles sejam esquecidos. Se um adiantamento recebido meses atrás não for lembrado no momento da entrega do trabalho, acaba-se cobrando o dinheiro do cliente pela segunda vez.

A maneira de evitar isso é registrar o adiantamento não como um recebimento avulso, mas vinculado à conta corrente do cliente em questão. Explicamos essa organização no artigo Como fazer o acompanhamento de contas correntes.

Também é importante em termos de planejamento de caixa: o dinheiro em suas mãos ainda não foi ganho. O artigo Relatório de recebimentos e pagamentos a realizar aborda essa distinção.

Perguntas frequentes

O que devo fazer se o cliente quiser uma fatura pelo adiantamento?

Um recibo de pagamento ou comprovante bancário atende a essa necessidade. Se a solicitação do documento for para um processo de aprovação oficial, uma fatura proforma é adequada; consulte o artigo sobre fatura proforma.

Há incidência de imposto (IVA) no adiantamento?

Como a entrega não ocorreu, o imposto não é gerado. O imposto é calculado quando a fatura é emitida.

Como funcionam os pagamentos intermediários em projetos de longa duração?

É possível emitir uma fatura baseada em medição/etapas para a parte concluída do trabalho. Nesse caso, o pagamento não é um adiantamento, mas sim o valor do trabalho concluído.

O que é feito se o adiantamento for devolvido?

Como nenhuma fatura foi emitida, não há necessidade de uma nota fiscal de devolução; o registro de pagamento é processado na direção oposta e o saldo da conta é encerrado.

O adiantamento não é a antecipação de uma fatura, mas sim a cobrança antecipada de um crédito. Quando essa distinção se consolida, tanto a organização documental quanto a de contas correntes entram nos eixos.

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