Consulta de Fatura Eletrônica (e-Arşiv) e Como Encontrar uma Fatura Perdida

Um cliente liga: "Não consigo encontrar a fatura do mês passado, você pode enviá-la novamente?" Ou o seu contador pede: "Preciso do PDF daquela fatura de março."

Um pedido simples. Mas se os seus documentos estiverem desorganizados, esse pedido simples vai consumir meia hora do seu dia.

O documento não desaparece, quem se perde é você

Primeiro, a parte tranquilizadora: a fatura eletrônica (e-arşiv) que você emitiu não vai a lugar nenhum. Ela foi reportada à administração fiscal (GİB) e está registrada. Se você usa um integrador, ela também fica guardada no sistema dele.

O que se perde não é o documento, mas a sua forma de acessá-lo. Se você não se lembra por qual canal emitiu a fatura ou se digitou o nome do cliente errado, a busca se prolonga.

Onde consultar?

A ordem importa. Se você conseguir encontrar no seu programa, fique por lá — porque nele o documento não aparece sozinho, mas sim junto ao cliente a que pertence e ao status de recebimento.

Com qual informação começar a busca?

Do mais confiável para o menos confiável:

• Número do documento (ETTN ou número da fatura). Retorna um único resultado. O cliente pode ler na via impressa que tem em mãos.
• Número de identificação fiscal + intervalo de datas. Quase sempre funciona. É independente da grafia do nome da empresa.
• Valor + intervalo de datas. Se houver valores próximos, haverá vários resultados, mas isso reduz a lista rapidamente.
• Nome/razão social do cliente. O menos confiável. Escrever "Ltda." ou "LTDA" muda o resultado.

Ao telefone com o cliente, a pergunta mais prática é: "Você poderia ler o número no canto superior direito da cópia impressa que está com você?" Isso reduz a busca a segundos.

Se o cliente não recebeu a fatura

A fatura e-Arşiv geralmente é enviada por e-mail, e é comum que o e-mail se perca: pasta de spam, caixa de entrada cheia, endereço digitado incorretamente.

A ordem a seguir:

• Verifique o endereço de e-mail no cadastro do cliente — o erro geralmente está aí.
• Peça para ele verificar a pasta de spam.
• Reenvie o documento; o documento não é reeditado, o mesmo documento é enviado novamente.
• Se necessário, envie a versão em PDF diretamente você mesmo.

Importante: reenviar não significa emitir uma nova fatura. Dizer "Não chegou, vou emitir de novo" cria uma fatura em duplicidade e exige cancelamento. Explicamos essa armadilha em nosso artigo sobre prazo de cancelamento.

A organização que torna a busca desnecessária

Em uma boa estrutura de arquivo, não existe a tarefa de "encontrar a fatura"; você clica no cliente e todos os documentos dele estão diante de você.

Três hábitos que garantem isso:

• Cada documento deve estar vinculado a um cadastro de cliente. Cadastros genéricos como "Diversos Clientes" tornam a busca posterior impossível.
• Os documentos devem ficar em um único lugar. Se parte estiver no integrador, parte no e-mail e parte na área de trabalho, você será obrigado a se lembrar em qual deles procurar.
• Tenha um backup. Uma mudança de integrador ou o fim de um contrato pode afetar o seu acesso a documentos anteriores. No entanto, a obrigação de retenção continua — explicamos os prazos em nosso artigo sobre retenção.

No Qolay.App, os documentos ficam vinculados ao cadastro do cliente e podem ser copiados com o Gerenciamento de Arquivos; cada nova empresa conta com 512 MB de espaço de armazenamento gratuito. Explicamos essa organização em nosso artigo sobre gerenciamento de arquivos.

Quando o contador pede

A frase mais ouvida no final do mês: "Você pode enviar a cópia destas três faturas?"

A repetição desse pedido geralmente é um sinal: significa que o seu contador não está conseguindo acessar os seus documentos. A solução permanente, em vez de enviar os documentos um a um todos os meses, é estabelecer um sistema onde você possa entregar o relatório do período e a lista de documentos juntos. Assim, o pedido não salta de uma vez por mês para três.

Perguntas frequentes

Quantos anos no passado posso consultar faturas?

Você deve ser capaz de acessar os documentos durante todo o período de obrigação de retenção. O período de arquivamento próprio do canal pode ser mais curto do que isso; é por isso que é importante manter o seu próprio backup.

Como confirmo se o cliente viu a fatura?

No e-Arşiv não existe um fluxo de aceitação e rejeição como na fatura eletrônica (e-Fatura). Além do registro de entrega por e-mail e do log de envio, não há confirmação de leitura sistêmica.

Não consigo encontrar a fatura, será que ela não foi emitida?

É possível. Se houver um registro de venda, mas nenhum documento, significa que você está diante de uma transação não faturada. Feche essa lacuna antes que o período se encerre.

Para que serve o QR code na via impressa?

Ele garante a validação do documento. O cliente pode verificar a validade da via impressa que tem em mãos por esse meio.

Em resumo: o documento não desaparece, o que desaparece é a organização. Se você vincular cada fatura a um cliente e mantê-la em um único lugar, a tarefa de "encontrar a fatura" desaparecerá da sua vida.

Abrindo uma conta gratuita no Qolay.App, você pode pesquisar seus documentos com base no cliente, reenviá-los e fazer backups.

Este artigo é apenas para fins informativos gerais. Consulte o seu contador sobre os prazos de retenção e obrigações de acesso; a fonte oficial é a GİB.