Gestão de Ficheiros e Cópia de Segurança de E-Documents

Cliente liga: "Você pode enviar o contrato que assinamos no ano passado?"

Os vinte minutos seguintes são gastos em pastas na área de trabalho, arquivo de e-mail e mensagens do WhatsApp. O documento finalmente é encontrado — mas isso se repete todas as vezes.

O problema não é armazenar, é associar

Seus arquivos não estão realmente perdidos; eles estão guardados em algum lugar. O problema é que não fica registrado qual documento pertence a qual trabalho.

O armazenamento em nuvem sozinho não resolve isso. Não importa quão organizada seja a estrutura de suas pastas, você ainda precisará se lembrar para encontrar o comprovante de entrega de uma fatura.

A solução é manter o documento junto ao registro: o contrato no cadastro do cliente/fornecedor, o comprovante de entrega na fatura correspondente, o recibo no registro de despesa.

O que vale a pena guardar?

• Contratos e propostas. O primeiro documento procurado quando surge uma divergência.
• Recibos de despesas. O papel do cupom térmico desbota com o tempo; a cópia digital permanece permanente.
• Backups de documentos eletrônicos. Embora o registro do integrador fique em um local separado, ter sua própria cópia salva seu negócio caso você troque de integrador.
• Extratos bancários e relatórios de pagamento de marketplaces. Os arquivos mais procurados na época de conciliação.
• Comprovantes de entrega, fotos de romaneios. Documentos que encerram discussões sobre remessas.

Cota: Começa com 512 MB

A Gestão de Arquivos não é um módulo vendido separadamente, está incluída no plano. O plano gratuito vem com 512 MB de espaço por empresa.

512 MB pode parecer pouco, mas pensando em PDFs e fotos compactadas, significa milhares de documentos. O que consome espaço rapidamente costuma ser fotos de alta resolução enviadas pelo celular.

No plano padrão, o espaço sobe para 10 GB; se necessário, GBs adicionais também podem ser adquiridos pelo Marketplace. Comparação de planos no artigo sobre contabilidade básica gratuita.

Mantendo o arquivo útil

• Vincule o documento ao registro correspondente. Jogá-lo em uma pasta genérica dá o mesmo resultado que jogá-lo na área de trabalho.
• Dê um nome significativo ao arquivo. "IMG_20260715_112233.jpg" não serve para nada.
• Envie as fotos em um tamanho razoável. Não são necessários 12 megapixels para que o recibo seja legível.
• Faça o upload na hora. O documento deixado para "enviar depois" é onde começa o caos das pastas.

Perguntas frequentes

Posso enviar pelo celular?

Sim. Você pode carregar diretamente a foto do documento tirada enquanto está em campo. Para recibos de despesas, a digitalização de recibos guarda a imagem e prepara o registro da despesa.

O que devo verificar se o arquivo não estiver carregando?

Em ordem: tamanho do arquivo, formato do arquivo, cota restante e se você está logado.

Isso atende à obrigação legal de retenção?

Consulte seu contador para o escopo de sua obrigação de retenção de documentos e a suficiência da cópia digital. O arquivo aqui resolve sua necessidade de acesso e organização.

Tenho duas empresas, o espaço é compartilhado?

A cota é definida por empresa. Explicamos a separação no artigo como gerenciar várias empresas.

O valor de um arquivo de documentos não se revela pelo quanto você armazena, mas pelo tempo que você leva para encontrar o que procura. O documento que fica junto ao registro nem precisa ser procurado.

Abra uma conta gratuita no Qolay.App e adicione seu primeiro contrato ao cadastro correspondente.