A Diferença entre o Portal GIB e o Integrador

Ao transacionar para documentos eletrónicos (e-Belge), surgem três métodos: o portal da AT (GİB), um integrador autorizado e a integração direta. A terceira opção destina-se a grandes empresas com equipas de TI próprias; para as pequenas e médias empresas, a escolha real resume-se às duas primeiras.

Este artigo aborda os critérios a ter em conta para fazer essa escolha.

Três métodos, um único resultado

Primeiro, vamos esclarecer o seguinte: independentemente do método escolhido, o documento gerado tem o mesmo valor legal. O documento em si não muda.

• Portal GİB. A interface web gratuita do governo. É você quem preenche o formulário.
• Integrador autorizado. Um prestador de serviços autorizado pela GİB. Realiza a geração e transmissão de documentos em seu nome; comunica com o seu software.
• Integração direta. Liga o seu próprio sistema à GİB. Requer uma equipa técnica e manutenção contínua.

A diferença reside na forma como gera o documento. Ou seja, no tempo que gasta.

Comparação

A única diferença de custo tangível na tabela está na primeira linha. Todas as outras linhas representam uma diferença de tempo — e o tempo também é um custo.

Um cálculo simples

Imagine uma empresa que emite 60 faturas por mês. No portal, preencher manualmente uma fatura, juntamente com os dados do cliente e do produto, demora em média 3 minutos.

• 60 × 3 minutos = 180 minutos, ou seja, 3 horas por mês.
• Este tempo refere-se apenas à introdução do documento; não inclui a correção de erros nem pesquisas.
• Quando emitida a partir do software, como o cadastro do cliente e do produto já está guardado, essa mesma tarefa reduz-se para 30 segundos: cerca de 30 minutos.

Uma diferença mensal de 2 horas e meia. Multiplique o valor deste tempo pelo custo da sua hora de trabalho para perceber se compensa o custo do integrador. Abordámos o cálculo do custo por hora num artigo dedicado.

O verdadeiro ganho do integrador: documentos recebidos

Fala-se sempre das faturas emitidas. No entanto, se é contribuinte de fatura eletrónica, também recebe faturas e estas possuem um processo de aceitação ou rejeição.

Deve responder a uma fatura recebida com cenário comercial dentro de um determinado prazo. Se não responder, o documento pode ser considerado aceite — mesmo que contenha erros. Explicámos os tipos de cenários num artigo dedicado.

O integrador reúne estes documentos numa única lista, mostra quais estão prestes a expirar e permite responder a partir de um único ecrã. Se estiver ligado ao software de contabilidade básica, a fatura recebida converte-se automaticamente num registo de despesa, evitando a introdução dupla de dados.

O que procurar ao escolher um integrador

Se já decidiu optar por um integrador, as diferenças entre fornecedores tornam-se evidentes nos seguintes pontos:

• Compatibilidade com o seu software. Este é o critério mais importante. É preferível escolher entre os integradores suportados pelo seu software de contabilidade do que tentar criar uma ponte mais tarde.
• Modelo de preços. Créditos ou pacote anual? Os créditos não utilizados transitam para o período seguinte? Se trabalha de forma sazonal, esta diferença é importante.
• Âmbito dos créditos. Os documentos recebidos consomem créditos? Em alguns fornecedores, apenas o documento emitido é contabilizado.
• Acesso ao suporte. A quem e a que horas recorrerá num dia em que não for possível emitir faturas?
• Facilidade de saída. Como obterá os seus documentos anteriores caso decida mudar de fornecedor?

Analisámos estes tópicos com mais detalhe no nosso artigo sobre a escolha de um integrador.

O limiar de decisão

Um critério prático: o volume de documentos e a taxa de repetição.

• Menos de 10 documentos por mês, a maioria para clientes diferentes → o portal é suficiente.
• Entre 20 e 50 documentos por mês, vendas repetidas aos mesmos clientes → o integrador paga-se a si próprio.
• Vendas em marketplaces ou e-commerce → integrador sem dúvida; o volume de encomendas torna a introdução manual impossível.
• Tráfego intenso de faturas recebidas → o integrador compensa, mesmo que seja apenas pelas faturas emitidas.

Lembre-se também de que, devido ao âmbito das suas obrigações e ao volume de documentos, alguns métodos podem tornar-se obrigatórios; as condições são atualizadas periodicamente.

Perguntas frequentes

Se utilizar um integrador, preciso de um selo fiscal (mali mühür)?

É necessário um selo fiscal ou assinatura eletrónica para os processos de e-Belge. A utilização de um integrador não elimina esta exigência. Explicámos o processo de candidatura no nosso artigo relevante.

Posso mudar de integrador?

Sim, é possível mudar. A continuidade dos documentos e a ordem da série numérica são importantes durante a transição; planeie em conjunto com ambos os fornecedores.

Posso utilizar um software de contabilidade básica enquanto uso o portal?

Pode, mas terá de introduzir a fatura em dois sítios. Este sistema duplo é a causa mais comum de inconsistência de dados.

O integrador vê os meus dados?

Como efectua a transmissão dos documentos, tem acesso ao conteúdo dos mesmos. É aconselhável ler as cláusulas de confidencialidade e tratamento de dados no contrato.

Em suma: o portal poupa dinheiro, o integrador poupa tempo. À medida que o seu número de documentos aumenta, a segunda poupança supera a primeira — e esse ponto de transição chega mais cedo do que a maioria das empresas pensa.

Ao abrir uma conta gratuita no Qolay.App, pode ligar o seu integrador de e-Belge e gerir os documentos emitidos e recebidos juntamente com a sua contabilidade básica.

Este artigo destina-se apenas a fins informativos gerais. Os métodos de e-Belge e os requisitos de obrigatoriedade podem sofrer alterações; a fonte oficial é a GİB. Consulte o seu contabilista para a sua situação específica.