Gratis Bo</td>ekhoudingsoftware

Als je "gratis online boekhoudprogramma" hebt getypt en de eerste vijf resultaten hebt geprobeerd, ken je het patroon wel. Je registreert je, de interface ziet er mooi uit, en zodra je een factuur probeert te maken, verschijnt er een melding: deze functie zit in het betaalde pakket.

Gratis abonnementen zijn meestal een marketingtool. Het probleem is niet dat ze gratis zijn, maar dat je pas na registratie ziet waar de grens ligt. In dit artikel bespreken we eerst waar je op moet letten, en daarna wat er precies is inbegrepen in het gratis abonnement van Qolay.App, inclusief de limieten.

De vier meest voorkomende beperkingen in gratis abonnementen

Stel deze vier vragen voordat je software uitprobeert. Als de antwoorden niet op de prijspagina staan, is dat op zich al een antwoord.

• Is e-facturatie inbegrepen? Dit is de meest voorkomende beperking. De boekhouding is gratis, maar het verzenden van e-documenten wordt als apart pakket verkocht.
• Hoeveel gebruikers kan ik toevoegen? Een abonnement dat beperkt is tot één gebruiker loopt spaak zodra er een tweede persoon op kantoor bij komt.
• Kan ik meerdere bedrijven beheren? Cruciaal voor wie twee bedrijven heeft of de administratie voor klanten bijhoudt.
• Waarop is de limiet gebaseerd? Aantal facturen, aantal administraties, opslag, gebruikers... Als je weet welke het is, kun je berekenen wanneer je tegen die limiet aanloopt.

Wat zit er in het gratis abonnement van Qolay.App?

Het korte antwoord: alle functies. Er zijn geen vergrendelde modules in het gratis abonnement. De beperking zit hem niet in de functies, maar in het volume.

500 facturen per jaar komt neer op gemiddeld 40 facturen per maand. Ruim voldoende voor een klein dienstenbedrijf of een startende e-commerce onderneming. Als je 5-10 facturen per dag verstuurt, bereik je de limiet halverwege het jaar; op dat moment is het nodig om over te stappen naar het Standaard abonnement.

Welk abonnement moet je kiezen?

Er zijn drie licenties en de keuze draait eigenlijk om één enkele vraag: hoeveel facturen verstuur je per jaar?

• Alleen Factuur: Je houdt geen voorboekhouding bij, je hoeft alleen verkoop-e-facturen te versturen. Relatiebeheer, voorraad, kas en bank zijn niet in deze licentie inbegrepen.
• Basis (gratis): Alle functies tot 500 facturen per jaar. Het startpunt voor de meeste kleine bedrijven.
• Standaard: Geen factuurlimiet, 10 GB opslagruimte. Voor bedrijven met een hoog factuurvolume of die veel documenten opslaan.

Bekijk de prijspagina voor de actuele prijzen; deze kunnen tijdens actieperiodes variëren.

Wat er daadwerkelijk werkt in het gratis abonnement

Als de lijst met functies lang is, zie je door de bomen het bos niet meer. Dit zijn de onderdelen die je het meest zult gebruiken in het dagelijks gebruik:

E-factuur en e-archief

Zodra je de factuur aanmaakt, bepaalt het systeem of het als e-factuur of e-archief wordt verzonden op basis van of de ontvanger btw-plichtig is voor e-facturatie. Als je benieuwd bent naar het verschil, hebben we dit uitvoerig uitgelegd in onze vergelijking tussen e-facturen en e-archieffacturen.

Relatiebeheer (Cari)

Elke factuur en betaling wordt verwerkt in het saldo van de betreffende klant. Je ziet vervallen vorderingen in een apart rapport — het beheren van vervallen vorderingen is hier een praktisch startpunt voor.

Kas en bank

Contant geld, bank-, creditcard- en virtuele POS-accounts worden apart bijgehouden; je kunt overboekingen hiertussen doen. Bekijk voor de installatie de handleiding voor bank- en kasbeheer.

Mobiel

Alles wat op internet staat, is ook vanaf je telefoon te benaderen met dezelfde account. Als je onderweg een factuur moet maken, legt het artikel over het maken van e-facturen op mobiel de workflow uit.

Meerdere bedrijven

Als je twee bedrijven hebt, beheer je beide vanuit dezelfde account door te schakelen in het bovenste menu. Gegevens raken niet door elkaar. Meer details vind je in het artikel Hoe beheer je meerdere bedrijven?

Wat te doen op de eerste dag?

In plaats van het programma te openen en door alle menu's te bladeren, volg je deze volgorde; binnen een half uur ben je operationeel.

1. Open een account en voer de bedrijfsgegevens in. Vul je btw-nummer en KVK-nummer correct in — e-facturen worden met deze gegevens verzonden.
2. Definieer je kas- en bankrekeningen en noteer de saldi van vandaag.
3. Open de 5-10 klanten waarmee je het meest werkt als relatie. De rest voeg je toe tijdens het factureren.
4. Definieer de producten of diensten die je verkoopt als artikelkaarten.
5. Maak een proeffactuur aan. Zo kun je de print en de e-documentworkflow bekijken.

Veelgestelde vragen

Is het gratis abonnement een proefperiode of is het onbeperkt geldig?

Onbeperkt. Het is geen proefversie die na 30 dagen afloopt; zolang je binnen de limiet van 500 facturen per jaar blijft, kun je het blijven gebruiken.

Wat gebeurt er met mijn gegevens als ik de 500 facturen volmaak?

Je gegevens blijven behouden. Wanneer je de limiet bereikt, moet je overstappen naar het Standaard abonnement om nieuwe facturen te kunnen maken; je houdt gewoon toegang tot je bestaande administratie.

Ik heb geen boekhoudkundige achtergrond, kan ik het gebruiken?

Ja, het programma is ontworpen met dat uitgangspunt. Toch maakt het je werk gemakkelijker als je de basisbegrippen begrijpt; onze handleiding voor de online boekhouding voor niet-boekhouders is precies hiervoor bedoeld.

Is er een aparte integratorovereenkomst nodig voor e-facturatie?

Als je btw-plichtig bent voor e-facturatie, verstuur je via een integrator; met Qolay.App kun je deze verbinding instellen in het instellingenmenu. Verduidelijk je belastingstatus met je accountant.

Waar je naar moet zoeken in een gratis programma is geen lange lijst met functies, maar dat vooraf duidelijk is waar de grens ligt. Als je je eigen volume kent, is het eenvoudig om het juiste abonnement te kiezen.

Open een gratis account en maak je eerste factuur; je kunt binnen de app volgen wanneer je de limieten nadert.