Waarop letten bij het kiezen van een voorraadbeheersoftware?

Het bijhouden van vijftig producten in Excel lijkt eenvoudig. Het echte breekpunt komt wanneer je te maken krijgt met tientallen in- en uitgangen per dag: twee mensen werken op dezelfde dag verschillende rijen bij, een retourzending wordt vergeten of het is volstrekt onduidelijk waar een voorraadverschil vandaan komt.

Kijk bij het kiezen van voorraadbeheersoftware niet naar de lengte van de functielijst, maar naar de functionaliteiten die je dagelijkse werk echt vereenvoudigen. De volgende criteria kun je omzetten in concrete vragen tijdens een demo.

Eerst beweging, dan het aantal producten

De behoefte aan software wordt niet bepaald door het aantal productkaarten, maar door de transactiefrequentie. Een onderneming met wekelijks een paar aan- en verkopen heeft nu eenmaal een andere oplossing nodig dan een magazijn dat dagelijks honderden bestellingen verwerkt.

• Enkel magazijn, enkel kanaal. Een eenvoudige voorraadkaart, in- en verkoopbon en periodieke telling volstaan meestal.
• Multi-channel of multi-warehouse. Zonder overboekingen, kanaalgerelateerde saldi en synchronisatie zal het systeem al snel onjuiste informatie geven.
• Barcode-operaties. Handmatig codes typen leidt tot fouten; een scanner of mobiele scan moet vast onderdeel zijn van de dagelijkse routine.

Tel vooraf je transacties van één week: hoeveel aankopen, hoeveel verkopen, hoeveel retouren, hoeveel overboekingen. Dat aantal zegt meer over je behoeften dan welke functiepagina dan ook.

Acht selectiecriteria

Niet al deze acht punten zijn voor elk bedrijf verplicht. Maar de kritieke drempel of de registratie van telverschillen die je uitstelt met de gedachte "dat komt later wel van pas", worden meestal binnen drie maanden acuut.

Moeten voorraad en e-boekhouden op dezelfde plek staan?

Het is mogelijk om een apart voorraadprogramma en een apart facturatieprogramma te gebruiken. Het probleem is dat de twee systemen met vertraging communiceren: je hebt de factuur opgemaakt, maar de voorraad is niet verlaagd; je hebt voorraad afgeboekt, maar de debiteur/crediteur is niet aangemaakt.

Voor het midden- en kleinbedrijf is het model met de minste frictie dat de voorraadbeweging ontstaat in dezelfde registratieketen als de factuur en de pakbon. Zo vind je de bron van de vraag "het staat in het systeem, maar niet in het schap" veel sneller. In het artikel Voorraadfouten voorkomen leggen we de typische oorzaken van deze hiaten uit.

Drie dingen die het vaakst worden overgeslagen bij de installatie

• Beginsaldo. Het programma leeg starten en zeggen "dat tellen we later wel" betekent vanaf dag één verschillen creëren. Begin met een begintelling.
• discipline bij productkaarten. Twee kaarten voor hetzelfde product betekent dat de voorraad in tweeën wordt gesplitst. Vergrendel de uniciteit van barcodes en SKU's tijdens de installatie.
• Wie voert wat in. Magazijnpersoneel, verkoop en boekhouding mogen niet dezelfde rechten hebben. Afboekingen uit het verkeerde magazijn zijn vaak een kwestie van autorisaties.

Als je werkt met meerdere magazijnen, leg dan ook het proces voor magazijnoverboekingen vast op de installatiedag; dit achteraf toevoegen vervuilt historische mutaties.

Veelgestelde vragen

Tot wanneer is het logisch om door te gaan met Excel?

Als één persoon het bijhoudt, de transacties beperkt zijn en je regelmatig telt, red je het nog wel even. Zodra twee mensen in hetzelfde bestand gaan werken of retouren en overboekingen worden vergeten, is het tijd om over te stappen.

Is een barcode verplicht?

Niet verplicht, maar naarmate de productvariatie en snelheid toenemen, leidt handmatig codes invoeren tot fouten. Het gebruik van barcodes, op zijn minst voor hardlopende producten, verbetert de tel- en verkoopnelheid aanzienlijk.

Hoe stel je een kritieke voorraadniveau in?

Gebaseerd op de logica van levertijd + veiligheidsvoorraad. We hebben de formule toegelicht in het artikel kritisch voorraadniveau; het vermogen van het programma om deze waarschuwing te tonen is een selectiecriterium.

Is de keuze van de kostprijsmethode belangrijk?

Ja. Wanneer hetzelfde product tegen verschillende prijzen wordt ingekocht, hangt de winstberekening af van de gekozen methode. We hebben het verschil tussen gewogen gemiddelde en FIFO besproken in het artikel voorraadwaardering.

Kortom: een goed voorraadprogramma is geen functiecatalogus, maar een systeem dat gelijktijdig werkt met de factuur, telverschillen kan registreren en waarschuwt bij het bereiken van het kritieke niveau.

Open een gratis account op Qolay.App om je voorraad, facturen en debiteuren-/crediteurenmutaties vanuit één centrale plek te volgen.

Dit artikel is uitsluitend bedoeld voor informatieve doeleinden. Behoeften verschillen per magazijn-, kanaal- en documentstructuur van jouw onderneming; meet vooraf je eigen transactievolume.