Hoestel je een kasstroomoverzicht op?

Je hebt de beste maand van het jaar achter de rug. Recordverkopen, hoge winst. Maar op de 20e van de maand heb je geen geld om de salarissen te betalen.

Dit is geen tegenstrijdigheid. Winst en liquiditeit ontstaan op verschillende momenten — en bedrijven gaan niet failliet omdat ze geen winst maken, maar omdat hun geld op is.

Waarom lopen winst en liquiditeit uiteen?

Winst ontstaat op het moment dat je de factuur verstuurt. Liquiditeit ontstaat wanneer het geld op je rekening staat. Als daar 60 dagen tussen zitten, ben je gedurende die 60 dagen winstgevend maar heb je geen geld.

Vier factoren die dit verschil vergroten:

• Verkopen op krediet. Vandaag winst, over twee maanden geld.
• Voorraad. Je hebt betaald, de goederen liggen in het schap; nog geen winst en geen geld.
• Uitgaven die geen kosten zijn, maar wel cashflow vereisen. Aflossing van leningen, investeringen, belastingbetalingen.
• btw. De btw die je int is niet jouw geld; die moet de volgende maand worden afgedragen.

Bij snelgroeiende bedrijven is deze kloof het gevaarlijkst: naarmate de verkoop stijgt, nemen de voorraad en de debiteuren toe, terwijl de liquiditeit afneemt. Daarom is het mogelijk om failliet te gaan tijdens de groei.

Het skelet van de tabel

Je hebt geen ingewikkeld model nodig. Vier regels volstaan:

Zet dit naast elkaar op voor 8–13 weken. De kolommen zijn weken, de rijen zijn deze vier posten. De hele tabel moet op één scherm passen; zo niet, dan ga je te diep in op de details.

Waarom per week?

Een maandelijks overzicht is misleidend. Zelfs als er in totaal genoeg geld is over de hele maand, kom je in de knel in een maand waarin de betalingen op de 5e vallen en de ontvangsten op de 25e.

Een wekelijkse uitsplitsing brengt dit knelpunt aan het licht. Een dagelijks overzicht is voor de meeste kleine bedrijven overbodige detailinforming en niet vol te houden.

Praktisch ritme: elke maandagochtend 15 minuten. Vul de werkelijke cijfers van vorige week in en werk de komende 12 weken bij.

Kasstroomprognose: optimisme is de grootste valkuil

De betrouwbaarheid van de tabel hangt af van de ontvangstenregel. En de meeste bedrijven zijn hier niet realistisch in.

Verwar de vervaldatum niet met de ontvangstdatum. Je weet gemiddeld hoe lang je klanten betalingen uitstellen — verwerk die vertraging in de tabel. Als je verkoopt met een betalingstermijn van 30 dagen en klanten betalen gemiddeld na 45 dagen, zet de ontvangst dan in week 45.

Sterker nog: splits klanten op naar betaalgedrag. Degenen die op tijd betalen in een aparte rij, de trage betalers ook. Wees conservatief bij het inschatten van de ontvangsten voor de tweede groep.

Om vervallen vorderingen te bekijken, moet je een apart rapport hebben; in Qolay.App zie je dit direct op je dashboard via het Rapport Te ontvangen en te betalen bedragen.

Vergeten betalingen

Posten die vaak worden vergeten op de betalingsregel:

• btw en loonheffingen. Vallen in de volgende maand, zijn vast en aanzienlijk.
• Sociale premies. Niet dezelfde maand als het salaris, maar de maand erop.
• Voorlopige aanslag vennootschapsbelasting/inkomstenbelasting. Elk kwartaal; als je dit vergeet, verstoort het het maandbudget.
• Jaarlijkse betalingen. Verzekeringen, contributies, softwareabonnementen, accountantskosten.
• Aflossing lening. Geen kostenpost, maar wel een kasuitstroom — komt dus in de tabel.

Dit laatste punt is cruciaal: een kasstroomoverzicht is geen winst-en-verliesrekening. Hier schrijf je geen "kosten" op, maar "geld dat eruit gaat".

Wanneer is de tabel nuttig?

De waarde zit hem in het vooraf herkennen van knelpunten. Als het eindsaldo in week zes negatief wordt, heb je vandaag drie opties:

• Ontvangsten naar voren halen — klanten bellen van wie de vervaldatum nadert, een vroegtijdige korting aanbieden.
• Betalingen uitstellen — praten met leveranciers, inkoopplannen verschuiven.
• Financiering zoeken — lening, partner, eigen vermogen.

Alledrie zijn ze zes weken van tevoren makkelijk te doen, maar op een woensdagochtend heel moeilijk. De enige functie van de tabel is je die tijd te geven.

Veelgestelde vragen

Is Excel voldoende?

Voor het begin wel. Het probleem is het handmatig overzetten van debiteuren- en crediteurengegevens elke week; als de brondata in je administratiepakket staat, kost het voeden van de tabel minuten.

Hoe ver vooruit moet ik kijken?

8–13 weken is de juiste horizon voor de meeste kleine bedrijven. Langer wordt te speculatief, korter verandert in brandjes blussen.

Mijn voorspellingen kloppen niet, werkt de tabel dan niet?

Het is normaal dat ze niet direct kloppen. Naarmate je elke week de werkelijkheid met de prognose vergelijkt, wordt je voorspellingsvermogen beter. De eerste twee maanden vormen een kalibratieperiode.

Hoe zet je dit op voor een seizoensgebonden bedrijf?

Bij seizoensgebonden bedrijven zijn 13 weken niet genoeg; je hebt ook een jaarlijkse helicopterview nodig. Plan de vaste lasten in de maanden buiten het seizoen door ze te reserveren uit de seizoenswinst.

Kortom: vier rijen en dertig kolommen. De eenvoud is geen zwaktebod, maar een reden voor duurzaamheid — een tabel die je elke week daadwerkelijk invult is beter dan een perfect model dat je nooit invult.

Open een gratis account op Qolay.App om je vervallen vorderingen en schulden vanaf het dashboard te bekijken en je kasstroomplan te voeden met echte data.

Dit artikel is uitsluitend bedoeld voor informatieve doeleinden. Raadpleeg je accountant voor financieringsbeslissingen en belastingkalenders.